Hoppa till huvudinnehåll

7 Utredning av försäkringsärenden

9 § FL Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Handläggningen ska vara skriftlig. Myndigheten får dock besluta att handläggningen helt eller delvis ska vara muntlig, om det inte är olämpligt.

23 § FL En myndighet ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som dess beskaffenhet kräver. En enskild part som inleder ett ärende ska medverka genom att så långt som möjligt ge in den utredning som parten vill åberopa till stöd för sin framställning. Om det behövs ska myndigheten genom frågor och påpekanden verka för att parten förtydligar eller kompletterar framställningen

110 kap. 13 § SFB Den handläggande myndigheten ska se till att ärendena blir utredda i den omfattning som deras beskaffenhet kräver. Den enskilde är skyldig att lämna de uppgifter som är av betydelse för bedömningen av frågan om ersättning eller i övrigt för tillämpningen av denna balk. För sådant uppgiftslämnande gäller även 4 § andra stycket, om inte särskilda skäl talar mot det

Försäkringskassan ska se till att alla ärenden blir utredda i den omfattning som de kräver. Syftet med utredningen är att klarlägga de faktiska förhållanden som är relevanta så att ett beslut kan fattas som stämmer överens med dessa förhållanden. Detta kallas för ett materiellt riktigt beslut. Vi behöver försäkra oss om att beslutet grundar sig på ett tillräckligt underlag så att inte enskilda går miste om ersättning som de har rätt till eller felaktigt får ersättning som de inte har rätt till på grund av brister i vår utredning.

Försäkringskassan har ett omfattande utredningsansvar, vilket innebär att det är myndigheten som har det yttersta ansvaret för att ärendet ska bli tillräckligt utrett. Detta framgår både av förarbetena till SFB och rättspraxis (jfr prop. 2008/09:200 s. 553 ff. och RÅ 2010 ref. 120). Orsaken till det är bland annat att den enskilde ofta är i underläge gentemot Försäkringskassan och kan ha svårt att ta tillvara sin rätt, till exempel på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning. Den enskilde är också ofta helt beroende av ersättningen för sin försörjning. En av målsättningarna med förvaltningsförfarandet är att den enskilde inte ska behöva föra sin sak vidare till domstol annat än undantagsvis. Därför är det viktigt att Försäkringskassans utredningar är så fullständiga som möjligt.

Den enskilde behöver också medverka i utredningen så att de uppgifter som behövs för bedömningen kommer in till Försäkringskassan. Det handlar framför allt om att hen behöver berätta om sin situation och lämna in de uppgifter som behövs. Om det finns ett uttryckligt krav på att den enskilde ska lämna in ett läkarintyg så har hen ansvaret för att göra det. I ansökningsärenden har den enskilde bevisbördan för faktiska omständigheter, till exempel att hen har en sjukdom och nedsatt arbetsförmåga, vilket innebär att det är den enskilde som ska bevisa vad hen påstår. I återkravsärenden är det i stället Försäkringskassan som har bevisbördan och ska kunna bevisa vårt påstående om att det föreligger återbetalningsskyldighet.

7.1 Tillräcklig utredning och ärendets beskaffenhet​

Ett ärende ska utredas i den omfattning som dess beskaffenhet kräver. Med ärendets beskaffenhet menas vad ärendet handlar om, dess karaktär, omständigheterna i det enskilda fallet och den enskildes möjligheter att ta tillvara sin rätt.

Utredningen ska klarlägga om omständigheterna i det enskilda ärendet är sådana att kriterierna i den materiella lagstiftningen är uppfyllda. Utredningsansvaret innebär att om det fortfarande finns oklarheter ska vi utreda vidare, ifall det inte är så att vi redan uttömt alla tillgängliga möjligheter. Om vi till exempel efterfrågat underlag och förelagt den enskilde att komma in med det utan att hen gjort det är alltså vår skyldighet uppfylld, trots att det fortfarande finns en osäkerhet om de faktiska förhållandena.

Vi behöver inte fortsätta att utreda ärendet om det redan av ansökan och andra uppgifter eller underlag som den enskilde lämnat in är tillräckligt säkert för att bedöma om rätt till ersättning finns. Om det däremot finns någon anledning att tro att det kan finnas mer att ta reda på, som skulle påverka bedömningen, krävs ytterligare utredningsåtgärder. Till exempel om det medicinska underlaget är bristfälligt så har Försäkringskassan ett ansvar att utreda vidare och begära komplettering av det medicinska underlaget.

Vi ska alltså bara utreda omständigheter som kan påverka bedömningen i ärendet. Det innebär att vi inte ska utreda omständigheter som ligger utanför den bedömning som vi ska göra i aktuellt ärende. Vi behöver inte heller utreda samtliga omständigheter, om de som redan är utredda räcker för att bedöma rätten till förmånen. I ett ärende om merkostnadsersättning behöver vi till exempel inte alltid utreda ytterligare kostnader om det redan har konstaterats att de kostnader som är utredda ger rätt till den högsta förmånsnivån.

Utredningsansvaret innebär inte att Försäkringskassan behöver sköta utredningen helt själv, utan den som ansöker om en förmån behöver också vara aktiv och medverka till att de uppgifter som vi behöver för att kunna bedöma rätten till ersättning kommer in. Inom vissa förmåner är det särskilt föreskrivet att den enskilde ansvarar för att till exempel lämna in ett läkarintyg. I sådana fall har den enskilde ansvaret för att se till att intyget kommer in.

