3 Bidrag till anordnare för köp av medicinsk service

Det här kapitlet handlar om hur Försäkringskassan handlägger ansökan om bidrag till anordnare för köp av medicinsk service och vad som gäller för att bidrag ska kunna beviljas.

3.1 Ansökan

9 § förordningen (2017:117) En ansökan om bidrag ska göras skriftligen hos Försäkringskassan […]. Ansökan ska vara egenhändigt undertecknad av en behörig företrädare för sökanden. I ansökan ska sökanden intyga att de uppgifter som lämnas där är riktiga.

Ansökan om bidrag ska vara skriftlig. Kravet på egenhändig underskrift och intygande att uppgifterna som lämnas i ansökan är riktiga utesluter inte att det i vissa fall går att komplettera ansökan muntligt. Att den sökande ska intyga att uppgifterna i ansökan är riktiga innebär att det i vissa fall kan bli aktuellt med straffansvar om uppgifterna visar sig vara oriktiga.

7 § förordningen (2017:117) Bidrag lämnas till en anordnare av företagshälsovård som har godkänts av Försäkringskassan enligt 8 § förordningen (2014:67) om bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för återgång i arbete.

Enligt förordningen (2017:117) är det anordnare av företagshälsovård som kan ansöka om bidraget. För att en anordnare ska kunna beviljas bidrag krävs att anordnaren är godkänd av Försäkringskassan. Se kapitel 4 om godkända anordnare.

3.1.1 När ska ansökan göras?

9 § förordningen (2017:117) En ansökan om bidrag ska göras […] hos Försäkringskassan och ska ha kommit in till myndigheten senast den 1 februari i fråga om tjänster som har utförts under föregående år.

Ansökan om bidrag ska ha kommit in till Försäkringskassan senast den 1 februari året efter det år som tjänster har utförts. Om den 1 februari infaller på en lördag eller söndag ska ansökan ha kommit in till Försäkringskassan senast nästkommande arbetsdag (2 § lag [1930:173] om beräkning av lagstadgad tid).

3.2 Ansökans innehåll

11 § förordningen (2017:117) I ansökan om bidrag ska anordnaren

• ange vilken vårdgivare som utfört tjänsten, och
• styrka det belopp som anordnaren har betalat för tjänsten.

I 11 § förordningen (2017:117) anges vad en ansökan om bidrag ska innehålla. Bestämmelsen innebär bland annat att anordnaren måste styrka att det är den som har betalat, vilket belopp som har betalts och vilken tjänst det gäller.

Uppräkningen i 11 § förordningen är inte uttömmande när det gäller vilka uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna handlägga ansökan, till exempel behövs även uppgifter om anordnaren.

3.2.1 Metodstöd – ansökans innehåll

Du ska granska innehållet i ansökan. Ansökan ska vara undertecknad av en behörig företrädare och innehålla de uppgifter som efterfrågas i Försäkringskassans ansökningsblankett om

• anordnaren
• period och kostnader av medicinsk service
• kontouppgifter
• antal anslutna anställda vid två tillfällen per kalenderår.
  • För perioden 1 januari–30 juni ska anordnaren ange antal anslutna anställda den 1 januari.
  • För perioden 1 juli–31 december ska anordnaren ange antal anslutna anställda den 1 juli.

Med anledning av att antalet anställda kan variera under ett kalenderår ska redovisning av antalet anslutna anställda göras vid två tillfällen per år. Redovisningen blir härigenom mindre tidskrävande för anordnaren.

Anordnaren ska bifoga underlag som styrker kostnaderna för köpet av medicinsk service. Kostnadsunderlagen kan se olika ut beroende på avtal mellan anordnare och leverantör. Det kan till exempel vara en kopia av en faktura och fakturaunderlag.

När det gäller ansökningar om bidrag till anordnare kan man i normalfallet anta att det är behörig företrädare som undertecknat ansökan och det behöver då inte kontrolleras särskilt. Det går inte att generellt definiera vem som är behörig företrädare eftersom det skiljer sig åt mellan olika organisationsformer. Om det finns anledning att misstänka att den som har skrivit under inte är behörig företrädare ska du utreda frågan. Bolagsverket har uppgift om vilka som tecknar firman i ett aktiebolag, handelsbolag och kommanditbolag. Se vidare www.bolagsverket.se. Om någon eller några av uppgifterna saknas ska du komplettera ansökan. Läs mer i avsnitt M 3.3.1.

Nyckelkontroll – formkrav för ansökan

Du har kontrollerat att ansökan har underskrift. Om ansökan inte är underskriven har du gett anordnaren möjlighet att komplettera med underskrift på en kopia av ansökan. Om du har fått en impuls eller vid misstanke om att ansökan inte är underskriven av behörig företrädare har du utrett det. Du har dokumenterat ditt ställningstagande i journal.

