Hoppa till huvudinnehåll

5 Allmänna krav på handläggningen

Begreppet handläggning innefattar alla åtgärder som en myndighet vidtar från det att ett ärende inleds till dess att det avslutas.

Den förvaltningsverksamhet som inte är handläggning kallas faktiskt handlande. Gränsen mellan handläggning och faktiskt handlande är i många fall ganska tydlig. En principiell skillnad är att ett faktiskt handlande karaktäriseras av att vi vidtar en praktisk åtgärd, till exempel generella informationsinsatser till allmänheten, medan handläggningen av ett ärende alltid ska avslutas med ett beslut.

5.1 Utgångspunkter för handläggningen​

9 § första stycket FL

Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Effektivitet handlar om att hushålla med resurserna. Vi ska utföra vårt uppdrag så snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten påverkas negativt. Att ärendena ska handläggas enkelt och snabbt är till fördel för både den enskilde och det allmänna, men bara om det samtidigt blir rätt.

Både budgetlagen (2011:203) och [[FL](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forvaltningslag-2017900_sfs-2017-900/)](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forvaltningslag-2017900_sfs-2017-900/) innehåller regler kring effektivitet, service och tillgänglighet för myndigheter.

Vi ska också köpa varor och tjänster med gott omdöme och i övrigt följa de regler som syftar till att främja god affärssed.

5.1.1 Rättssäkerhet​

De delar av socialförsäkringen som Försäkringskassan administrerar handlar om att ge ekonomisk trygghet vid bland annat sjukdom och funktionsnedsättning, men även olika former av stöd till barnfamiljer. Vårt uppdrag förutsätter att vi fattar rättssäkra beslut i enlighet med ändamålet med försäkringen. Rättssäkerhet är en förutsättning för att kunna upprätthålla legitimiteten för socialförsäkringssystemet.

I FL, [SFB](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/socialforsakringsbalk-2010110_sfs-2010-110/) och annan lagstiftning finns ett antal bestämmelser som på olika sätt värnar om enskildas rättssäkerhet när Försäkringskassan handlägger ärenden. FL:s syfte är att garantera medborgarnas rättssäkerhet och därmed bidra till att allmänhetens förtroende för förvaltningen upprätthålls. Reglerna om handläggning av ärenden är utformade för att myndigheternas beslut ska grundas på ett så korrekt underlag som möjligt och att beslutsfattandet ska präglas av objektivitet, saklighet och öppenhet. Besluten ska bli sakligt riktiga och förfarandet ska vara rättssäkert. (Prop. 2016/17:180 s. 49). Ett sakligt riktigt beslut är ett beslut baserat på gällande rätt och som grundar sig på de faktiska, verkliga, förhållandena i den enskildes ärende.

Det finns inte någon lagstadgad definition av rättssäkerhet. En förklaring av begreppet är att rättssäkerhet råder när man kan lita på att myndigheter styrs av rättsregler och tillämpar dem på ett likformigt, sakligt och opartiskt sätt (Inspektionen för socialförsäkringens rapport 2010:4 Rättssäker förvaltning, s. 36).

I förarbetena till FL sägs att effektivitetssynpunkter inte får dominera handläggningen i sådan grad, att i andra regler uppställda krav på legalitet, opartiskhet, utredning, kommunikation, motivering etc. åsidosätts och att beslutet som följd av det kan komma att fattas på bristfälligt eller felaktigt underlag. Rättssäkerhet tar alltså sikte både på att handläggningsförfarandet och besluten ska vara sakligt korrekta. (Prop. 2016/17:180 s. 74 f.)

En rättssäker handläggning är alltså avgörande i arbetet på Försäkringskassan. Det förutsätter att myndigheten vid handläggning av ärenden i tillämpliga delar följer

  • grundläggande rättsliga principer, till exempel objektivitetsprincipen
  • handläggningsregler i FL, till exempel utredningsansvar
  • handläggningsregler i specialförfattningar, till exempel SFB
  • interna handläggningsregler i styrande och stödjande dokument.

5.1.2 Skriftlig handläggning​

9 § andra stycket FL

Handläggningen ska vara skriftlig. Myndigheten får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.

