3 Ersättning för höga sjuklönekostnader till arbetsgivare

Det här kapitlet beskriver ersättning för höga sjuklönekostnader till arbetsgivare. Ersättningen innebär att arbetsgivare kan få kompensation för den sjuklönekostnad som överstiger en viss andel av arbetsgivarens totala lönekostnad.

3.1 Bakgrund

Sedan 1992 har de flesta arbetsgivare ett sjuklöneansvar, vilket innebär att deras anställda får sjuklön vid korta sjukfall enligt SjLL (prop. 2014/15:1 s.377). Syftet med sjuklöneansvaret är att arbetsgivarna ska ansvara för de anställdas arbetsmiljö och hälsa. Men även om arbetsgivaren har en god arbetsmiljö så utgör sjuklöneansvaret en ekonomisk risk för företaget. Små, och speciellt nystartade, företag som är på väg att etablera sig är särskilt känsliga för denna risk, eftersom de ofta har dålig likviditet och små resurser i övrigt för att hantera oväntade kostnadsökningar. En del av sjukfallen, orsakade av faktorer som ligger utanför arbetsplatsen, kan från arbetsgivarens sida vara svåra att förhindra eller förebygga. Risken för höga sjuklönekostnader kan antas bidra till att önskvärda anställningar inte alltid kommer till stånd och att företagen inte expanderar på det sätt som vore önskvärt och möjligt (prop. 2014/15:1, sid. 380).

2010 infördes därför ett högkostnadsskydd mot höga sjuklönekostnader. Regeringen kunde dock konstatera att högkostnadsskyddet användes i mycket låg omfattning och att förmånens konstruktion missgynnade de små arbetsgivarna. Skyddet kom därmed inte till de små företagens del som det var tänkt (prop. 2014/15:1, s. 378–379).

Därför ersattes högkostnadsskyddet med en ny ersättning för höga sjuklönekostnader den 1 januari 2015. Ersättningen gäller alla arbetsgivare. Den tar hänsyn till att sjukfrånvaron bland arbetsgivare ser olika ut och förbättrar småföretagens situation. Ersättningen differentieras utifrån företagets lön- och sjuklönekostnader. Det innebär att arbetsgivare får kompensation för den del av sjuklönekostnaderna som överstiger en viss andel av deras totala lönekostnad. Beloppsnivåer och procentsatser är valda dels utifrån vad som ger de små arbetsgivarna en mycket fördelaktig fördelning av den totala ersättningen och dels utifrån vad som bedöms vara en rimlig kostnadsfördelning mellan staten och arbetsgivarna (prop. 2014/15:1, sid. 379).

Det finns ett tak på 250 000 kronor per arbetsgivare och år. Regeringen anser att taket är viktigt för att drivkraften att satsa på förebyggande arbete och god arbetsmiljö hos arbetsgivare med hög sjukfrånvaro inte ska gå förlorad. Därigenom upprätthålls de ekonomiska incitamenten för de stora arbetsgivarna att hålla sjukfrånvaron nere. Detta kan motiveras med att dessa arbetsgivare dels har högst sjukfrånvaro, dels har störst möjlighet att hantera den (prop. 2014/15:1, sid. 381).

Bestämmelserna om ersättning för höga sjuklönekostnader finns i

• lagen (1991:1047) om sjuklön (SjLL)
• lagen (2014:1475) om kreditering på skattekonto av ersättning för sjuklönekostnader
• förordningen (2010:425) om ersättning för kostnader för sjuklön.

3.2 Tillfälliga bestämmelser med anledning av sjukdomen covid-19

I början av 2020 startade coronapandemin med hög smittspridning av sjukdomen covid-19. Smittspridningen medförde en hög sjukfrånvaro bland anställda, både på grund av sjukdom och på grund av restriktioner för arbete i vissa fall, till exempel vid förkylningssymptom. I april 2020 infördes det tillfälliga bestämmelser av ersättning för höga sjuklönekostnader som ersatte de ordinarie bestämmelserna i SjLL. De tillfälliga bestämmelserna innebar att arbetsgivare kompenserades till en högre grad för sina kostnader för sjuklön. Detta beskrivs i förordning (2020:195) och (2022:79) om vissa sjukpenningförmåner med anledning av sjukdomen covid-19.