Det går inte att säga exakt vilka utredningsåtgärder handläggaren behöver vidta i det enskilda ärendet. Det beror på omständigheterna i ärendet, den enskildes möjligheter att ta tillvara sin rätt, vilka uppgifter som redan finns och hur säkra slutsatser som kan dras av dem. Det kan vara så att det är tillräckligt att handläggaren tydligt förklarar för den enskilde hur hen kan komplettera eller förtydliga sitt underlag. Det kan också vara så att vi behöver ställa frågor till den enskilde eller till andra som kan ha relevanta uppgifter att lämna, till exempel att ställa frågor om sjukdomen till den enskildes läkare och frågor om kraven i arbetet till den enskildes arbetsgivare.

Rättsfall

Frågan om Försäkringskassans utredning kunde anses tillräcklig har prövats av Högsta förvaltningsdomstolen i rättsfallet RÅ 2010 ref. 120. I ärendet som prövades hade den enskilde ansökt om sjukpenning. Försäkringskassan ansåg att det intyg hen hade skickat in var otillräckligt för att avgöra om arbetsförmågan var nedsatt och avslog ansökan efter att ha gett den enskilde möjlighet till komplettering. Domstolen framhöll att kravet på utredning i sjukpenningärenden varierar, bland annat beroende på ärendets karaktär och den enskildes förutsättningar att tillvarata sina intressen. Enligt domstolen var det aktuella fallet komplicerat, och det underlag som fanns tillgängligt vid tidpunkten för beslutet gav inte någon säker bild av den enskildes tillstånd och arbetsförmåga. Domstolen ansåg därför att Försäkringskassan borde ha försökt ta del av den behandlande läkarens uppfattning, och återförvisade ärendet till Försäkringskassan. Rättsfallet visar tydligt att utredningsansvaret är omfattande. Domstolen lyfter också fram att den enskildes individuella förutsättningar att ta tillvara sina intressen ska beaktas. Det är alltså viktigt att tänka på att en person som till exempel är sjuk eller har en funktionsnedsättning kan behöva mer hjälp än en fullt frisk person. De flesta som ansöker om ersättning har inte heller tillgång till ett juridiskt ombud och kan ha svårt att bedöma om de uppgifter som de har lämnat är tillräckliga. Det är därför som det är så viktigt att vi är aktiva och hämtar in nödvändiga uppgifter, eller hjälper den enskilde att göra det, så att beslutet så långt som möjligt stämmer överens med de verkliga förhållandena i enlighet med kraven i FL.

När det gäller ärenden som kommer att leda till något negativt för den enskilde, till exempel beslut om att dra in eller minska en ersättning och beslut om återbetalning, är det vi som har bevisbördan. Det innebär att det är vi som ska bevisa vad vi påstår. Då är det viktigt att vi är än mer aktiva och hämtar in de uppgifter som behövs innan vi beslutar i ärendet (jfr prop. 2008/09:200 s. 555). För att kunna uppfylla vår bevisbörda i ärenden om återbetalning är det därför bland annat viktigt att utredningen kring rätten till ersättning, och när den rätten upphörde, är väl genomförd och motiverad. Som nämnts ovan så behöver vi försäkra oss om att beslutet grundar sig på ett tillräckligt underlag så att inte enskilda går miste om ersättning som de har rätt till på grund av brister i vår utredning.

7.2 Ärendet får prövas först när utredningsansvaret är fullgjort​

Först när utredningsansvaret är fullgjort kan vi pröva och avgöra ärendet i sak. Utredningsansvaret kan vara fullgjort antingen för att det inte längre finns några oklarheter kvar i ärendet eller för att vi har vidtagit de åtgärder som vi kan, oavsett om vi lyckats få in önskade uppgifter eller inte.

I det första fallet har utredningsåtgärderna lett till att alla relevanta omständigheter är klarlagda och att det framgår av utredningen hur det faktiskt förhåller sig. Då kan handläggaren göra en bedömning och prövning av om den enskilde har rätt till den ersättning hen ansökt om utifrån underlaget i utredningen.

I det andra fallet har vi vidtagit de åtgärder som vi kan, men ändå inte lyckats klarlägga alla de omständigheter som har betydelse för ärendet. Till exempel att vi har begärt att den enskilde ska skicka in underlag utan att hen gjort det. Då kan det alltså leda till att ärendet avgörs trots att alla omständigheter inte är helt klarlagda.

7.3 Bevisvärdering och helhetsbedömning​

När utredningsansvaret är uppfyllt enligt ovan ska vi göra en helhetsbedömning av omständigheterna för att kunna bedöma om den enskilde har rätt till ersättningen eller inte. Detta gör vi genom att vi värderar alla bevis i ärendet och sedan vägs dessa samman för att bedöma om beviskravet är uppfyllt.

Begreppet bevis används varken i FL, SFB eller deras förarbeten. Det förekommer dock i förvaltningsprocesslagen som är tillämplig i förvaltningsdomstol när mål om socialförsäkring prövas. Som samlingsbegrepp för uppgifter och handlingar i utredningen används i stället ofta ordet underlag. Många av de uppgifter och handlingar som finns i utredningen är dock bevis.

