Hoppa till huvudinnehåll

9 Krav vid framställning av allmänna handlingar på papper

I detta kapitel beskrivs:

  • Riksarkivets regelverk vid framställning av allmänna handlingar på papper.
  • Metodstöd för upphandling av papper, skrivare etc.

9.1 Riksarkivets krav på pappershandlingar​

I 5 kap. 1 och 2 §§ RA-FS 2006:1 (senast ändrad 2018:4) ställs vissa krav på framställning av handlingar på myndigheter. Papper, skrivmedel och maskinell utrustning såsom skrivare, faxar, kopiatorer, papper, pennor m.m. ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter (2006:4 senast ändrad 2016:1) om tekniska krav och certifiering.

Handlingar som vi är skyldiga att bevara ska enligt 2 a § RA-FS 2010:2 skrivas ut på enkelsidigt papper. Vilka handlingar som ska bevaras framgår av informationshanteringsplanen (tidigare kallad dokumenthanteringsplanen) där den senaste versionen hittas på internwebsidan Fia.

Anledningen till att handlingar ska skrivas ut enkelsidigt då de ska bevaras för alltid är att en dubbelsidigt utskriven handling kan komma att klibba av sig på motstående sida, vilket kan leda till att texten inte går att läsa. Utskriften av handlingar på papper kommer att minska med tiden då fler och fler handlingar bevaras digitalt via ärende-hanteringssystemet och långtidsarkivet.

Handlingar som handläggs i ärendehanteringssystemet ska inte skrivas ut utan det gäller de akter som handläggs manuellt i pappersform. Det är i huvudsak administrativa ärenden.

Enligt de allmänna råden till samma paragrafer ska också tillverkarens rekommendationer för underhåll och maximalt antal kopior per tidsenhet följas.

9.1.1 Metodstöd – upphandling av skrivare, kopiatorer, papper, bläck etc.​

Vid centrala upphandlingar av papper, pennor, skrivare, kopiatorer, bläck etc. ska Försäkringskassan alltid begära en leverantörsförsäkran där leverantören skriftligt intygar att produkten uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter (2006:4) och allmänna råd om tekniska krav och certifiering.

VS Kontorsservice bör regelbundet kontrollera att skrivare, kopiatorer etc. fungerar korrekt och följa tillverkarens rekommendationer för underhåll.