För perioden april till juli 2020 fick arbetsgivare full ersättning för alla sjuklönekostnader. Därefter fick arbetsgivare en högre procentuell ersättning än enligt det ordinarie regelverket från augusti 2020 till september 2021. Eftersom smittspridningen minskade tillfälligt och sjukfrånvaron förväntades minska, infördes det övergångsbestämmelser för perioden oktober till november 2021. Övergångsbestämmelserna innebar att arbetsgivare fick ersättning enligt samma nivåer som ordinarie bestämmelser upp till ett tak på 250 000 kronor för tvåmånadersperioden. Dock ökade både smittspridningen och sjukfrånvaron, vilket medförde att man återinförde de tillfälliga pandemireglerna under perioden december 2021 till mars 2022.

Från april till december 2022 gäller övergångsbestämmelser. Övergångsbestämmelserna innebär att arbetsgivare får ersättning enligt samma nivåer som ordinarie bestämmelser upp till ett tak på 250 000 kronor för niomånadersperioden.

Läs mer

De tillfälliga bestämmelserna som gällde under pandemin finns i bilagan för Ö. 3 Ersättning för höga sjuklönekostnader

3.3 Så handläggs ersättning för höga sjuklönekostnader

Ersättning för höga sjuklönekostnader är en automatiserad förmån. Lagstiftningen är utformad för en hög automatiseringsgrad där inget ansökningsförfarande finns. Systemet kompletterar, beräknar och beslutar om ersättning utifrån uppgifter som arbetsgivarna fyller i på arbetsgivardeklarationen till Skatteverket.

17 b §, första stycket, SjLL En arbetsgivare ska i samband med sådan arbetsgivardeklaration som avses i 26 kap. 3 § skatteförfarandelagen (2011:1244) lämna uppgift om sin kostnad för sjuklön enligt 6 § inklusive avgifter och skatt enligt 17 § andra stycket.

Arbetsgivare ska varje månad lämna en arbetsgivardeklaration till Skatteverket om sin bruttokostnad för sjuklön, inklusive skatt och avgifter.

När Skatteverket har fått in arbetsgivardeklarationen skickar de uppgifter om arbetsgivarnas sjuklönekostnader vidare till Försäkringskassan.

Om Skatteverket inte får in någon arbetsgivardeklaration kan de besluta om sköns-beskattning. Skatteverket fastställer då endast arbetsgivaravgiften, eftersom det saknas uppgifter om arbetsgivarens lönekostnader.

Om arbetsgivaren är en privatperson och lönen inte är avdragsgill i näringsverksamhet, så är det frivilligt att lämna uppgift om sjuklönekostnad. Om en sådan arbetsgivare vill ha ersättning för sjuklönekostnader får hen lämna en ordinarie arbetsgivardeklaration istället för den förenklade deklarationen.

Rätta uppgifter i arbetsgivardeklarationen

Enligt Skatteverkets regler kan en arbetsgivare rätta tidigare lämnade uppgifter i en arbetsgivardeklaration om lön- och sjuklönekostnader för en redovisningsperiod i upp till sex år efteråt.

En ändring av Försäkringskassans beslut om ersättning för sjuklönekostnader ska göras på samma sätt som beskrivs i 113 kap. 3–9 §§ SFB (28 § SjLL).

28 § SjLL De föreskrifter om omprövning och ändring av Försäkringskassans beslut som finns i 113 kap. 3–9 §§ socialförsäkringsbalken ska tillämpas på motsvarande sätt i fråga om

• beslut enligt 10 eller 13 §, 14 § andra meningen, 16, 17, 17 d eller 20 § eller 24 § andra stycket, samt
• beslut att inte avge yttrande enligt 27 § andra stycket. Vidare ska föreskrifterna i 113 kap. 10–17, 19, 20 och 21 §§ socialförsäkringsbalken om överklagande av Försäkringskassans eller domstolsbeslut tillämpas på motsvarande sätt i fråga om beslut enligt 10 § första stycket 2, 13 §, 14 § andra meningen, 16, 17, 17 d eller 20 § eller 24 § andra stycket. I övrigt får Försäkringskassans beslut enligt denna lag inte överklagas. Lag (2014:1476).

Handläggningen är automatiserad

Att det är en automatiserad förmån innebär att arbetsgivare inte behöver ansöka för att få ersättningen. Uppgifter om arbetsgivarens lön- och sjuklönekostnader rapporteras in i samband med arbetsgivardeklaration till Skatteverket. Dessa uppgifter överförs till Försäkringskassan och ligger till grund för beräkningen av eventuell ersättning. Systemet kompletterar, beräknar och beslutar om ersättningen maskinellt i de allra flesta ärenden.

