5 Registrering av allmänna handlingar
I detta kapitel beskrivs
- varför myndigheter ska registrera sina allmänna handlingar
- vad registrering av allmänna handlingar innebär
- vad som gäller vid registrering (diarieföring) inom Försäkringskassan
- skillnaden mellan diariet och diarieförda handlingar.
5.1 Allmänna handlingar ska registreras
Allmänna handlingar ska registreras (diarieföras) så snart de har kommit in till eller upprättas hos en myndighet (5 kap. 1 § OSL). Myndigheten behöver dock inte diarieföra allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess, förutsatt att handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats (5 kap. 1 § OSL). Om en allmän handling uppenbart är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas ordnad (5 kap. 1 § OSL).
Försäkringskassans allmänna handlingar diarieförs för att
- tillgodose allmänhetens insynsrätt enligt TF och därmed garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar
- tillgodose behovet av information för rättskipningens, förvaltningens och forskningens behov
- underlätta för verksamheten internt att hitta dokument och ärenden på ett effektivt sätt.
Syftet med diarieföring är alltså att skapa ordning och reda bland allmänna handlingar och göra det möjligt att hitta bland dem. Det går inte att påverka en handlings juridiska ställning genom att skjuta upp diarieföringen, en handlings status som allmän handling påverkas inte av om den är diarieförd eller ej (se 2 kap. TF och JO 1988/89 s. 233).
Mer information om diarieföring finns i Riktlinjer (2005:5) för hantering och diarieföring av allmänna handlingar.
5.1.1 Diarieföring och ansvar inom Försäkringskassan
Försäkringskassan använder central diarieföring, vilket betyder att registreringen av allmänna handlingar i Försäkringskassans diarieföringssystem sköts av registratorer eller administrativa assistenter. I diarieföringssystemet registreras endast administrativa handlingar. Handlingar som hör till Försäkringskassans kärnverksamhet är som huvudregel undantagna från registreringsskyldigheten. Exempel på administrativa handlingar är beredningar, remisser, upphandlingar och rekryteringar. Handläggaren av ett ärende lämnar vanligen information som ska diarieföras till en registrator eller en administrativ assistent.
Den medarbetare som är registrerad som handläggare i ett diariefört ärende ansvarar för att handlingarna förvaras och hanteras på rätt sätt. Det betyder också att medarbetaren vid behov ska kunna svara på förfrågningar eller se till att det går att ta fram handlingar som rör ärendet. En medarbetare har också ett ansvar för att kontrollera om allmänna handlingar som han eller hon har hand om ska diarieföras.
Om man är osäker på om en handling ska diarieföras eller inte ska man kontakta registrator, administrativ assistent eller diariefunktionen hos Verksamhetsstöd Informationsförvaltning.
Att en handling är registrerad betyder att den har diarieförts och fått ett diarienummer. Ett diarienummer är ett löpnummer som håller samman handlingar i samma ärende och gör det enklare att hitta dem. De handlingar som hör till samma ärende hålls logiskt sett samman i ärendet med ett gemensamt diarienummer. En inkommen eller upprättad handling kan antingen initiera ett nytt ärende och då diarieföras som första åtgärd för ett nytt diarienummer eller höra till ett redan pågående ärende och då diarieföras som en åtgärd i det ärendet.
Oftast har också en akt för att förvara handlingen skapats (de flesta handlingar tillhör en akt). Akten är antingen en pappersakt eller en elektronisk akt.
Som nämnts ovan anger OSL att handlingar som uppenbart är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet varken behöver registreras eller hållas ordnade (5 kap. 1 § OSL). Men det är i praktiken mycket få sorters handlingar som faller in i denna kategori. Exempel på sådana är pressklipp, cirkulär och reklamtryck, som bara indirekt eller i ringa mån rör myndighetens verksamhet. Undantag kan också göras för till exempel kopior av andra myndigheters yttranden som inte rör Försäkringskassans verksamhet. Detsamma gäller för skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll som kommer in från enskilda. Handlingens ringa betydelse för verksamheten måste vara uppenbar, annars bör handlingen diarieföras.
Handlingar i omprövnings- och överklagandeärenden ska Försäkringskassan registrera. Dessa registreras dels i ÄHS, dels i myndighetens vanliga diarieföringssystem. Handlingar i omprövnings- och överklagandeärenden registreras med stöd av huvudregeln i 5 kap. 1 § OSL. Se även JO:s beslut med dnr 5369-2006.
Mer information om hur Försäkringskassan diarieför allmänna handlingar finns i Riktlinjer (2005:5) för hantering och diarieföring av allmänna handlingar.
5.1.2 Vissa handlingar är undantagna från registreringsskyldigheten
Försäkringskassan behöver inte diarieföra följande:
- Handlingar i försäkringsärenden
- Handlingar i ärenden om statligt tandvårdsstöd
- Samlingsräkningar med bilagor för läkarvård eller annan sjukvård
- Statistiskt primärmaterial.
Detta framgår av 2 § OSF.
Orsaken till att Försäkringskassan inte behöver diarieföra t.ex. handlingar i försäkringsärenden är den stora mängd dessa utgör på myndigheten, vilket i praktiken gör det mycket svårt att diarieföra dem och samtidigt utföra myndighetens uppgifter. Av samma skäl behöver inte Skatteverket diarieföra de deklarationer som inkommer varje år.
5.2 Diariet är en upprättad allmän handling eftersom det anses vara fört löpande
Diarier, journaler eller andra register som förs löpande anses vara upprättade så fort en handling är färdig för införing eller anteckning. Varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts och utgör en allmän handling. (2 kap. 10 § TF och 3 § ArkF)
Mer information om diarieföring finns i Riktlinjer (2005:5) för hantering och diarieföring av allmänna handlingar.
Läs mer om register och journaler som förs fortlöpande i vägledning (2001:3) Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter.
5.2.1 Diariet och diarieförda handlingar
Skillnaden mellan själva diariet och de diarieförda handlingarna kan vara svår att förstå. Ett diarium är ett register med information om ärenden och handlingar som finns inom en organisation medan diarieförda handlingar är de handlingar som finns i registret. Försäkringskassans diarieföringssystem är ett exempel på att ett diarium i sig kan vara en allmän handling.