Huvudregeln är att handläggningen ska vara skriftlig. Det finns flera skäl till detta, bland annat att handläggningen blir mer effektiv, vilket gynnar både den enskilde och myndigheten. Den skriftliga handläggningen är även viktig ur rättssäkerhetssynpunkt, eftersom dokumentation är avgörande för att kunna hantera och kontrollera vad som hänt i ärendet. Skriftlig dokumentation i ärendena är därför en förutsättning för att kunna garantera att rättssäkerheten upprätthålls (se prop. 2016/17:180 s. 75-76). Den mest tillförlitliga och säkra dokumentationen sker vid skriftlig handläggning eftersom man då dokumenterar parternas faktiska utlåtanden, medan till exempel en tjänsteanteckning av ett samtal endast dokumenterar författarens uppfattning av samtalet. Även om uppläsningen godkänns av den enskilde så går det inte att utesluta risken för missförstånd (se JO:s beslut dnr 6472-2022).

Det finns även uttryckliga krav på skriftlig handläggning bland annat vid ansökan (se [avsnitt 6.1.1 Ansökan ska vara skriftlig.](./ett-arende-inleds#611-ansökan-ska-vara-skriftlig)) och att den enskildes uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas skriftligen på heder och samvete (se avsnitt 6.1.3 Heder och Samvete).

5.1.2.1 Rätt att lämna uppgifter muntligt​

24 § FL

Om en enskild part vill lämna uppgifter muntligt i ett ärende ska myndigheten ge parten tillfälle till det, om det inte framstår som obehövligt. Myndigheten bestämmer hur detta ska ske.

27 § FL En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem.

Som angetts ovan är huvudregeln att handläggningen ska vara skriftlig. Det är dock inte ovanligt att en enskild vill lämna muntliga uppgifter i ett ärende. I vissa situationer finns krav på skriftlighet, såsom till exempel krav på att ansökan ska göras skriftligen (se avsnitt 6.1.1 Ansökan ska vara skriftlig.) och att uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas skriftligen på heder och samvete (se avsnitt 6.1.3 Heder och samvete).

Om en enskild vill lämna uppgifter muntligt som inte omfattas av skriftlighetskrav ska vi tillmötesgå det om det inte framstår som obehövligt. Regeln är avsedd att säkerställa att en enskild part ges möjlighet att lämna muntliga uppgifter i sitt ärende för att kunna ta till vara sin rätt ([prop. 2016/17:180 s. 153](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/proposition/201617180)). Detta är särskilt viktigt om man har svårigheter att uttrycka sig i skrift. Läs mer i avsnitt 3.4.1 Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.

Rätten att lämna muntliga uppgifter till en myndighet innebär inte en rätt att kräva ett sammanträde eller rätt att tala med just den eller de som ska besluta i ärendet. Det står myndigheten fritt att hänvisa till en annan handläggare eller till att ta emot uppgifterna per telefon i stället för ett möte (prop. 2016/17:180 s. 152).

Försäkringskassan har en möjlighet att be om underlaget i skriftlig form för det fall det är allt för omfattande och komplicerat för att kunna dokumentera vid ett samtal (prop. 2016/17:180 s. 153).

Kontouppgifter ska alltid lämnas skriftligen.

Läs om vikten av god dokumentation i kapitel 8.

5.2 Partsinsyn​

10 § FL

Den som är part i ett ärende har rätt att ta del av allt material som har tillförts ärendet. Rätten att ta del av uppgifter gäller med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Ändamålet med partsinsynen är att garantera parten en så vidsträckt aktinsyn som möjligt, varför uppgifter av betydelse för ärendets avgörande alltid ska tillföras ärendet (Förvaltningslagen, en kommentar, Juno version 1A, Lundmark, Säfsten).

FL innehåller inte någon definition av vem som är part i ett ärende. I förarbetena till FL anges bl.a. att det är den som ansöker om en offentlig förmån som anses som part (prop. 2016/17:180 s. 79 f. och s. 295). Utgångspunkten är därför att den som ärendet rör (oftast sökanden) är part i Försäkringskassans ärenden.

Ordet "tillförts" ska inte uppfattas bokstavligen på det viset att varje handling som faktiskt finns i akten ska anses vara tillförd ärendet. Handlingar som är allmänna (till exempel handlingar som kommit in till myndigheten utifrån eller som har skickats ut från myndigheten) omfattas av partsinsynen. Annat som anses ha tillförts ärendet är till exempel tjänsteanteckningar som handläggaren har färdigställt.

Tjänsteanteckningar som inte är färdigställda anses däremot inte vara tillförda ärendet. Eftersom dokumentationen i ett ärende ska göras omgående (se kapitel 8) ska man så snart som det är möjligt skriva rent anteckningarna och föra dem till ärendet. Då omfattas de av partsinsynen och kan lämnas ut vid begäran. Om anteckningarna redan har skickats ut i befintligt skick, innan renskrivning, har de blivit upprättade och därmed tillförda ärendet. De kan då inte redigeras i efterhand.