I helhetsbedömningen av ärendet ska allt relevant underlag värderas och beaktas. För att kunna väga samman allt underlag måste man först bestämma värdet av varje enskilt bevis. Man bedömer då med vilken styrka beviset talar för just den omständighet som det ska bevisa. Ett läkarintyg är till exempel ett bevis som ofta ska bevisa omständigheten att den enskilde är sjuk eller har nedsatt arbetsförmåga.

Bevisvärdet beror av naturliga skäl på vem det är som yttrar sig, vad hen yttrar sig över, vilken kännedom eller expertis som hen har i frågan och hur hen har fått kunskap eller kännedom om den information som lämnas. Exempelvis har underlag från den enskilde generellt ett lägre bevisvärde än om uppgifterna kommit från någon annan medan uppgifter från myndighet med sakuppgifter eller sådant som ingår i myndighetens ansvarsområde generellt har ett högt bevisvärde. Samma sak gäller läkarintyg, som har ett högt bevisvärde när det kommer till läkarens medicinska uppgifter och professionella bedömningar. Däremot får en läkares bedömning av annat än medicinska uppgifter inte ett högt bevisvärde bara för att det står i läkarintyget. Uppgifter som den enskilde själv lämnat och som upprepas i ett läkarintyg får inte ett högre bevisvärde bara för att de upprepas i läkarintyget. Läkarens värdering och bedömning av den enskildes uppgifter har däremot ett högt bevisvärde. Se exempelvis HFD 2022 ref 47 där Högsta förvaltningsdomstolen förtydligat att avgörande för prövningen av rätten till sjukpenning vid psykiatriska tillstånd är läkarens värdering och bedömning av uppgifter från den enskilde i kombination med eventuella iakttagelser som läkaren har gjort.

Allt underlag ska värderas och ingå i helhetsbedömningen. Den enskildes uppgifter kan få stöd av uppgifter i ett läkarintyg och kan då fylla ut och komplettera uppgifterna i läkarintyget. Även om en handling eller ett utlåtande inte ensamt gör att det aktuella beviskravet är uppfyllt, så kan alltså ändå beviskravet vara uppfyllt vid helhetsbedömningen av allt relevant underlag.

Uppgifter om faktiska förhållanden ska ha lämnats skriftligen på heder och samvete (se avsnitt 6.1.3 Heder och Samvete). Om det utöver det finns muntliga uppgifter ska även de bevisvärderas. En muntlig uppgift har inte ett lägre bevisvärde än en skriftlig uppgift, däremot kan det vara svårt att i efterhand visa vad som faktiskt sagts (se JO:s beslut dnr 6472-2022). En tjänsteanteckning av ett samtal dokumenterar endast författarens uppfattning av samtalet. Även om uppläsningen godkänns av den enskilde så går det inte att utesluta risken för missförstånd.

Vid helhetsbedömningen kan samtliga uppgifter i ärendet vara samstämmiga och tillsammans uppfylla beviskravet som innebär att den enskilde har rätt till den ersättning hen ansökt om. Uppgifterna kan också vara samstämmiga men visa att omständigheterna inte är sådana att ersättning kan beviljas. Det kan också vara så att det finns motstridiga uppgifter i utredningen. Vi måste då värdera uppgifterna och bevisen som står emot varandra. Vid en helhetsbedömning kan man bedöma att beviskravet är uppfyllt och bevilja ersättning även om det finns motstridiga uppgifter i utredningen.

7.4 Hur säkra behöver vi vara (beviskrav)?​

Beviskrav handlar om hur säkra uppgifterna i ett ärende sammantaget behöver vara. För de flesta socialförsäkringsförmåner finns det inte någon nivå på beviskravet fastslagen i lagstiftningen. Högsta förvaltningsdomstolen har dock fastslagit att beviskravet i ansökningsärenden om sjukpenning är sannolikt (HFD 2022 ref. 47).

Därför ska ett beviskrav motsvarande sannolikt användas för enskildas ansökningsärenden om det inte finns något särskilt beviskrav angivet i den bestämmelse om rätten till förmån som ska tillämpas eller framgår av vägledande avgöranden från högre instans eller rättsligt ställningstagande för Försäkringskassan.

Det är svårt att ge en exakt beskrivning av vad som krävs för att det är sannolikt att rätt till en förmån finns. I praktiken handlar det om att bedöma en ungefärlig nivå. Beviskravet kan dock relateras till andra nivåer av beviskrav för att ge en bild av dess innebörd. De olika beviskraven inom förvaltningsrätten kan beskrivas genom följande illustration.

Källa: Andersson, Diesen, Lagerqvist Veloz Roca, Seidlitz och Wilton Wahren, Prövning av migrationsärenden, Bevis 8 (2018, version 3, JUNO) s. 245

Frågan är då vad beviskravet sannolikt i praktiken innebär vid bedömningen av rätten till en förmån. Sannolikt skulle kunna beskrivas så att det vid en helhetsbedömning av alla relevanta omständigheter i ärendet inte kommit fram någon anledning att ifrågasätta den enskildes uppgifter. De skäl som talar för att rätt till förmån finns bör alltså framstå som i vart fall starkare än de skäl som talar för motsatsen. Om de uppgifter som den enskilde själv lämnat på ett tydligt sätt stödjs av andra uppgifter i till exempel ett utlåtande, och det inte finns uppgifter som med viss styrka talar i motsatt riktning, bör det ses som sannolikt att rätt till förmån finns. En närmare beskrivning av vad detta innebär för respektive förmån finns i förmånsvägledningarna och i utbildningarna om förvaltningsrätt och utredningsmetodik.