Det finns dock några situationer när det blir aktuellt med manuell handläggning. Läs mer i om det i avsnitt 3.4.

Vem kan få ersättning?

Alla arbetsgivare – både privata och offentliga (inklusive kommuner och regioner) – kan få ersättning för sina sjuklönekostnader (prop. 2014/15:1 s.378).

Med arbetsgivare menas en fysisk eller juridisk person som ingår anställningsavtal med en arbetstagare (AD 1984 nr 141). Exempel på juridiska personer är aktiebolag, stiftelser, statliga myndigheter, kommunalförbund, kommuner och regioner. I en koncern kan det finnas flera juridiska personer som är arbetsgivare. Ett sätt att identifiera en juridisk person är att titta på dess organisationsnummer. Organisationsnummer är en identitetsbeteckning för juridiska personer på motsvarande sätt som personnummer är en identitetsbeteckning för fysiska personer.

Hur mycket ersättning får arbetsgivaren?

För att en arbetsgivare ska beviljas ersättning för höga sjuklönekostnader behöver kostnaden för sjuklön överstiga en viss andel av arbetsgivarens totala lönekostnad under samma period. Det finns ett tak för ersättningen som innebär att arbetsgivaren kan få ersättning med högst 250 000 kronor under ett kalenderår.

17 § SjLL En arbetsgivare vars kostnader för sjuklön enligt 6 §, inklusive därpå belöpande avgifter och skatt, under ett kalenderår överstiger en viss del av arbetsgivarens totala lönekostnader, inklusive därpå belöpande avgifter och skatt får, med den begränsning som följer av 17 a §, ersättning med högst 250 000 kronor för över- skjutande del av sjuklönekostnaden enligt följande. Ersättning för sjuklöne- kostnaden lämnas till den del kostnaden överstiger • 0,5 procent av den totala lönekostnaden om arbetsgivarens lönekostnad uppgår till högst 3 miljoner kronor årligen, • 0,9 procent av den totala lönekostnaden om arbetsgivarens lönekostnad överstiger 3 men inte 6 miljoner kronor årligen, • 1,2 procent av den totala lönekostnaden om arbetsgivarens lönekostnad överstiger 6 men inte 12 miljoner kronor årligen, • 1,3 procent av den totala lönekostnaden om arbetsgivarens lönekostnad överstiger 12 men inte 20 miljoner kronor årligen, och • 1,5 procent av den totala lönekostnaden om arbetsgivarens lönekostnad överstiger 20 miljoner kronor årligen.

Med avgifter och skatt enligt första stycket avses avgifter enligt socialavgiftslagen (2000:980) och lagen (1994:1920) om allmän löneavgift samt skatt enligt lagen (1990:659) om särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster.

Exempel

Arbetsgivaren har redovisat en lönekostnad på 500 000 kronor och en sjuklönekostnad på 25 000 kronor i arbetsgivardeklarationen. Arbetsgivaren får ersättning för den del av kostnaden som överstiger 0,5 procent av lönekostnaden, det vill säga 2 500 kronor (0,005 ⋅ 500 000 kronor). Ersättningen blir då 22 500 kronor (25 000 kronor − 2 500 kronor = 22 500 kronor).

Vad ingår i sjuklönekostnaden?

Med kostnader för sjuklön menas arbetsgivarens sammanlagda utgifter för en anställd som är sjukskriven. I bruttokostnaden ingår enligt 17 § SjLL följande:

• kostnader för sjuklön dag 1–14 i varje sjuklöneperiod och de anställnings-förmåner som arbetstagaren gått miste om till följd av nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom (6 § SjLL)
• arbetsgivaravgifter enligt socialavgiftslagen, inklusive allmänna löneavgifter enligt lagen om allmän löneavgift för varje sjuklöneperiod (17 § andra stycket SjLL).

Arbetsgivaren kan dock bara få ersättning för sjuklönekostnader som motsvarar 80 procent av lönen. Arbetsgivaren kan alltså inte få ersättning för högre sjuklönekostnader som grundas på kollektivavtal eller särskilda avtal mellan arbetsgivaren och den anställda (6 § SjLL).

Vad är total lönekostnad?