I pågående ärenden omfattas inte utkast till beslut eller andra dokument som inte är färdigställda av handläggaren av partsinsynen. Det är därför viktigt att kontrollera en handlings status innan den lämnas ut till eller läses upp för den enskilde. Om det endast är ett arbetsdokument omfattas det inte av partsinsynen. Ett utkast till beslut som lämnas ut till den enskilde blir en allmän handling och kan därmed anses som ett giltigt beslut, även om det ännu inte har handlagts färdigt. (JO 2012/13 s. 367)

Partsinsynen gäller i alla slags ärenden och under hela handläggningstiden. Under vissa förutsättningar gäller den även efter ärendets avslutande (prop. 2016/17:180 s. 294 f).

5.2.1 Sekretess mot parten själv​

Sekretess gäller i normalfallet inte mot en enskild som i ett ärende har rätt till partsinsyn. Dennes rätt till insyn kan emellertid begränsas i vissa fall. En handling eller annat material får nämligen inte lämnas ut om det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att en sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs (10 kap. 3 § första stycket OSL).

Förhållanden som avses i bland annat 28 kap. 2 och 3 §§ första stycket OSL kan också begränsa en enskilds rätt till insyn i sitt eget ärende. Det handlar då om känsliga uppgifter som rör den enskilde själv eller den som gjort en anmälan.

Läs mer

I vägledning (2001:3) Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter finns mer information.

5.3 Ärendets handläggningstid​

9 § första stycket FL

Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

Från rättssäkerhetssynpunkt är det viktigt att ärenden handläggs så att de blir tillräckligt utredda, att parternas intressen tillgodoses på ett rimligt sätt, att sakligt korrekta avgöranden alltid eftersträvas och att besluten är motiverade. För att enskildas rätt ska tas till vara krävs det även att ärendena avgörs utan oskälig fördröjning. Om beslutet i ett ärende har stor inverkan på den enskildes personliga eller ekonomiska förhållanden har hen normalt anledning att ställa höga krav på snabbhet vid handläggningen. Om längre förseningar blir vanliga i verksamheten kan handläggningen i förlängningen undergräva allmänhetens förtroende för den offentliga förvaltningen i stort.

JO har även uttalat att det utgör en central del i de krav som ställs på god förvaltning att en enskild som vänder sig till en myndighet får ett beslut inom en rimlig tid (se bl.a. JO 2022/23 s. 351).

Inom Försäkringskassan har vi ärenden av stor variation. Vi kan därför inte säga exakt hur lång tid varje ärende kommer att ta eller vad som är en rimlig tid i det enskilda ärendet. Däremot kan vi bedöma vad som är en genomsnittlig eller normal handläggningstid för olika typer av ärenden, ofta beroende på vilken förmån det rör sig om. Information om genomsnittlig och normal handläggningstid är en precisering av det allmänna skyndsamhetskravet i 9 § FL och publiceras i regel på vår webbplats. Inom vissa förmåner har vi en lagstadgad handläggningstid som utgör en bortre gräns för handläggningen.

Att ett ärende avviker från vad som utgör normal handläggningstid för ärendetypen innebär inte alltid att ärendet fördröjts på ett inte godtagbart sätt. Att ett beslut dröjer kan bero på flera olika saker. För att en längre handläggningstid ska anses godtagbar måste det dock finnas omständigheter som kan motivera det. Avgörande för bedömningen är förhållandena i det enskilda fallet. Komplexa ärenden som kräver en rad utredningsåtgärder kan tillåtas ta längre tid att handlägga än enklare ärenden. De överväganden, förklaringar och ställningstaganden som gör att handläggningen tar tid ska alltid dokumenteras i journalen (JO:s beslut dnr 462-2013).

Det är framför allt när ett avgörande fördröjs på grund av längre tids passivitet i handläggningen av ärendet från myndighetens sida – när inga åtgärder vidtas i syfte att avsluta handläggningen – som ärendet anses ha fördröjts på ett inte godtagbart sätt.

5.3.1 Underrättelse om väsentlig försening​

11 § FL

Om en myndighet bedömer att avgörandet i ett ärende som har inletts av en enskild part kommer att bli väsentligt försenat, ska myndigheten underrätta parten om detta. I en sådan underrättelse ska myndigheten redovisa anledningen till förseningen.

Det främsta syftet med att underrätta den enskilde om att ett ärende kan komma att bli väsentligt försenat är att hen ska få veta hur handläggningen fortskrider och därmed inte i onödan bli irriterad över att beslutet dröjer (prop. 2016/17:180 s. 110). Skyldigheten att underrätta om förseningen gäller oavsett vad den beror på och vem som har orsakat den.

