4 Försäkringskassans allmänna handlingar ska skiljas från andra handlingar
I detta kapitel beskrivs
- regelverket för myndigheters hantering av åtskillnaden mellan sina egna och andra handlingar
- Försäkringskassans ansvar för att skilja egna och andras handlingar åt.
Försäkringskassans handlingar är en produkt av den verksamhet som bedrivs av Försäkringskassan. Men alla handlingar som förekommer inom myndigheten tillhör inte nödvändigtvis Försäkringskassan.
4.1 Allmänna handlingar som tillhör Försäkringskassan ska gå att skilja från andra handlingar
Handlingar som är – eller kommer att bli – allmänna handlingar hos en myndighet ska hållas åtskilda från andra myndigheters och enskildas handlingar redan då de upprättas eller kommer in (3 kap. 4 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1).
Handlingar som inte är allmänna handlingar är t.ex. meddelanden av uteslutande privat natur som en medarbetare skickar eller tar emot. Samma sak gäller för de handlingar medarbetaren hanterar uteslutande på uppdrag av någon annan än Försäkringskassan, t.ex. som representant för en facklig organisation eller ledamot i en regeringskommitté.
4.2 Metodstöd – att skilja Försäkringskassans handlingar från andra handlingar
Handlingar som inte är allmänna handlingar hos Försäkringskassan ska inte diarieföras i Försäkringskassans diarieföringssystem. Diariet ska endast innehålla handlingar som faktiskt är allmänna handlingar hos Försäkringskassan.
om register och journaler som förs fortlöpande i vägledning (2001:3) Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter.
Den medarbetare som också är representant för t.ex. en facklig organisation är ansvarig för att handlingarna som hör till det uppdraget inte riskerar att sammanblandas med de allmänna handlingar som tillhör myndigheten Försäkringskassan. Detta gäller både pappershandlingar och elektroniska handlingar.