Den totala lönekostnaden består av

• samtliga löner, kontanta ersättningar och förmåner som arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgifter för och som har betalats ut under det kalenderår som prövningen av rätten till ersättning för sjuklönekostnader gäller (17 § SjLL och Skatteverket, Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, SKV 401)
• arbetsgivaravgifter på lönesumman enligt socialavgiftslagen (2000:980) och allmän löneavgift enligt lagen (1994:1920) om allmän löneavgift (17 § SjLL).
• skatt enligt lagen (1990:659) om särskild löneskatt på vissa förvärvsinkomster (17 § SjLL).

Vad är kontant ersättning?

Som kontanta ersättningar räknas bland annat ackordsersättning och ackords-kompensation, avgångsersättning, bonus, jour- och beredskapsersättning, provision, sammanträdesarvode och semesterersättning.

På Skatteverkets webbplats www.skatteverket.se finns information om vilka ytterligare ersättningar som räknas som kontant ersättning (Skatteverket, Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, SKV 401)

Vad är en förmån?

Som förmån räknas bland annat tjänstebil, fri bostad och ett förmånligt lån via arbetsgivaren (Skatteverket, Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, SKV 401)

3.3.1 Arbetsgivaren är skyldig att lämna uppgifter till Försäkringskassan

Det finns bestämmelser som reglerar arbetsgivarens skyldighet att lämna uppgifter till Försäkringskassan om sina kostnader för sjuklön.

17 b §, tredje stycket, SjLL En arbetsgivare som har lämnat uppgift om sin kostnad för sjuklön enligt första stycket är skyldig att på begäran lämna Försäkringskassan de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva rätten till ersättning. Om arbetsgivaren inte uppfyller begäran, kan ärendet ändå avgöras.

Enligt bestämmelsen ska arbetsgivare som har lämnat uppgift om sjuklönekostnader till Skatteverket lämna handlingar och uppgifter till Försäkringskassan som vi kan behöva för att pröva rätten till ersättning. Detta gäller när Försäkringskassan ber om att få dem. Arbetsgivare behöver därför spara sådana handlingar och uppgifter som vi kan komma att behöva. Det kan gälla uppgifter om sådant som anställdas personnummer, sjuklöneperioder, antal ersatta dagar, utbetald sjuklön och erhållen ersättning för anställda med särskilt högriskskydd (prop. 2014/15:1, s. 405).

3.4 Manuell handläggning i vissa fall

Normalt sett ska Försäkringskassan fatta beslut om ersättning enbart på grundval av uppgifter från Skatteverket och det genom ett automatiserat förfarande. Men i vissa fall kan Försäkringskassan behöva begära in uppgifter om anställdas personnummer, sjuklöneperioder, antal ersatta dagar, utbetald sjuklön och ersättning för anställda med särskilt högriskskydd (Prop. 2014/15:1, s. 405).

Det kan bli aktuellt i dessa situationer:

• efter att den årliga beräkningen är gjord och ärendet är aktuellt för fördjupad utredning
• om det saknas tillräcklig information för att fatta beslut även efter maskinell komplettering
• om arbetsgivaren ändrar tidigare uppgifter om lön- och/eller sjuklönekostnader och det medför en ny beräkning.

3.4.1 Metodstöd – utredning

Det här metodstödet beskriver den manuella handläggningen.

Du ska alltid dokumentera vad som händer i ett ärende. Dokumentationen ska ske i kronologisk följd så att ärendets gång kan följas utan svårighet även av den som inte är handläggare av ärendet.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om varför och vad som ska dokumenteras. Där finns också metodstöd för dokumentationskrav.

Syftet med utredningen är att klarlägga de faktiska förhållanden som är relevanta så att ett beslut som överensstämmer med dessa förhållanden kan fattas: ett materiellt riktigt beslut. Ett materiellt riktigt beslut är alltså ett beslut baserat på korrekt tillämpning av gällande rätt och som grundar sig på de faktiska förhållandena.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om utredningsskyldigheten.

Det är ärendet som avgör vilka uppgifter du kan behöva, och vilka uppgifter det handlar om kan variera beroende på det enskilda ärendets art. Du begär alltid uppgifterna från arbetsgivaren, och aldrig direkt från de anställda. Om du hämtar in uppgifter muntligt är det viktigt att du dokumenterar dessa.