Försäkringskassan informerar många gånger generellt om vår handläggning och våra handläggningstider enligt serviceskyldigheten i 6 § FL. Vår skyldighet att underrätta den enskilde om väsentlig försening i hens ärende är något annat, eftersom 11 § FL ställer specifika krav på en sådan underrättelse.

Bestämmelsen gäller för ärenden som en enskild part har inlett, till exempel genom att ansöka om en ersättning. En sådan ansökan kan initiera flera olika utredningar, till exempel om hen är försäkrad i Sverige eller om den försäkrades SGI. Vid tillämpningen av denna bestämmelse anses dessa utredningar då göras inom samma ärende som inletts av den enskilde.

Vid tillämpningen av bestämmelsen ses även till exempel en vårdgivare eller en arbetsgivare som enskild när den har inlett ärendet hos Försäkringskassan.

Bestämmelsen ska däremot inte tillämpas på ärenden som Försäkringskassan inleder på eget initiativ, till exempel en utredning av återkrav.

Bedömningen av om ett ärende är eller riskerar att bli väsentligt försenat utgår från två frågor:

  • Vad är en godtagbar handläggningstid för ärendet?
  • Kommer handläggningstiden i ärendet väsentligt avvika från den godtagbara handläggningstiden?

Vad är en godtagbar handläggningstid?

För att bedöma vad som är en godtagbar handläggningstid utgår vi oftast från vad som är den normala handläggningstiden för ärendetypen. Under vissa perioder med tillfällig arbetsanhopning kan dock den normala handläggningstiden överskrida vad som kan anses vara godtagbart. En underrättelse om väsentlig försening ska då utgå ifrån den tidpunkt som får anses rimlig och godtagbar, även om denna tidpunkt då inträffar långt tidigare än den gällande normala handläggningstiden. JO har till exempel i ett beslut ansett att den rimliga och godtagbara handläggningstiden motsvarade Försäkringskassans målsättning för ärendetypen om 90 dagar i stället för den genomsnittliga handläggningstiden om 12 månader ([JO dnr 6473-2021](kallforteckning#riksdagens-ombudsmän-jo)).

Även omständigheter i det enskilda ärendet kan beaktas, till exempel om den enskilde redan i sin ansökan har presenterat ett gediget material eller om ansökan är bristfällig. Den godtagbara handläggningstiden för ärendet kan då vara längre än den som generellt gäller för ärendetypen.

I viss utsträckning kan vi också väga in i bedömningen hur viktigt det är för den enskilde att snabbt få ett beslut, till exempel om ärendet gäller något som har direkt och påtaglig betydelse för hens personliga eller ekonomiska ställning. Det gäller till exempel när den enskilde är beroende av ett beslut om ersättning från oss för sin försörjning. Att behöva vänta länge på ett beslut kan skapa både otrygghet och personligt lidande för den enskilde. Den godtagbara handläggningstiden kan då vara kortare än vad som generellt gäller för ärendetypen. (Se prop. 2016/17:180 s. 107 f. samt JO dnr 6473-2021)

Kommer handläggningstiden väsentligt avvika från den godtagbara handläggningstiden?

Nästa steg är att bedöma om ärendets handläggning kommer att väsentligen avvika från den godtagbara handläggningstiden för ärendet och om vi därför behöver skicka en underrättelse. Bedömningen om huruvida avvikelsen är väsentlig är knuten till vad den enskilde kan förvänta sig och vilken information som hen har fått om ärendets handläggningstid. Utgångspunkten är att den enskilde inte ska hållas ovetande om vad som händer i hens ärende (prop. 2016/17:180 s 110 f.).

Inget hindrar att Försäkringskassan för olika ärendetyper tar fram stöd för att bedöma när ett ärende kan anses ha försenats väsentligt, förutsatt att det endast är ett stöd för bedömningen och inte ett absolut krav. Tidpunkterna i ett sådant stöd måste i så fall vara rimliga. JO har tidigare kritiserat Försäkringskassans fasta tidpunkter för när en försening anses vara väsentlig eftersom tiderna var allt för väl tilltagna och saknat det medborgarperspektiv som kännetecknar en god förvaltning (se [[[JO:s beslut dnr 3232-2023](kallforteckning#riksdagens-ombudsmän-jo)](kallforteckning#riksdagens-ombudsmän-jo)](kallforteckning#riksdagens-ombudsmän-jo)).