För ärenden om återkrav gäller i stället beviskravet hög grad av sannolikhet såvida inte ett annat beviskrav angetts i författning, förarbeten eller framgår av vägledande avgörande från högsta instans (se Försäkringskassans rättsliga ställningstagande [2022:05] Beviskrav vid bedömning av återbetalningsskyldighet).

7.5 Bedömningsutrymme​

Inom socialförsäkringen finns det bestämmelser som mer eller mindre exakt anger under vilka förutsättningar en enskild har rätt till en viss förmån eller ersättning. I många bestämmelser finns det dock utrymme för olika bedömningar, till exempel när man ska besluta om en enskild har rätt till en viss förmån eller när man ska avgöra vilka utredningsåtgärder som ska vidtas. Då måste handläggaren avgöra vad som är korrekt utifrån omständigheterna i det enskilda ärendet.

För att tillämpa och tolka bestämmelserna måste man ofta ta hänsyn till hur lagstiftaren har tänkt sig att de ska tillämpas och hur de högsta domstolsinstanserna tolkat dem. Som tjänsteperson på Försäkringskassan ska man också följa Försäkringskassans föreskrifter, allmänna råd och rättsliga ställningstaganden. I vissa frågor eller för vissa förmåner eller ersättningar har Försäkringskassan genom sådana regler förtydligat förutsättningarna för att bevilja en ersättning eller förmån. All sådan styrning påverkar hur stort bedömningsutrymme handläggaren har.

Anledningen till att lagstiftaren har lämnat ett bedömningsutrymme är bland annat att det aktuella området kan vara väldigt komplext, och att det ofta inte går att utforma bestämmelser som kan tillämpas i alla tänkbara fall.

Hur stort bedömningsutrymmet är och vilka slags bedömningar det handlar om beror på omständigheterna i det enskilda ärendet. Det finns ärenden med mindre bedömningsutrymme, som exempelvis ärenden om bostadsbidrag som främst prövas utifrån ett antal mycket konkreta kriterier. I andra ärenden finns det ett bedömningsutrymme. Det gäller exempelvis bedömningar om arbetsförmågan är nedsatt, om samtliga rehabiliteringsmöjligheter är uttömda, om en enskild är skyldig att betala tillbaka pengar eller om hen ska beviljas eftergift trots att hen är återbetalningsskyldig.

7.6 Utredningsmetoder​

110 kap. 13 § SFB Den handläggande myndigheten ska se till att ärendena blir utredda i den omfattning som deras beskaffenhet kräver. Den enskilde är skyldig att lämna de uppgifter som är av betydelse för bedömningen av frågan om ersättning eller i övrigt för tillämpningen av denna balk. För sådant uppgiftslämnande gäller även 4 § andra stycket, om inte särskilda skäl talar mot det.

110 kap. 14 § SFB När det behövs för bedömningen av frågan om ersättning eller i övrigt för tillämpningen av denna balk får den handläggande myndigheten

  1. göra förfrågan hos den försäkrades arbetsgivare, läkare, anordnare av personlig assistans eller någon annan som kan antas kunna lämna behövliga uppgifter,
  2. besöka den försäkrade,
  3. begära ett utlåtande av viss läkare eller någon annan sakkunnig, samt
  4. begära att den försäkrade genomgår undersökning enligt lagen (2018:744) om försäkringsmedicinska utredningar eller någon annan utredning eller deltar i ett avstämningsmöte för bedömning av den försäkrades medicinska tillstånd och arbetsförmåga, behov av hjälp i den dagliga livsföringen samt behovet av och möjligheterna till rehabilitering.

Försäkringskassan ska i handläggningen av ett ärende leda utredningen och bestämma vilka utredningsåtgärder och vilket underlag som behövs för att kunna fatta beslut i ärendet. Det betyder bland annat att Försäkringskassan vid behov själv måste ta initiativ till nödvändiga utredningsåtgärder enligt 110 kap. 14 § SFB. Det är också Försäkringskassan som ska se till att handläggningen drivs framåt och att inga omotiverade väntetider uppstår. Försäkringskassan har även ansvaret för att beakta barnrättsperspektivet i de fall det är aktuellt (prop. 2016/17:180 s. 149).

Innan Försäkringskassan börjar utreda ett ärende är det viktigt att avgöra vilken information som behövs för att kunna fatta beslut. De åtgärder som vidtas i en utredning ska vara behövliga för att bedöma rätten till ersättning eller i övrigt för tillämpningen av SFB.

Försäkringskassan kan utreda ett ärende på flera olika sätt. Omständigheterna i det enskilda ärendet, dess beskaffenhet, avgör om och i så fall när en viss utredningsåtgärd är aktuell. Vid varje utredningsåtgärd tar man ställning till om det är möjligt att fatta beslut i ärendet eller om det behövs fler uppgifter. (Jfr JO:s beslut dnr 1959-2019)

Försäkringskassan kan ställa frågor till den enskilde, till andra personer och till andra myndigheter. Försäkringskassan kan även göra hembesök och arbetsplatsbesök hos den enskilde. I en del ärenden kan det vara lämpligt att i första hand hämta information från annan än den enskilde, till exempel en annan myndighet eller arbetsgivare. I andra ärenden kan det vara lämpligt att i första hand begära information från den enskilde.