I utredning av arbetsgivarens rätt till ersättning kan du behöva värdera och eventuellt hämta in uppgifter från arbetsgivaren om:

• Sjuklöneperiod Du kan behöva hämta in underlag från arbetsgivaren om de anställdas sjuklöneperioder och hur mycket sjuklön som har betalats ut för vilken period. Hur många dagar som är ersatta och hur mycket sjuklön som är utbetald kan du bland annat se på lönespecifikationer eller kontoutdrag. Om arbetsgivaren inte använder lönespecifikationer för sina anställda ska uppgifterna finnas i bokföringen. Du kan då ringa arbetsgivaren och be dem förklara hur de har räknat fram sjuklönen eller så kan du begära in en utskrift av de konton i huvudboken där det framgår hur sjuklönen har bokförts.

• Anställdas personnummer Du kan begära in uppgifter om arbetsgivarens anställda och deras personnummer. När du har fått personnummer på de anställda som har fått sjuklön kan du titta i TP-systemet för att kontrollera om den anställda även har fått ersättning från socialförsäkringen under samma period som den angivna sjuklöneperioden, till exempel tillfällig föräldrapenning.

  Du kan också kontrollera om den anställda har en fastställd sjukpenninggrundande inkomst (SGI) och om den verkar stämma överens med den angivna månadslönen. Om den anställda saknar SGI kan du kontrollera den anställdas bruttolön för att värdera om den verkar stämma överens med lönespecifikationerna.

• Sjuklönekostnaden är 80 procent av lönen En del arbetsgivare har kollektivavtal eller särskilda avtal som innebär att den anställda får högre ersättning än 80 procent av lönen under sjuklöneperioden. Dock kan arbetsgivaren endast få ersättning motsvarande 80 procent av lönen. Se avsnitt 3.3.1.

• Antal ersatta dagar Arbetsgivarens sjuklöneperiod är 14 kalenderdagar varav det oftast är tio sjuklönedagar. I normalfallet ska arbetsgivaren göra ett karensavdrag som motsvarar en sjukdag. Du kan kontrollera att arbetsgivaren har gjort karensavdrag och att det stämmer att arbetsgivaren har betalat ut sjuklön för nio dagar under sjuklöneperiodens 14 dagar.

Om du behöver mer information

Om ovanstående uppgifter inte skulle vara tillräckliga, kan du vid behov söka information för att se fler uppgifter om arbetsgivaren på

• www.allabolag.se
• www.merinfo.se
• www.proff.se
• www.bolagsverket.se

Du kan till exempel söka information om hur många anställda arbetsgivaren har för att bedöma om de lön- och sjuklönekostnader arbetsgivaren har angett verkar stämma överens med antalet anställda.

Du kan även

• kontrollera vilken sjuklönekostnad eller lönekostnad arbetsgivaren har under fliken Skatteverket i Hapo
• titta på arbetsgivarens historik av tidigare ärenden om sådana finns (har ärendet utretts manuellt eller av kontrollutredare tidigare)
• be om information om arbetsuppgifter och anställningsbevis för att se om det har funnits ett arbete att avstå ifrån hos arbetsgivaren.

Om adress till arbetsgivaren saknas

Om det saknas adress till arbetsgivaren kan du i första hand söka efter adressen på till exempel www.bolagsverket.se, www.allabolag.se, www.merinfo.se och www.hitta.se med flera.

I andra hand kan du skicka en fråga till Skatteverket med arbetsgivarens organisationsnummer och be om adress till företaget via e-post till [email protected]

Kontrollutredning

Om du misstänker att en arbetsgivare har fått eller kan komma att få ersättning på felaktiga grunder därför att den medvetet har lämnat fel uppgifter eller låtit bli att anmäla ändrade förhållanden, ska du lämna en impuls till kontrollutredning.

Du ska inte lämna en impuls om du bedömer att arbetsgivaren gett en trovärdig förklaring till varför de lämnade uppgifterna är felaktiga eller att han eller hon av misstag lämnat felaktiga uppgifter.

Läs mer

Läs mer i riktlinjer (2009:9) Överlämnande av impulser till kontrollutredning och till andra myndigheter samt beslut i samband med kontrollutredning

Komplettering

Om du behöver uppgifter från arbetsgivaren för att kunna fatta beslut i ärendet ska du begära dem från arbetsgivaren. En komplettering kan vara antingen muntlig eller skriftlig. Vid muntlig komplettering dokumenterar du uppgifterna i journal.

Vad händer om uppgifterna inte kommer in?