Underrättelsen

Försäkringskassan är skyldig att underrätta den enskilde så snart avgörandet i ett ärende bedöms komma att försenas väsentligt. Om vi bedömer att ärendet kommer att väsentligt försenas redan när vi får ansökan ska vi underrätta hen direkt och alltså inte vänta tills ärendet har blivit försenat. Det kan till exempel vara när handläggningstiden för närvarande är lång inom ärendetypen generellt (se JO:s beslut dnr 3232-2023).

Omständigheter som kan hänföras till Försäkringskassans arbetssituation kan som huvudregel inte påverka tidpunkten för när vi ska lämna en underrättelse. Långa handläggningstider av den orsaken är alltså ingen ursäkt för att dröja med att underrätta den enskilde om att handläggningen kommer att bli väsentligt försenad.

Underrättelsen ska innehålla följande information:

  • att avgörandet i ärendet har försenats väsentligt eller kommer att försenas väsentligt
  • vad som har hänt i ärendet
  • varför det inte är möjligt att fatta beslut som planerat
  • hur vi planerar den fortsatta handläggningen
  • vad som saknas i ärendet.

Om det är möjligt ska även anges hur lång tid vi uppskattar att den återstående handläggningen kommer att ta. En tydlig förklaring gör att den enskilde förstår varför handläggningen drar ut på tiden.

Om vi har skickat en underrättelse om väsentlig försening i ett ärende och då samtidigt informerat om när ett avgörande kan förväntas, och ärendet därefter försenas ytterligare så måste vi skicka en ny underrättelse om att ärendet försenats ytterligare. Det är också rimligt att så sker om anledningen till förseningen ändras och detta medför att avgörandet blir ytterligare försenat. (JO dnr 7262-2022 och 7266-2022)

Om handläggningstiden närmar sig eller redan har överskridit sex månader, bör underrättelsen om väsentlig försening även innehålla information om att den enskilde kan begära att vi avgör ärendet ([[[12 § FL](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forvaltningslag-2017900_sfs-2017-900/#P12)](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forvaltningslag-2017900_sfs-2017-900/#P12)](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forvaltningslag-2017900_sfs-2017-900/#P12)). En sådan begäran kan bara göras en gång under ärendets handläggning, vilket ska framgå av informationen. För att den enskilde ska kunna bedöma om hen vill begära att ärendet avgörs är det även viktigt att vi förklarar varför ärendet inte är färdigutrett, till exempel för att vi väntar på uppgifter från en annan aktör.

I samband med att Försäkringskassan uppmärksammar en risk till väsentlig försening bör planeringen i ärendet följas upp för att se till att det inte försenas ytterligare (jfr prop. 2016/17:180 s. 110 f.).

5.3.2 Begäran om ett avgörande​

12 § FL

Om ett ärende som har inletts av en enskild part inte har avgjorts i första instans senast inom sex månader, får parten skriftligen begära att myndigheten ska avgöra ärendet. Myndigheten ska inom fyra veckor från den dag då en sådan begäran kom in antingen avgöra ärendet eller i ett särskilt beslut avslå begäran.

Ett beslut enligt första stycket att avslå en begäran om att ärendet ska avgöras får överklagas till den domstol eller förvaltningsmyndighet som är behörig att pröva ett överklagande av avgörandet i ärendet.

Myndighetens prövning enligt första stycket får begäras av parten vid ett tillfälle under ärendets handläggning.

Oavsett om Försäkringskassan har underrättat om en försening eller inte, kan den enskilde begära att vi avgör ärendet (så kallad dröjsmålstalan). När en sådan begäran kommer in behöver vi se över ärendet för att se var i processen det befinner sig, vad som eventuellt saknas och varför ärendet ännu inte är avgjort.

För att begäran ska hanteras som en dröjsmålstalan ställs ett antal krav som alla måste vara uppfyllda:

  • Det ska vara ett ärende som inletts av en enskild part.
  • Begäran ska göras av en part i ärendet.
  • Begäran ska vara skriftlig.
  • Det ska ha gått minst sex månader efter att ärendet initierats.
  • En sådan begäran får inte tidigare ha prövats i ärendet.

Ärendet ska ha inletts av en enskild part

Bestämmelsen gäller för ärenden som en enskild part har inlett, till exempel genom att ansöka om en ersättning. En sådan ansökan kan initiera flera utredningar, till exempel om hen är försäkrad i Sverige eller om den försäkrades SGI. Vid tillämpningen av denna bestämmelse anses dessa utredningar då göras inom samma ärende som inletts av den enskilde.

Vid tillämpningen av bestämmelsen ses även till exempel en vårdgivare eller en arbetsgivare som enskild när den har inlett ärendet hos Försäkringskassan.