Om utredningen gäller ett barn ska vi låta barnet komma till tals och vara delaktig i utredningen om barnet är berört av beslutet och det bedöms lämpligt utifrån barnets bästa. Ett barn som ansöker om assistansersättning är exempelvis alltid berört av beslutet, men en bedömning av om det är lämpligt att låta barnet vara delaktig i utredningen kan leda till att det bedöms vara barnets bästa att det inte är delaktig i utredningen. Ett barn som uppnått tillräcklig ålder och mognad ska alltid ges rätt att uttrycka sin åsikt om hen vill.

När en handläggare väljer i vilken form hen ska hämta in kompletterande uppgifter är FL:s krav på snabb och säker handläggning en viktig utgångspunkt (9 § FL). Det smidigaste och säkraste sättet ska normalt användas. Det är viktigt att vara tydlig med vid vilken tidpunkt en kompletterande uppgift senast ska vara inne hos Försäkringskassan för att den ska kunna ligga till grund för beslutet. Försäkringskassan ska som huvudregel inte gå till beslut innan den tiden har passerats. Här gäller samma regler som vid kommunicering. Se avsnitt 9.5 Kommuniceringstid.

7.6.1 Uppgifter från den enskilde​

I flertalet ärenden är kontakter med den enskilde nödvändiga för att få in kompletterande underlag. Underlag kan inhämtas skriftligen men i vissa situationer även muntligen via telefon eller vid möte hos Försäkringskassan.

En enskild ska lämna de uppgifter som har betydelse för bedömningen av frågan om ersättning eller i övrigt för tillämpningen av SFB. Med uttrycket "frågan om ersättning" menas att den enskildes uppgiftsskyldighet omfattar uppgifter av betydelse för såväl de grundläggande försäkringsvillkoren i avdelning A i SFB som rätten till och storleken av en förmån. Det innebär att hen ska lämna de uppgifter som har betydelse också i ett ärende som inte direkt berör en ersättningsfråga. Det kan till exempel handla om ett ärende om rehabilitering eller sjukpenninggrundande inkomst.

Uppgifter om faktiska förhållanden ska i regel lämnas skriftligen på heder och samvete. Du kan läsa om vad det innebär i avsnitt 6.1.3 Heder och samvete. Det finns dock situationer när det finns särskilda skäl som gör att vi inte ska kräva att uppgifter om faktiska förhållanden ska lämnas skriftligen på heder och samvete (110 kap. 13 § SFB). Vad som kan utgöra särskilda skäl får avgöras i varje enskilt fall beroende på omständigheterna och vilken sorts ärende det rör sig om. Ett exempel som nämns i förarbetena är när det rör sig om ett återkravsärende, eftersom de omständigheter som har orsakat återkravet samtidigt kan ligga till grund för en misstanke om brott. Då kan det vara olämpligt att tillämpa reglerna om uppgiftslämnande på heder och samvete, eftersom den som misstänks för brott har rätt att tiga och inte har sanningsplikt om hen lämnar upplysningar. (Jämför prop. 1996/97:121 s 37–38.)

Att komplettera ärendet med nya uppgifter som ryms inom de faktiska förhållandena i ansökan kan få göras muntligt, se avsnitt 6.1.3 Heder och samvete. Om det gäller korrigering eller justering av tidigare lämnade uppgifter i ansökan så kan även dessa i vissa fall lämnas muntligt, se avsnitt 6.1.5 Ändring av uppgifter i ansökan.

När man kontaktar den enskilde på telefon behöver man se till att hen har tid och möjlighet att prata om ärendet för tillfället. Det är inte godtagbart att be den enskilde att prata om känsliga uppgifter om hen befinner sig på en offentlig plats eller känner obehag inför att ha samtalet. Ibland behöver man också ta hänsyn till om hen har barn omkring sig som kan höra samtalet. I sådana situationer kan man behöva planera om och kontakta den enskilde vid en annan tidpunkt.

När handläggaren tar in eller får en muntlig komplettering från den enskilde ska handläggaren anteckna de uppgifter som den enskilde lämnar som kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. För att handläggaren ska vara säker på att hen har uppfattat den enskildes information rätt ska handläggaren läsa upp tjänste- eller journalanteckningen för den enskilde och därefter notera i ärendet ”Uppläst för och godkänt av NN”. Är det en längre anteckning bör den skickas hem till den enskilde för genomläsning. Observera att det slutligen är handläggaren som avgör vad som ska stå i journalen, det som den enskilde ska godkänna är det som denne själv har sagt och att handläggaren har uppfattat den enskilde rätt.

Den enskilde får ta med en annan person på mötet

Den enskilde har rätt att ta med sig andra personer på möten med Försäkringskassan, till exempel sitt ombud, sin gode man eller sitt biträde. Det ingår i Försäkringskassans serviceskyldighet att tillmötesgå den enskildes önskemål i möjligaste mån. Den som behöver stöd i kontakten med myndigheten bör få det i möjligaste mån på ett sätt som samtidigt säkrar kvaliteten i utredningen. Vilket stöd som kan bli aktuellt beror på situationen. Ibland är det utifrån den enskildes integritet bättre att någon annan än en anhörig är med. Ett annat exempel på lösning kan vara att stödpersonen är med under delar av mötet. Det är Försäkringskassans handläggare som leder och styr utredningen, och därför är det även hen som i de enskilda ärendena tar ställning till hur många personer som ska delta på mötet för att utredningen ska bli så bra som möjligt. Ett ombud, en god man eller en förvaltare har naturligtvis alltid rätt att vara med.