3.3 Anordnare har skyldighet att lämna uppgifter till Försäkringskassan

Förordningen (2017:117) 10 § En sökande är skyldig att på begäran lämna Försäkringskassan de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva ansökan. 12 § Om sökanden inte lämnar in de handlingar eller uppgifter som följer av 10 eller 11 §, ska denne ges tillfälle att inom viss tid komplettera ansökan.

I 10 § förordningen (2017:117) finns ett allmänt krav på anordnaren att komma in med de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva ansökan. Om anordnaren inte kommer in med dessa handlingar eller uppgifter, eller det som ska anges vid ansökan enligt 11 §, ska den ges möjlighet att komplettera ansökan.

3.3.1 Metodstöd – komplettering

Om du behöver uppgifter från anordnaren för att kunna fatta beslut i ärendet ska du begära de uppgifter som saknas. Kontakta i första hand anordnaren via telefon när du behöver komplettera en ansökan. Vid muntlig komplettering ska du dokumentera uppgifterna i journal.

I andra hand skickar du en skriftlig begäran om komplettering via brev. När underskrift eller kontouppgift saknas ska kompletteringen alltid göras via brev. Originalansökan får aldrig skickas tillbaka vid komplettering eftersom det är en inkommen handling. Om underskrift saknas skickar du i stället en kopia av ansökan för underskrift.

När du kompletterar skriftligt ska du normalt ta hänsyn till postgången (tre arbetsdagar) och ge den sökande tio kalenderdagar för att lämna svar.

När kompletteringen kommer in värderar du uppgifterna i underlaget och tar ställning till om underlaget är komplett.

Vad händer om uppgifterna inte kommer in?

Om anordnaren inte svarar på begäran av komplettering ska du skicka en påminnelse. Om anordnaren inte lämnar uppgifterna trots påminnelse kan du fatta beslut utifrån de uppgifter du har i ärendet.

Om du inte fått in någon underskrift av en behörig företrädare ska ansökan avvisas. Läs mer i M.3.7.1.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om hur du kompletterar ett ärende.

3.4 Anslagspost för bidrag för köp av medicinsk service

För varje kalenderår avsätter riksdagen ett visst belopp för bidrag till anordnare för köp av medicinsk service. Beloppet framgår av Försäkringskassans regleringsbrev. Om medel för bidragen tar slut innan kalenderåret är slut kan Försäkringskassan inte betala ut mer bidrag, utan anordnaren ska då få avslag på sin ansökan på grund av att det saknas medel.

13 § förordningen (2017:117) Försäkringskassan fattar löpande beslut om utbetalning av bidrag till anordnare. Om tillgängliga medel inte räcker till, ska Försäkringskassan göra en proportionell fördelning av medlen mellan de ansökningar som inte redan tilldelats bidrag. […]

I 13 § förordningen (2017:117) är det reglerat hur medlen ska fördelas om tillgängliga medel tar slut under ett kalenderår. Beloppet som finns kvar den dagen medlen tar slut fördelas proportionellt mellan de ansökningar som kommer in den dagen.

3.5 Villkor för bidrag

Förordningen (2017:117) 1 § I denna förordning finns bestämmelser om bidrag till en anordnare av företagshälsovård för dennes kostnader för köp av medicinsk service från offentliga eller privata vårdgivare. Med medicinsk service avses undersökning och analys inom laboratoriemedicin, radiologi samt klinisk fysiologi som utgör ett led i bedömningen av en anställds arbetsförmåga. 2 § Syftet med bidraget är att förebygga sjukfall respektive att vid sjukfall öka arbetstagares möjligheter att återgå i arbete. Detta ska uppnås genom att bidrag lämnas för företagshälsovårdens kostnader för köp av sådan medicinsk service som ingår som ett led i bedömningen av en arbetstagares arbetsförmåga. 8 § […] Kostnader för medicinsk service i samband med allmän hälsokontroll ersätts inte.

För att en anordnare ska kunna få bidrag krävs att anordnaren är godkänd av Försäkringskassan. Se kapitel 4.

En anordnare kan få bidrag för medicinsk service som är köpt av offentliga och privata vårdgivare. Med medicinsk service avses undersökningar och analyser inom laboratoriemedicin, radiologi och klinisk fysiologi som utgör ett led i bedömningen av en anställds arbetsförmåga. Medicinsk service i samband med allmänna hälsokontroller ingår inte i bidrag för medicinsk service.