Bestämmelsen ska däremot inte tillämpas på ärenden som Försäkringskassan inleder på eget initiativ, till exempel utredning av återkrav. Om vi får en begäran om avgörande i ett sådant ärende ska vi fatta beslut om att avvisa den.

Begäran ska göras av parten i ärendet

En begäran ska göras av den som är part i ärendet, eller som företräder en sådan part som ombud eller ställföreträdare. Med part avses den som är sökande, klagande eller liknande. Om det i ett ärende finns flera enskilda parter som är sökande eller klagande så har de var och en för sig, samma rätt att begära att ärendet ska avgöras. Även om vi redan har prövat en begäran i ärendet måste vi alltså göra det igen om en ny begäran kommer från en annan enskild part i samma ärende. Bestämmelsen ger däremot inte den som har ställning som motpart rätt att begära att ärendet avgörs ([[prop. 2016/17:180 s. 297](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/proposition/201617180)](https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/proposition/201617180)). Om begäran görs av någon annan än den som är part i ärendet ska den avvisas (se JO:s beslut dnr 6932-2019 och 434-2020).

Begäran ska vara skriftlig

Om begäran görs muntligen bör den enskilde, i enlighet med bestämmelserna om serviceskyldighet, upplysas om att begäran ska vara skriftlig. Skriftlighetskravet är teknikoberoende, vilket innebär att begäran kan göras i elektronisk form eller i pappersform (prop. 2016/17:180 s. 297).

Den enskilde behöver inte uttryckligen ange att det är en dröjsmålstalan eller hänvisa till 12 § FL. Om hen skriver att hen vill att ärendet avgörs, så ska det handläggas som en begäran enligt 12 § FL (se JO:s beslut dnr 7073-2022). Ibland är begäran mer otydlig, till exempel att den enskilde vill att Försäkringskassan ska skynda på handläggningen eller liknande. Om en sådan begäran görs innan sex månader har gått från att ärendet initierades, så bör vi informera den enskilde om möjligheterna att begära en prövning enligt 12 § FL när det har gått sex månader. Om en otydlig begäran däremot kommer in efter sex månader, så måste vi kontakta hen för att reda ut om hen begär en prövning enligt 12 § FL. En sådan begäran kan bara göras en gång under ärendets handläggning. Därför kan vi inte utan vidare tolka en otydlig framställan som en begäran enligt 12 §, utan vi måste vara säkra på att det är fråga om en sådan begäran (JO:s beslut dnr 3232-2023).

Det ska ha gått minst sex månader sedan ärendet initierades

Begäran kan göras när det har gått sex månader efter att ärendet initierats hos Försäkringskassan. En enskild som begär ett avgörande tidigare än så kan inte få sin begäran prövad i sak. I sådana fall ska Försäkringskassan besluta att avvisa begäran. En sådan avvisning ska följas av tydlig information om när en ny framställan kan göras (se JO:s beslut dnr 4900-2022).

En sådan begäran får inte tidigare ha prövats i ärendet

En begäran om ett avgörande enligt 12 § FL kan bara göras vid ett tillfälle under ärendets handläggning. Med ärendets handläggning avses fram till dess att myndigheten fattat slutligt beslut i ärendet.

Om den enskilde lämnar in ytterligare en begäran när Försäkringskassan redan har prövat och beslutat i en tidigare dröjsmålstalan i ärendet, så ska vi avvisa den nya begäran. Om den tidigare begäran avvisades, så kan den nya begäran prövas i sak utan hinder av den tidigare begäran (JO:s beslut dnr 3232-2023). I dessa fall måste vi också se över ärendet för att ta reda på varför det dröjer och om något behöver skyndas på.

Om ärendet återförvisas från domstol får den enskilde inte någon ny möjlighet att begära ett avgörande enligt 12 § FL, för i det avseendet räknas det som ett och samma ärende. Så om dröjsmålstalan har prövats i ursprungsärendet, ärendet har återförvisats från domstol och den enskilde gör en ny begäran, så ska vi avvisa den (JO beslut dnr 5151-2022).

Hantering då samtliga krav ovan är uppfyllda

Om begäran kommit in i tid och i övrigt uppfyller förutsättningarna i 12 § FL ska Försäkringskassan fatta beslut i ärendet inom fyra veckor. Om det inte är möjligt, till exempel för att det pågår en utredning om en person ska vara försäkrad i Sverige eller att vi väntar på en utredning från någon annan aktör, måste vi fatta ett formellt avslagsbeslut gällande den enskildes begäran. Beslutet ska innehålla en klargörande motivering till varför ärendet inte kan avgöras. Detta beslut kan överklagas särskilt och handläggs i förmånsärendet.