Om en enskild har flera ombud eller biträden som hen vill ska delta, får handläggaren på samma sätt avgöra om det är lämpligt eller inte att alla deltar. Om det finns flera ombud som var och en har separata intressen att bevaka för den enskildes räkning bör man tillåta samtliga ombud att delta. Finns det däremot flera ombud med samma behörighet får Försäkringskassans handläggare avgöra om det är lämpligt eller inte att flera deltar. Handläggaren ska meddela den enskilde eller dennes ombud om vilka personer som kan delta.

Bedömningen av vilka som kan närvara beror till viss del på hur mötet är upplagt, var det genomförs och vad som ska diskuteras. Blir mötet svårt att genomföra kan det bli aktuellt att begränsa antalet deltagare för att mötet ska bli så bra som möjligt utifrån ett rättssäkerhetsperspektiv och med hänsyn till den enskildes integritet. Ibland behöver man också ta hänsyn till barnperspektivet. Om den enskilde till exempel inte har tillgång till barnomsorg och måste ta med sina barn på mötet kan det behöva bokas om.

7.6.2 Kompletteringar av läkare​

När det behövs kan Försäkringskassan vända sig direkt till den läkare som utfärdat ett intyg eller utlåtande med en förfrågan om komplettering (110 kap. 14 § 1 SFB). En sådan komplettering kan till exempel gälla frågor kring intyget eller utlåtandet, förfrågningar om avstämningsmöte vid rehabilitering eller andra frågor som berör rehabiliteringen av den enskilde. Om det är lämpligare kan Försäkringskassan i stället uppmana den försäkrade att komma in med den begärda uppgiften (110 kap. 13 § andra stycket SFB). Observera att en tydlig tidpunkt för när uppgiften senast ska ha kommit in till myndigheten krävs. Beslut ska inte tas innan den tiden har gått ut.

Det finns ingen bestämmelse som hindrar vare sig den allmänna sjukvården eller de privata vårdgivarna från att ta ut en avgift för de kopior som de på begäran lämnar till Försäkringskassan. Av 16–21 §§ avgiftsförordningen (1992:191) framgår att statliga myndigheter ska ta ut avgifter för kopia eller avskrift av allmän handling på begäran av enskilda, men inte på begäran av en annan statlig myndighet. Avgiftsförordningen gäller dock inte för kommunerna och regionerna. Den allmänna sjukvården får fastställa kopieringsavgifter i en särskild taxa som fastställs av kommunfullmäktige eller regionfullmäktige (Offentlighet & IT, Vägledning för förvaltningen om författningar och regler som styr IT-användningen [Statskontoret 2002:1], s. 27). De flesta kommuner och regioner har dock beslutat om taxor som till stor del motsvarar bestämmelserna i avgiftsförordningen. En del har föreskrivit att inga avgifter tas ut för kopior som begärs av Försäkringskassan, medan andra tar ut samma avgifter av Försäkringskassan som av enskilda.

7.6.3 Förfrågningar hos arbetsgivare, myndigheter m.m.​

110 kap. 31 § SFB Myndigheter, arbetsgivare och uppdragsgivare, anordnare av personlig assistans samt försäkringsinrättningar ska på begäran lämna Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Skatteverket och allmän förvaltningsdomstol uppgifter som avser en namngiven person när det gäller förhållanden som är av betydelse för tillämpningen av denna balk. Arbetsgivare och uppdragsgivare är även skyldiga att lämna sådana uppgifter om arbetet och arbetsförhållandena som behövs i ett ärende om arbetsskadeförsäkring.

När det behövs kan handläggaren göra en förfrågan hos arbetsgivaren eller någon annan som kan antas kunna lämna uppgifter i ärendet om förhållanden som gäller den försäkrade som har betydelse för tillämpningen av SFB (110 kap. 14 § 1 SFB). Som redan nämnts ska Försäkringskassan bara vidta sådana utredningsåtgärder som behövs i det enskilda ärendet och ska alltså inte ställa eller skicka frågor slentrianmässigt. Jämför med JO:s beslut dnr 2031-2015 där Försäkringskassan oriktigt hänvisade till uppgiftsskyldigheten i 110 kap. 31–33 §§ SFB och dessutom begärde uppgifter som inte behövdes i det aktuella ärendet.

Statliga och kommunala myndigheter (med detta avses även regionkommunala myndigheter), arbetsgivare och uppdragsgivare samt försäkringsinrättningar är skyldiga att svara Försäkringskassan på en sådan förfrågan. (SFB 110:31)

För privatanställda, till exempel läkare som inte arbetar inom regionen eller personal på en privat förskola eller en fristående skola gäller andra regler. Försäkringskassan har möjlighet att ställa frågor till dem med stöd av 110 kap. 14 § SFB. De är dock inte skyldiga att besvara frågorna eftersom de inte omfattas av uppgiftsskyldigheten i 110 kap. 31 § SFB. Om de väljer att inte svara på förfrågan kan Försäkringskassan antingen be den försäkrade att hämta in uppgifterna i stället eller be den försäkrade att ge sitt samtycke till att uppgifterna lämnas till Försäkringskassan. Den försäkrade kan också lämna in ett skriftligt samtycke till Försäkringskassan som kan bifogas till begäran om att få in uppgifter.