Om arbetsgivaren inte svarar på begäran av komplettering ska du skicka en påminnelse. Om arbetsgivaren inte lämnar uppgifterna trots påminnelse kan du fatta beslut utifrån de uppgifter du har i ärendet.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om hur du kompletterar ett ärende.

3.4.2 Metodstöd – fatta beslut

I det här avsnittet beskrivs hur du fattar beslut. Vanligtvis finns inte något bedömningsutrymme, eftersom du fattar beslut om ersättning utifrån kriteriet att arbetsgivarens sjuklönekostnad överstiger en viss andel av lönekostnaden.

När du har värderat och granskat alla uppgifter och bedömer att du har tillräckligt med beslutsunderlag för att göra en beräkning av rätten till ersättning ska du fatta ett beslut. Du dokumenterar ställningstagandet i journalen. Du ska alltid skicka ett skriftligt beslut till arbetsgivaren oavsett om det är avslag eller bifall.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om dokumentation. I riktlinjerna (2005:14) Att skriva kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan kan du läsa mer om hur breven ska vara utformade och vad de behöver innehålla.

Kommunicering

Om du ska fatta ett negativt beslut och det grundas på uppgifter som arbetsgivaren själv har lämnat behöver du inte kommunicera underlaget till arbetsgivaren.

Om du avser att fatta ett negativt beslut och uppgifterna som ligger till grund för beslutet inte kommer från arbetsgivaren själv, behöver du kommunicera uppgifterna till arbetsgivaren innan beslut fattas. I kommuniceringen är det viktigt att det tydligt framgår vilket underlag som hen har möjlighet att yttra sig över och det ska framgå vilka uppgifter eller handlingar och andra dokument som beslutet kommer att grundas på.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om kommunicering. Där finns också ett metodstöd för hur kommunicering går till och vad man ska ta hänsyn till i olika situationer. I riktlinjerna (2005:14) Att skriva kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan kan du läsa om hur breven ska vara utformade och vad de behöver innehålla.

Beslut om ändring

Om uppgifterna i ärendet visar att tidigare beslut ska ändras skriver du en motivering i journalen om varför beslutet ska ändras och förbereder ett beslutsbrev. Därefter lämnar du ärendet till en specialist som fattar beslut om ändringen. När specialisten har fattat beslutet och även skickat beslutsbrevet får du tillbaka ärendet och verkställer det.

Läs mer

Du kan läsa mer om rättelse och ändring i vägledning (2018:1) Rättelse och ändring av beslut enligt socialförsäkringsbalken och förvaltningslagen.

Återkrav

Om ersättning har betalts ut felaktigt och beloppet är lägre än 2 000 kronor före skatteavdrag ska ingen återkravsutredning göras. Om beloppet är högre än 2 000 kronor lämnar du impuls till handläggare för återkrav. Se produktionsprocess 2017:01 Återbetalning.

3.5 Årlig beräkning av ersättning för höga sjuklönekostnader

Försäkringskassan ska efter kalenderårets slut beräkna om arbetsgivare har rätt till ersättning för sjuklönekostnader för föregående år. Beräkningen görs maskinellt, och beslutsbreven skickas ut maskinellt till arbetsgivarna.

17 b §, andra stycket, SjLL Försäkringskassan ska fatta beslut om ersättning för kostnader för sjuklön enligt 17 § efter kalenderårets utgång och beräkna ersättningens storlek med ledning av uppgifter från Skatteverket.

Uppgifter om sjuklönekostnader rapporteras in i arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Dessa uppgifter överförs till Försäkringskassan och ligger till grund för beräkning av eventuell ersättning. Efter kalenderårets slut ska Försäkringskassan

• beräkna ersättningens storlek utifrån de uppgifter som arbetsgivaren lämnat till Skatteverket.
• fatta beslut om arbetsgivarens rätt till ersättning för sjuklönekostnader.

Efter Försäkringskassans automatiserade handläggning och beslut är det Skatteverket som krediterar ersättningen på arbetsgivarens skattekonto.

3.6 Samordning med särskilt högriskskydd

Om en arbetsgivare också får ersättning från det särskilda högriskskyddet samordnas ersättningarna genom att det belopp som betalats ut från högriskskyddet dras av från ersättningen för sjuklönekostnader (prop. 2014/15:1 s. 378).