Bestämmelsen är även tillämplig för Försäkringskassans ärenden om omprövning av beslut enligt 113 kap. 7 § SFB (prop. 2016/17:180 s. 297).

5.4 Tolk och översättning​

13 § FL

En myndighet ska använda tolk och se till att översätta handlingar om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt när myndigheten har kontakt med någon som inte behärskar svenska.

En myndighet ska under samma förutsättningar använda tolk och göra innehållet i handlingar tillgängligt när den har kontakt med någon som har en funktionsnedsättning som allvarligt begränsar förmågan att se, höra eller tala.

Försäkringskassan är skyldig att anlita tolk eller att översätta dokument, om det behövs för att den enskilde ska kunna ta till vara sin rätt. Observera att det finns särskilda regler i den s.k. minoritetslagen (2009:724) som ger större rättigheter att använda sitt eget språk i kontakten med Försäkringskassan när det gäller de nationella minoritetsspråken. Dessa är jiddisch, romani chib, samiska, finska och meänkieli.

Omständigheterna avgör om Försäkringskassan ska välja mellan att låta en auktoriserad tolk eller någon annan lämplig person tolka.

Det är också viktigt att uppmärksamma om den enskilde behöver teckenspråkstolk vid exempelvis personliga möten.

Läs mer

På Fia under rubriken "att möta personer med funktionsnedsättning" finns mer information om andra sätt att översätta eller tolka text och tal.

Syftet med att anlita en auktoriserad tolk, som har gått igenom speciella kunskapsprov som tillhandahålls av Kammarkollegiet, är att garantera att informationen i ett samtal överförs korrekt och håller hög språklig standard. Att använda sig av professionella, auktoriserade tolkar minskar risken för missuppfattningar och stärker rättssäkerheten.

Det är viktigt att den enskilde godkänner att uppgifter som kan vara sekretessbelagda får tas upp i närvaro av tolken och att Försäkringskassan också antecknar tolkens namn och den enskildes medgivande att efterge sekretessen.

Generellt sett är det olämpligt att låta någon nära anhörig eller nära vän tolka. Det finns flera skäl till det. Ett skäl är att både Försäkringskassan och den enskilde behöver kunna lita på tolkens objektivitet. Det får inte vara så att den som tolkar har egna intressen att bevaka i ärendet. Ett annat skäl är att det många gånger kan vara känsliga uppgifter som behandlas. Det kan vara obehagligt och integritetskänsligt för den enskilde att en nära anhörig får del av sådana uppgifter vilket kan göra det svårt för den enskilde att tala obehindrat.

Barn ska som huvudregel inte tolka åt sina föräldrar eller andra vid samtal med myndigheter. En anledning till detta är att barnet inte alltid bör få reda på känslig information om exempelvis sina släktingar, dels ur ett sekretesshänseende och dels ur ett lämplighetshänseende. En annan anledning är att ansvaret för eventuella feltolkningar och informationsöverföring inte bör ligga på ett barn. Att låta ett barn tolka känslig eller komplicerad information lägger ett allt för stort ansvar på barnet i fråga och kan inte anses vara förenligt med barnets bästa. (Jfr lagen [2018:1197] om Förenta nationernas konvention om barnets rättigheter, barnkonventionslagen.) JO har till exempel ansett att det inte var förenligt med barnkonventionens bestämmelse om barnets bästa att låta ett tolvårigt barn tolka allmänt hållen information åt sin förälder i samband med en tvångsåtgärd (JO:s beslut dnr 770-2021).

Försäkringskassan ansvarar för handläggningen av ärenden och bemötandet av enskilda. Detta innebär att vi också ansvarar för att ordna en tolk när det behövs så att inte ett barn behöver, eller känner sig tvungen att, tolka. Det gäller även om barnet uppger att hen vill tolka. I dessa situationer ska vi hitta en annan lämplig lösning, till exempel att anlita en auktoriserad tolk.

Det kan dock uppstå undantagssituationer när barn kan behöva förklara något enkelt för den vuxna. Bedömningen av om detta är lämpligt måste avgöras från fall till fall. Hänsyn behöver tas till barnets bästa samt dess ålder och mognad. Det som ska förklaras måste vara av enkel natur och av vikt för den vuxna. Det ska heller inte finnas något tillgängligt alternativ eller någon möjlighet att lämna informationen vid ett senare tillfälle. Det som ska förklaras får inte gälla ärendets innehåll eller konsekvenser. Exempel på frågor där barnet kan tillåtas hjälpa till med översättning är information om att vi kan anlita tolk för att informera om vad saken gäller, vilket språk som är aktuellt att boka tolk till eller att få en tidsbokning bekräftad.