När Försäkringskassan ställer frågor till andra kan regeln i 10 kap. 2 § OSL vara aktuell. Försäkringskassan kan enligt den bestämmelsen lämna ut sekretessbelagda uppgifter om det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna fullgöra sin verksamhet. Detta innebär dock att Försäkringskassan inte får lämna ut fler uppgifter än vad som behövs för att kunna få ett meningsfullt svar. (Se vidare vägledning 2001:3 Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter)

Om en arbetsgivare eller uppdragsgivare vägrar att lämna ut uppgifter är det enligt 115 kap. 4 § SFB möjligt att få böter utdömda hos tingsrätten. Det finns däremot ingen möjlighet till sanktioner om ett försäkringsbolag skulle vägra att lämna ut uppgifter. Försäkringskassan ska i första hand försöka få de begärda uppgifterna genom att till exempel påminna arbetsgivaren via brev eller telefonsamtal. Om en arbetsgivare medvetet försvårar utredningen eller återkommande vägrar att lämna uppgifter kan Försäkringskassan överväga att polisanmäla arbetsgivaren med stöd av 115 kap. 4 § SFB. Man bör ta hänsyn till hur betydelsefulla de begärda uppgifterna är för utredningen av ett ärende. Om uppgifterna inte har så stor betydelse kan det vara en anledning till att inte polisanmäla arbetsgivaren.

Om Försäkringskassan polisanmäler med stöd av 115 kap. 4 § SFB bör det i polis-anmälan framgå att Försäkringskassan polisanmäler arbetsgivaren för att denne ska dömas till böter.

7.6.4 Hembesök eller arbetsplatsbesök​

Försäkringskassan kan besöka den enskilde i hemmet eller på dennes arbetsplats om det behövs för att bedöma rätten till en ersättning (110 kap. 14 § 2 SFB). Syftet med besöket ska vara att träffa den enskilde och det ska finnas sakliga skäl för att göra det. Observera att den enskilde inte är skyldig att släppa in handläggaren i sitt hem utan rätten för Försäkringskassans handläggare att besöka den enskilde handlar bara om att få träffa denne (prop. 1996/97:121 s. 32–33).

Tänk på att ta hänsyn till eventuella andra personer i bostaden, särskilt om barn är inblandade. Om den besöket gäller är ett barn behöver som utgångspunkt också vårdnadshavarna tillfrågas innan barnet ges möjlighet att lämna synpunkter och besöket sker (se till exempel vägledning 2003:6 Assistansersättning). Om föräldrarna inte är hemma, bör besöket avbrytas om det inte finns en tidigare överenskommelse med föräldrarna och barnet har uppnått tillräcklig ålder och mognad för att kunna välja att ha mötet utan vårdnadshavarnas deltagande.

Den enskilde ska få veta varför Försäkringskassan besöker hen. Om andra än den enskilde ska vara med vid besöket ska den enskilde också lämna sitt samtycke till detta, eftersom handläggaren annars inte kan samtala om sekretessbelagda uppgifter. Se vidare vägledningen 2001:3 Offentlighet, sekretess och behandling av personuppgifter.

Den enskilde ska på något vis kunna bekräfta sin identitet för att handläggarna ska kunna kontrollera att de talar med rätt person och kunna lämna ut sekretessbelagda uppgifter till den personen. Försäkringskassan kan dock aldrig kräva att få se någon form av ID-handling men konsekvensen av att en person inte visar den kan bli att hembesöket måste avbrytas. För att undvika detta är det bra om handläggaren före mötet upplyser personen om att hen bör kunna visa upp sina ID-handlingar vid hembesöket.

Handläggarna ska anteckna uppgifter och iakttagelser under besöket och dokumentera dessa i ärendet så snart som möjligt.

7.6.5 Undersökningar och avstämningsmöten​

Om det behövs får Försäkringskassan begära att den försäkrade genomgår en kompletterande undersökning eller utredning (110 kap. 14 § 4 SFB).

Det innebär att handläggaren kan begära att den försäkrade genomgår en kompletterande undersökning eller utredning även om det läkarintyg, läkarutlåtande eller liknande som hen har lämnat inte innehåller några egentliga brister eller på annat sätt ifrågasätts. Det är i stället avgörande att åtgärden behövs för att handläggaren ska kunna göra en riktig försäkringsmässig bedömning. Den försäkrade kan vägra att delta i undersökningen eller utredningen men det kan innebära att ersättningen inte beviljas.

I första hand gäller det utredningar som är mindre ingripande för den försäkrade. Det kan vara undersökningar av specialistläkare, sjukgymnaster, arbetsterapeuter eller liknande. Med stöd av ovannämnda bestämmelse kan Försäkringskassan inte kräva att den försäkrade mot hens vilja ska vara borta från hemorten flera dagar om det innebär svårigheter för den försäkrade.

