3 Arkivansvar

I detta kapitel beskrivs:

• regelverket kring ansvar för allmänna handlingar på statliga myndigheter
• ansvarsfrågan för Försäkringskassans handlingar.

Allmänna handlingar ska ordnas och förvaras så att handlingarna kan återfinnas även lång tid efter att de skapades. Handlingarna ska hanteras på ett sätt som underlättar allmänhetens insyn i statlig verksamhet. Myndighetens arkiv är också en del av nationella kulturarvet och ska gynna demokrati, forskning och rättssäkerhet.

3.1 Ansvaret inom Försäkringskassan

Varje myndighet är ansvarig för hantering och vård av det egna beståndet av allmänna handlingar, 4 § arkivlagen (ArkL). I Försäkringskassans arbetsordning slås det också fast att det operativa ansvaret för arkivering börjar hos handläggaren. Det är Avdelningen Verksamhetsstöd som ansvarar för styrning, samordning och uppföljning inom området informationsförvaltning; diarieföring, gallring av allmänna handlingar och arkivhantering. Avdelningen Verksamhetsstöd ansvarar också för tjänsteutbudet inom diarieföring, dokumenthantering och arkiv. (Se avsnittet Ansvarsområden inom Försäkringskassan, Försäkringskassans arbetsordning)

3.2 Närmare om arkivansvaret

Varje medarbetare är ansvarig för att de handlingar han eller hon hanterar i sitt arbete tas om hand enligt gällande riktlinjer.

Det operativa ansvaret för arkivering börjar hos handläggarna. Detta gäller både handläggare inom socialförsäkringen och medarbetare inom andra verksamheter inom Försäkringskassan. Detta ansvar har sin grund i att det är handläggaren av ett ärende som lättast och bäst kan bedöma vilken information som hör till ärendet och vilken som kan rensas bort när ärendet avslutats. Handläggarna ansvarar även för aktiviteter som är kopplade till handläggning (t.ex. insortering av underlag).

Avdelningen verksamhetsstöd ansvarar för styrning av arkiv- och diariehanteringen på myndigheten och utfärdar övergripande styrdokument inom området.

Verksamhetsstöd Informationsförvaltning ger råd om arkivvård och dokumenthantering på Försäkringskassan och utfärdar de rekommendationer och administrativa stödprocesser som krävs för en god arkivhantering på myndigheten. Verksamhetsstöd Informationsförvaltning ansvarar även för Försäkringskassans kontakter med Riksarkivet.

Verksamhetsstöd Informationsförvaltnings enhet Centralarkivet ansvarar för återsökning, kopiering och utlån av akter som levererats till Centralarkivet samt för den gallring som sker där. Centralarkivet ansvarar också för återsökning och rekvirering av akter från DiLA, Försäkringskassans digitala långtidsarkiv. Verksamheten har inte direkt tillgång till akterna i DiLA. Enheten Centralarkivet fungerar också som ingång för handläggare vid rekvirering av pappersakter och samordnar sökandet, oberoende av var akterna förvaras.

Verksamhetsstöd Kontorsservice har operativt ansvar för det praktiska arbetet i närarkiven. I detta ingår arkivläggning, årsskiftesrutiner, förberedelser inför leverans till Centralarkivet, rekvirering och kopiering (beställning av akter från arkiven), visst verkställande av gallring samt att plocka ärenden efter listor.