8 § förordningen (2017:117) Bidrag lämnas för anordnarens kostnader för köp av tjänster i form av medicinsk service av en offentlig eller en privat vårdgivare. Bidrag lämnas för ett kalenderår med högst ett belopp som motsvarar antalet anslutna anställda till anordnaren multiplicerat med ett belopp om 100 kronor. […]

För att en anordnare ska kunna få bidrag måste anordnaren haft kostnader för medicinsk service. De kan högst få bidrag med ett totalt belopp motsvarande 100 kronor per ansluten anställd och kalenderår.

3.5.1 Metodstöd – granska att villkoren är uppfyllda

Har ansökan kommit in i rätt tid?

Ansökan om bidrag ska komma in till Försäkringskassan senast den 1 februari året efter det år som tjänsten av medicinsk service har utförts. Om den 1 februari infaller på en lördag eller söndag ska ansökan ha kommit in till Försäkringskassan senast nästkommande arbetsdag.

Om ansökan har kommit in för sent ska den avvisas. Läs mer i avsnitt M 3.7.1.

Nyckelkontroll – ansökan i rätt tid

Du har tagit ställning till att ansökan om medicinsk service har kommit in i rätt tid genom att du har kontrollerat ankomststämpel på ansökan samt när tjänsten är utförd. Du har dokumenterat ditt ställningstagande i journal.

Är anordnaren godkänd av Försäkringskassan?

Kontrollera att anordnaren är godkänd av Försäkringskassan i Försäkringskassans register för godkända anordnare. Kontrollera även från vilket datum anordnaren är godkänd och att tjänsten för medicinsk service har utförts efter godkännandet.

Om anordnaren inte är godkänd ska du avslå ansökan, läs mer i avsnitt M 3.7.1.

Nyckelkontroll – godkänd anordnare

Du har kontrollerat att anordnaren är godkänd. Vid impuls om att en godkänd anordnare eventuellt inte längre uppfyller villkoren för att vara godkänd har du lämnat impuls till utsedd handläggare för att utreda det. Du dokumenterar ditt ställningstagande i journal.

Finns det bidrag kvar?

Du kontrollerar i Försäkringskassans register för medicinsk service hur mycket av anslaget för bidrag för medicinsk service som är kvar för kalenderåret.

Om det inte finns bidrag kvar för kalenderåret avslår du ansökan. Läs mer i avsnitt M 3.7.1.

Nyckelkontroll – bidrag kvar för året

Du har kontrollerat att det finns bidrag kvar för året och dokumenterat det i journal.

Finns bidrag kvar för den som ansöker?

Du kontrollerar hur mycket anordnaren har beviljats tidigare under kalenderåret och att det finns bidrag kvar för anordnaren att söka. För att kontrollera att anordnaren har bidrag kvar att få multiplicerar du antalet anslutna anställda hos anordnaren med 100 kronor. Om anordnaren inte har bidrag kvar att få avslår du ansökan. Läs mer i avsnitt M 3.7.1.

Nyckelkontroll – bidragets storlek

Du har kontrollerat att anordnaren har kvar bidrag att beviljas för kalenderåret och inte har uppnått sitt maxbelopp. I fall bidraget håller på att ta slut för kalenderåret har det gjorts en proportionell fördelning mellan ansökningarna. Kontrollbeviset är att beräkningsunderlag läggs i akten.

Gäller kostnaden medicinsk service?

Kontrollera att

• uppgifter om period och kostnader för medicinsk service på ansökan stämmer överens med underlaget som styrker kostnaderna
• underlagen som styrker kostnaderna är från en vårdgivare
• det på kostnadsunderlaget framgår att kostnaderna avser undersökning och analys inom laboratoriemedicin, radiologi eller klinisk fysiologi
• kostnadsunderlaget inte innehåller kostnader för allmänna hälsokontroller.

Om kostnaden inte gäller medicinsk service avslår du ansökan, läs mer i avsnitt M 3.7.1.

Nyckelkontroll – kostnader för medicinsk service

Du har kontrollerat att underlaget avser sådan medicinsk service som kan ersättas och dokumenterat ditt ställningstagande i journal.

I de fall ansökan om medicinsk service avser stora belopp och anordnaren gjort en egen sammanställning av kostnaderna, ska stickprovskontroller göras för att säkerställa att kostnaderna avser medicinsk service. Vid stickprovskontroll begärs underlag in på ett urval av de angivna kostnaderna i sammanställningen som ska visa att de avser kostnader för medicinsk service. Kontroll av bidrag kan även göras vid mindre belopp om du misstänker att det riskerar att bli en felaktig utbetalning.

Om bidrag har betalats ut felaktigt till anordnaren kan det vara aktuellt med återkrav. Läs mer om återkrav i avsnitt 6.1.

3.6 Kommunicering

Om du ska fatta ett negativt beslut och det grundas på uppgifter som anordnaren själv har lämnat behöver du inte kommunicera underlaget till anordnaren.