Försäkringskassan kan även begära att den försäkrade deltar i ett avstämningsmöte om det behövs för att bedöma dennes medicinska tillstånd, arbetsförmåga eller behov av och möjligheter till rehabilitering. Vid ett sådant avstämningsmöte kallas även andra aktörer, som till exempel den försäkrades arbetsgivare, intygsskrivande läkare, företagshälsovård och Arbetsförmedlingen.

7.6.6 Söka information på internet​

Försäkringskassan får söka information på internet om det behövs i utredningen av ett ärende. Men handläggaren får aldrig söka information om en enskild utan någon specifik anledning, till exempel för att se om det finns något som pekar på att den enskilde får en ersättning som hen inte har rätt till. Försäkringskassan ska inte heller utföra några kontroll- och utredningsåtgärder som innebär att någon gör observationer utan att den enskilde är medveten om det eller som har karaktär av spaningsverksamhet. (Prop. 1996/97:121 s. 31)

Om en handläggare vill söka information på internet måste behovet alltså vara väl motiverat. Det gäller till exempel om handläggaren bedömer att det finns anledning att tro att någon får en ersättning felaktigt och det är svårt att få fram nödvändiga uppgifter på något annat sätt. Om handläggaren gör det ska hen dokumentera det på ett sätt som gör materialet tillgängligt för både parten och eventuella andra aktörer. (Jfr JO:s ämbetsberättelse 2009/10 s. 219, dnr 3964-2007)

Om handläggaren hämtar en uppgift från internet måste hen lägga in den i ärendet genom att till exempel klistra in en skärmdump eller göra en utskrift som skannas för att bevara den aktuella informationen. Av skärmdumpen eller utskriften behöver både den hämtade uppgiften och dess källa framgå. Det räcker alltså inte med att hänvisa till en länk eller en sida, eftersom det inte går att veta hur länge den finns kvar. Om informationen försvinner kommer inte den enskilde att ha full insyn i sitt ärende och hens rättigheter blir därmed begränsade.

7.6.7 Inspelning av telefonsamtal eller möten​

Telefonsamtal och möten ska bara spelas in i undantagsfall. Det måste finnas mycket tungt vägande skäl för att spela in. Till exempel ska andra metoder, som att exempelvis dokumentera samtalet i en journal, bedömas som olämpliga (jfr JO:s beslut dnr 274-2001). Den enskilde måste ge sitt samtycke till inspelningen. Handläggaren ska dokumentera samtycket och motiveringen till inspelningen så att det inte kan ifrågasättas i efterhand. Inspelningen ska bevaras i akten.

Försäkringskassan kan inte neka enskilda att spela in samtal med Försäkringskassan (JO:s beslut dnr 1418-2007). Men om samtalet delvis kommer att handla om en annan person kan handläggaren emellertid förbjuda inspelning av sekretesskäl (se JO:s beslut dnr 3283-1999). Detta gäller ljudinspelningar. Att filma ett möte behöver generellt inte accepteras. Handläggaren har av integritetsskäl rätt att neka till att bli filmad under ett samtal (jfr JO:s beslut dnr 1418-2007).

7.7 Anstånd​

När någon begär anstånd för att komma in med kompletterande uppgifter bör Försäkringskassan tillmötesgå det om det inte är orimligt. Om den enskilde har godtagbara skäl, till exempel att det är väntetider inom vården, att ombudet har semester eller att det är ett nytt ombud som behöver läsa in sig, bör Försäkringskassan bevilja anstånd för så lång tid som den enskilde behöver. Faktorer som kan vägas in är om det finns en läkartid bokad, hur länge ett ombud är borta eller om de nya uppgifterna är relevanta för beslutet.

Om den enskilde redan har beviljats anstånd en gång och sedan begär att anståndstiden förlängs ytterligare, kan det leda till att vi är mer restriktiva med att bevilja anstånd. Vi bör dock bevilja ytterligare anstånd om det till exempel tar längre tid än beräknat för den enskilde att komplettera ärendet, exempelvis om en planerad utredning har flyttats fram. Om det förväntade underlaget kan vara avgörande för utredningen ska anståndet beviljas. (Jfr JO:s beslut dnr 6022-2018)

Om den enskilde inte anger något skäl kan Försäkringskassan vara mer restriktiv med att bevilja anstånd (JO:s beslut dnr 4895-2007 samt JO:s inspektionsprotokoll 478-2010). Särskilt om det inte heller framkommer vilken typ av underlag som väntas, hur långt anstånd som behövs och om det kommer att kunna påverka beslutet eller inte.

När vi beviljar anstånd med att lämna kompletterande uppgifter, ska det framgå vilket datum som uppgifterna senast ska ha kommit in till myndigheten. Därmed kan man undvika att ett ärende blir liggande alltför länge utan att det handläggs.

Om kompletteringarna inte kommer in inom den bestämda tiden, ska vi pröva ärendet utifrån det befintliga underlaget. En förutsättning för det är att vi har informerat den enskilde om att det kan hända. (JO:s inspektionsprotokoll, dnr 1206-1999, jfr 110 kap. 11 § SFB avseende avvisning)

Om vi inte beviljar anstånd eller ytterligare anstånd ska vi fatta ett särskilt beslut om det ifall den tidigare fristen ännu inte passerat. I beslutsbrevet ska det framgå vilket datum som Försäkringskassan senast ska ha fått in uppgifterna.