Läs mer

I Försäkringskassans riktlinjer (2020:05) för kontakter på andra språk än svenska, finns mer information om översättningar.

5.5 Jäv​

16 § FL

Den som för en myndighets räkning tar del i handläggningen på ett sätt som kan påverka myndighetens beslut i ärendet är jävig om

  1. han eller hon eller någon närstående är part i ärendet eller annars kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,

  2. han eller hon eller någon närstående är eller har varit ställföreträdare eller ombud för en part i ärendet eller för någon annan som kan antas bli påverkad av beslutet i en inte oväsentlig utsträckning,

  3. han eller hon har medverkat i den slutliga handläggningen av ett ärende hos en annan myndighet och till följd av detta redan har tagit ställning till frågor som myndigheten ska pröva i egenskap av överordnad instans, eller

  4. det finns någon annan särskild omständighet som gör att hans eller hennes opartiskhet i ärendet kan ifrågasättas.

Om det är uppenbart att frågan om opartiskhet saknar betydelse, ska myndigheten bortse från jäv.

Den som är jävig får endast i begränsad omfattning ta del i handläggningen av ett ärende, till exempel genom att utföra enklare administrativa åtgärder. Jävsbestämmelserna gäller i all ärendehandläggning, det vill säga i både försäkringsärenden och administrativa ärenden. Reglerna gäller alltså även vid till exempel anställning och när Försäkringskassan svarar på remisser.

Med handläggning menar man både att vidta förberedande åtgärder i ärendet och att delta i ärendets avgörande.

Reglerna om jäv är ett uttryck för objektivitetsprincipen. Jävsreglerna syftar till att undvika sådana intressekonflikter som gör att tjänstepersonens objektivitet kan ifrågasättas. På så sätt har dessa regler stor betydelse och är viktiga för allmänhetens förtroende för Försäkringskassan. För att undvika en jävssituation bör man ta ställning till jävsfrågan även i tveksamma fall (prop. 2016/17:180, s. 98 ff. och JO:s beslut dnr 5994-2008 om en handläggande granne).

Vad som ska menas med närstående får avgöras från fall till fall. Det är inte bara biologiskt släktskap som kan ha betydelse. Även svågrar, svägerskor och svärföräldrar räknas regelmässigt till denna kategori. Det kan också vara frågan om jäv om det förhållande som primärt grundar jäv har upphört, till exempel om två makar skilt sig eller två sambor flyttat isär. (Lundmark/Säfsten)

Exempel på när punkt 4 kan vara tillämplig är om handläggaren är vän eller ovän med den enskilde. Det kan också vara så att handläggaren är engagerad i ärendet på ett sådant sätt att det kan uppstå misstanke om att hen inte kan göra en opartisk bedömning. I Försäkringskassans verksamhet kan punkt 4 även vara tillämplig om en handläggare har beslutat i grundärendet och sedan börjar arbeta som omprövare och får grundbeslutet för omprövning.

En tjänsteperson ska aldrig försätta sig i en situation där hen kan misstänkas för att vara jävig. Det åligger varje tjänsteperson själv att ta ansvar för det. Den som känner till en omständighet som kan antas utgöra jäv ska meddela sin chef som är den som avgör frågan om jäv.

Förutom att en tjänsteperson inte får handlägga ärenden om hen är jävig, får en anställd på Försäkringskassan inte heller söka information om eller titta på uppgifter i myndighetens informationshanteringssystem om sig själv eller någon annan i jävskretsen. Det kan nämligen innebära att hen gör sig skyldig till brottet dataintrång. Se mer i riktlinjerna (2018:13) Säkerhetsregler och riktlinjerna (2018:03) om hanteringen av misstänkta interna överträdelser och brott mot Försäkringskassan.

Om en enskild i ett ärende påpekar att en handläggare är jävig, måste Försäkringskassan ta ställning till jävsfrågan. Om Försäkringskassan anser att det inte är fråga om jäv ska ett beslut fattas som är överklagbart av den enskilde.

Den person som påstås vara jävig får inte pröva jävsfrågan. Det görs i stället normalt av personens närmaste chef som också är den som fattar beslutet. Handläggningen sker i förmånsärendet.

Läs mer

I Försäkringskassans vägledning (2001:7) Omprövning och överklagande av Försäkringskassans beslut finns mer information om överklagande av förfarandebeslut.