Det finns alltså en minskningsregel som ska användas när Försäkringskassan betalat ut ersättning från det särskilda högriskskyddet under kalenderåret. Samordning med särskilt högriskskydd sker genom att systemet kontrollerar om arbetsgivaren har fått ersättning utbetald för särskilt högriskskydd under det aktuella året i samband med den årliga beräkningen.

17 a § SjLL Ersättning enligt 17 § ska minskas med det belopp Försäkringskassan har betalat ut till en arbetsgivare enligt 16 §, om utbetalningen har gjorts under det kalenderår som ersättningen enligt 17 § avser.

Samordningen innebär att ersättning från det särskilda högriskskyddet ska dras av från ersättningen för sjuklönekostnader – under förutsättning att högriskskyddet har betalats under samma kalenderår som ersättningen för sjuklönekostnader gäller. Det är alltså tidpunkten för utbetalningen av det särskilda högriskskyddet som avgör om avdrag ska göras, och det behöver inte utredas vilken period som högriskskyddet gäller under kalenderåret.

Ett eventuellt avdrag ska göras först när det har konstaterats att sjuklönekostnaderna är så höga att arbetsgivaren har rätt till ersättning för sjuklönekostnader.

Eftersom arbetsgivare kan få ersättning med högst 250 000 kronor per kalenderår, ska ett eventuellt avdrag för ersättningen från det särskilda högriskskyddet göras med utgångspunkt från detta belopp.

3.7 Uppgifter till Skatteverket om ersättning för sjuklönekostnader

När Försäkringskassan har beräknat ersättningens storlek och beviljat ersättning, ska vi lämna uppgifter om beslutad ersättning till Skatteverket.

17 c § SjLL När Försäkringskassan har beviljat ersättning enligt 17 § ska Försäkringskassan lämna Skatteverket de uppgifter som behövs för kreditering på arbetsgivarens skattekonto, oavsett om sekretess gäller. Uppgifterna får lämnas på medium för automatiserad behandling. Ersättningen ska tillgodoföras enligt lagen (2014:1475) om kreditering på skattekonto av ersättning för sjuklönekostnader.

Försäkringskassan ska skicka ett elektroniskt meddelande till Skatteverket när arbetsgivaren har beviljats ersättning. Skatteverket krediterar därefter arbetsgivarens skattekonto.

3.8 Förskott på ersättning för sjuklönekostnader

Arbetsgivare kan ansöka om ersättning för höga sjuklönekostnader i förskott om de redan har haft kostnader för sjuklön under kalenderåret och dessutom kan antas uppfylla villkoren för rätt till ersättning.

17 d § SjLL Försäkringskassan beslutar om förskott på ersättning enligt 17 § efter ansökan av en arbetsgivare. Bestämmelserna i 17 c § ska tillämpas på motsvarande sätt på förskott.

1 § förordningen (2010:425) om ersättning för kostnader för sjuklön Ansökan om förskott enligt 4 § ersättning för sjuklönekostnader enligt 17 § lagen (1991:1047) om sjuklön ska göras skriftligen hos Försäkringskassan. Ansökan ska göras på blankett som fastställs av Försäkringskassan.

Ansökan om förskott ska göras skriftligen på en fastställd blankett. På ansökan ska arbetsgivaren ange summan av lönekostnader och arbetsgivaravgifter som de beräknar att företaget kommer att ha för hela kalenderåret. Uppgiften om sjuklönekostnader hämtar Försäkringskassan från Skatteverket.

3.8.1 Arbetsgivares uppgiftsskyldighet vid ansökan om förskott

En arbetsgivare som ansöker om förskott ska på begäran lämna de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva rätten till ersättning.

2 § förordningen (2010:425) En arbetsgivare som ansöker om förskott enligt 4 § är skyldig att på begäran lämna Försäkringskassan de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva rätten till ersättning. Om arbetsgivaren inte lämnar in de handlingar eller uppgifter som följer av första stycket, ska denne ges tillfälle att inom viss tid komplettera ärendet om ersättning. Om arbetsgivaren inte följer en uppmaning att lämna kompletterande handlingar eller uppgifter, får ärendet ändå avgöras.