Om du avser att fatta ett negativt beslut och uppgifterna som ligger till grund för beslutet inte kommer från anordnaren själv, behöver du kommunicera uppgifterna till anordnaren innan beslut fattas. I kommuniceringen är det viktigt att det tydligt framgår vilket underlag som hen har möjlighet att yttra sig över och det ska framgå vilka uppgifter eller handlingar och andra dokument som beslutet kommer att grundas på.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om kommunicering. Där finns också ett metodstöd för hur kommunicering går till och vad man ska ta hänsyn till i olika situationer.

I riktlinjerna (2005:14) Att skriva kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan kan du läsa om hur breven ska vara utformade och vad de behöver innehålla.

3.7 Beslut och utbetalning

13 § förordningen (2017:117) Försäkringskassan fattar löpande beslut om utbetalning av bidrag till anordnare. […] Bidrag betalas ut i efterskott för varje kalenderår.

Beslutet kan vara att bevilja, avslå, avskriva eller avvisa ansökan. Beslutet kan också vara en kombination, till exempel att ansökan beviljas till viss del och avslås till en annan del.

Läs mer

I Försäkringskassans vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om beslut.

Försäkringskassan fattar löpande beslut om bidrag till anordnare men bidraget betalas ut i efterskott för varje kalenderår. Det innebär att du vid ett helt eller delvis bifall skickar ett förhandsbesked och meddelar anordnaren som har ansökt om bidrag att de kommer att beviljas bidrag och att utbetalningen kommer att ske under första kvartalet nästkommande år.

3.7.1 Metodstöd – beslut

Beviljande

Beslut om att bevilja bidrag för medicinsk service fattas genom att du dokumenterar beslutet i journalen. Därefter skickar du ett förhandsbesked till anordnaren med vilket belopp som kommer att betalas ut året efter.

När utbetalningen ska ske nästkommande år skickas utbetalningsunderlaget till Verksamhetsstöd Försäkringsekonomi. Se avsnitt 3.7.3.

Avslag

Du ska fatta beslut om avslag om

• anslaget för medicinsk service är slut för året
• medel för anordnaren är slut
• anordnaren inte är godkänd
• kostnaden inte gäller medicinsk service enligt kraven i förordningen (2017:117)
• kompletteringar inte kommit in när tiden har gått ut där anordnaren senast skulle kommit in med uppgifter.

Dokumentera och motivera beslutet i beslutsbrevet.

Ta ställning till om det finns uppgifter som ska kommuniceras innan du fattar ett avslagsbeslut. Se avsnitt 3.6.

Avvisning

Om ansökan kommer in för sent, det vill säga efter sista ansökningsdagen, ska ansökan avvisas. Ansökan ska också avvisas när underskrift saknas på ansökan och anordnaren inte har kommit in med underskriften trots att du har skickat en begäran om komplettering.

Avskrivning

Om anordnaren väljer att återkalla sin ansökan om bidrag ska avskrivning av ansökan göras.

Läs mer

I vägledning (2004:7) kan du läsa mer om att avvisa och avskriva ansökningar.

3.7.2 Metodstöd – registrera uppgifter om anordnare

Registrera följande uppgifter om anordnaren i Försäkringskassans register:

• namn på anordnare
• anordnarens organisationsnummer
• antal anslutna anställda
• kostnader för medicinsk service
• belopp.

För att säkerställa att anordnaren inte får mer utbetalt än maxbeloppet, det vill säga 100 kronor per ansluten anställd per kalenderår, måste bidraget för en anordnare ackumuleras vid varje beslut. Bidraget registreras, ackumuleras och följs upp i Försäkringskassans register över bidrag för medicinsk service.

3.7.3 Metodstöd – utbetalning och attest

Bidrag för medicinsk service betalas ut i efterskott efter varje kalenderår.

Efter kalenderårets slut ska du räkna ihop alla belopp på förhandsbeslut för varje anordnare. Du fyller därefter i beloppet som anordnaren ska beviljas på ett betalningsunderlag (FK8331). Underlaget för utbetalning ska attesteras.

Läs mer

I riktlinjer (2017:10) för delegation och attest av försäkringsutbetalningar kan du läsa mer om attest.

Efter attest skickas betalningsunderlaget till Verksamhetsstöd Försäkringsekonomi för utbetalning.

Arkivera sedan ansökan, bilagor och journal.

Nyckelkontroll – attest

Attest görs för att säkerställa att underlaget för verkställande av utbetalning är korrekt och attesten ska utföras av lägst enhetschef eller den person som enhetschefen utser. Som attestant har du kontrollerat att det belopp som anges överensstämmer med det fattade beslutet samt att kontonummer stämmer med uppgifter i ärendet. Du har dokumenterat i journal att attest har gjorts och en kopia av underlaget för verkställighet har bifogats i akten.