3.8.2 Beslut om förskott

4 § förordningen (2010:425) En arbetsgivare som redan före ett kalenderårs utgång kan antas uppfylla villkoren för rätt till ersättning enligt 17 § lagen (1991:1047) om sjuklön kan efter ansökan få förskott på den del av ersättningen som arbetsgivaren redan kan ha rätt till. Försäkringskassan får vid bedömningen av om villkoren för ersättning i förskott är uppfyllda uppskatta arbetsgivarens årliga lönekostnad. Om en arbetsgivare har fått ersättning i förskott, får Försäkringskassan pröva en ny ansökan om förskott tidigast efter tre månader, räknat från den dag då förra ansökan kom in till myndigheten.

När Försäkringskassan ska fatta beslut om rätt till ersättning i förskott behöver vi göra en uppskattning av arbetsgivarens årliga lönekostnad för att kunna bedöma om de uppfyller villkoren för att ha rätt till ersättning.

När arbetsgivare beviljas ersättning i förskott skickar Försäkringskassan ett elektroniskt meddelande till Skatteverket. Skatteverket krediterar därefter arbetsgivarens skattekonto.

3.8.3 Slutavräkning

Försäkringskassan ska göra en slutavräkning för de arbetsgivare som beviljats förskott föregående kalenderår.

5 § förordningen (2010:425) Om en arbetsgivare har tillgodoförts ersättning i förskott, ska Försäkringskassan göra en slutavräkning året efter det år som förskottet avser. En arbetsgivare som har tillgodoförts ersättning i förskott är återbetalningsskyldig om ersättningen har tillgodoförts med för högt belopp. Försäkringskassan ska i ett sådant fall besluta att kräva tillbaka vad som har tillgodoförts för mycket. Om ersättning har tillgodoförts med för lågt belopp, ska Försäkringskassan bevilja ersättning för mellanskillnaden.

Slutavräkningen ska göras året efter det kalenderår som förskottet gäller.

En arbetsgivare som har fått för mycket ersättning i förskott är skyldig att betala tillbaka ersättningen. I 6–8 §§ förordningen (2010:425) finns regler om dröjsmålsränta, eftergift och kvittning.

Om det visar sig att arbetsgivaren har fått för lite ersättning, ska Försäkringskassan kreditera resterande ersättning som arbetsgivaren har rätt till.

3.8.4 Metodstöd – manuell handläggning av förskott

När du ska bedöma om en arbetsgivare har rätt till ersättning i förskott behöver du göra en uppskattning av arbetsgivarens årliga lönekostnad för att kunna avgöra om de uppfyller villkoren för att ha rätt till ersättning.

Ansökningar om förskott hanteras i normalfallet maskinellt, men det finns vissa situationer när de behöver handläggas manuellt. Det gäller

• om systemet inte kan tolka uppgiften om uppskattad lönekostnad på ansökan om förskott
• om arbetsgivaren ansöker om förskott igen inom tre månader sedan senaste ansökan.

Om systemet inte kan tolka den uppskattade lönekostnaden

Om systemet inte har kunnat tolka den uppskattade lönekostnaden behöver du granska ansökan manuellt. Om uppgiften om uppskattad lönekostnad finns i ärendet registrerar du lönekostnaden i systemet.

Om den uppskattade lönekostnaden inte finns i ärendet behöver du hämta in uppgifter från arbetsgivaren.

Om arbetsgivaren inte lämnar de begärda uppgifterna

Om arbetsgivaren inte lämnar de begärda handlingarna ska du skicka en påminnelse. Lämnar arbetsgivaren ändå inte de begärda handlingarna, kan du fatta beslut utifrån de uppgifter som finns i ärendet.

Om arbetsgivaren ansöker om förskott igen inom tre månader sedan senaste ansökan

Om en arbetsgivare har fått ersättning i förskott, får Försäkringskassan pröva en ny ansökan om förskott tidigast efter tre månader räknat från den dag då förra ansökan kom in till Försäkringskassan. Det innebär att om ansökan kommer in inom tre månader sedan senaste ansökan så ska den avvisas.

Granska svar på komplettering

Granska och värdera uppgifterna eller underlaget som har kommit in efter begäran om komplettering. Ta därefter ställning till om du behöver begära in ytterligare underlag eller om ärendet är klart för beräkning inför beslut.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om komplettering och om att avvisa en ansökan.

Särskilt om återkrav vid förskott

Det finns ett undantag i återbetalningsprocessen för ersättning för höga sjuklönekostnader i förskott. Undantaget innebär att du ska starta en återkravsutredning i ärenden om förskott även om beloppet är under 2 000 kronor före skatt. Se produktionsprocess 2017:01.