2 Bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd

Det här kapitlet handlar om hur Försäkringskassan handlägger ansökan om arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd och vad som gäller för att ansökan om bidrag ska kunna beviljas.

2.1 Ansökan

9 § förordningen (2014:67) om bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för återgång i arbete En ansökan om […] bidrag ska göras skriftligen hos Försäkringskassan. Ansökan ska vara egenhändigt undertecknad av en behörig företrädare för sökanden. I ansökan ska sökanden intyga att de uppgifter som lämnas där är riktiga.

Ansökan om bidrag ska vara skriftlig och göras på en fastställd blankett (2 § Försäkringskassans föreskrifter [FKFS 2014:1] om bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för återgång i arbete). Ansökan om bidrag kan även göras digitalt via Försäkringskassans e-tjänst för arbetsgivare.

Kravet på egenhändig underskrift och intygande att uppgifterna som lämnas i ansökan är riktiga utesluter inte att det i vissa fall går att komplettera ansökan muntligt. Att den sökande ska intyga att uppgifterna i ansökan är riktiga innebär att det i vissa fall kan bli aktuellt med straffansvar om uppgifterna visar sig vara oriktiga.

Enligt förordningen är det arbetsgivare som kan ansöka om bidraget. En arbetsgivare kan både vara en fysisk eller juridisk person som har en eller flera arbetstagare. Exempel på juridiska personer som kan vara arbetsgivare är aktiebolag, stiftelser, statliga myndigheter, kommunalförbund, kommuner och regioner.

I en koncern kan det finnas flera juridiska personer som är arbetsgivare. Rätten att ansöka om bidrag påverkas i normalfallet inte av att en juridisk person, som är en arbetsgivare, ingår i en koncern. Ett sätt att identifiera en juridisk person är att titta på dess organisationsnummer. Organisationsnummer är en identitetsbeteckning för juridiska personer på motsvarande sätt som personnummer är en identitetsbeteckning för fysiska personer.

Arbetsgivare kan ansöka om bidrag både för arbetstagare med tidsbegränsad anställning och för arbetstagare med tillsvidareanställning. Det finns ingen definition av begreppet arbetstagare i förordningen. Vid tveksamhet kan ledning hämtas från arbetsrätten. Ibland kan det uppstå fråga om en person verkligen är arbetstagare eller om han eller hon ska ses som en uppdragstagare. En helhetsbedömning måste då göras utifrån avtalet mellan parterna och övriga omständigheter i det enskilda fallet.

2.1.1 När ska ansökan göras?

13 § förordningen (2014:67) Ansökan om bidrag ska ha kommit in till Försäkringskassan senast den 1 februari avseende tjänster som utförts under föregående år.

Ansökan måste ha kommit in till Försäkringskassan senast den 1 februari året efter det år som en insats utfördes. Om den 1 februari infaller på en lördag eller söndag ska ansökan ha kommit in till Försäkringskassan senast nästkommande arbetsdag (2 § lag [1930:173] om beräkning av lagstadgad tid).

2.2 Ansökans innehåll

11 § förordningen (2014:67) I ansökan om bidrag ska arbetsgivaren

• ange vilken anordnare som har utfört tjänsten,
• ange den arbetstagare för vilken en tjänst i form av ett arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd har utförts, och
• styrka det belopp som arbetsgivaren har betalat för tjänsten.

I 11 § förordningen (2014:67) anges vad en ansökan om bidrag ska innehålla. Bestämmelsen innebär bland annat att arbetsgivaren måste styrka att det är den som har betalat, vilket belopp som har betalats och vilken tjänst det gäller.

Uppräkningen i 11 § förordningen är inte uttömmande när det gäller vilka uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna handlägga en ansökan. Det behövs till exempel även uppgifter om arbetsgivaren.

2.2.1 Metodstöd – ansökans innehåll

Du ska granska innehållet i ansökan. Ansökan ska vara fysiskt undertecknad eller signerad i e-tjänsten av en behörig företrädare för arbetsgivaren och innehålla de uppgifter som efterfrågas i Försäkringskassans ansökningsblankett om

• arbetsgivaren
• vilken arbetstagare det arbetsplatsinriktade rehabiliteringsstödet gäller
• genomförda insatser
• konto.

Av FKFS (2014:1) framgår att ansökan ska göras på fastställd blankett. Om uppgifter kommer in på annat sätt än på den fastställda blanketten kan du ändå pröva dessa som en ansökan. Om uppgifter saknas för att kunna pröva ansökan behöver du komplettera det som saknas.

Om arbetstagaren har skyddad identitet, ska ärendet handläggas enligt Försäkringskassans riktlinjer (2011:34) Handläggning som avser personer med skyddade personuppgifter.

Arbetsgivaren ska vid ansökningstillfället bifoga underlag som styrker kostnaderna för insatsen. Det kan till exempel vara en kopia av en faktura och fakturaunderlag.

När det gäller ansökningar om bidrag till arbetsgivare kan man i normalfallet anta att det är behörig företrädare som undertecknat ansökan och det behöver då inte kontrolleras särskilt. Det går inte att generellt definiera vem som är behörig företrädare eftersom det skiljer sig åt mellan olika organisationsformer. Om det finns anledning att misstänka att den som skrivit under inte är behörig företrädare ska du utreda frågan. Bolagsverket har uppgift om vilka som tecknar firman i ett aktiebolag, handelsbolag och kommanditbolag. Se vidare på www.bolagsverket.se. Om någon eller några av uppgifterna saknas ska du komplettera ansökan. Läs mer i avsnitt M 2.3.1.

Nyckelkontroll - formkrav för ansökan

Du har kontrollerat att ansökan innehåller de uppgifter som efterfrågas och att underskrift eller signering finns.

Om underskrift eller uppgift i ansökan saknas har du informerat arbetsgivaren om det. Du har även gett arbetsgivaren möjlighet att komplettera uppgifter i ansökan eller med en underskrift på en kopia av ansökan.

Vid misstanke, eller om du har fått en impuls, om att ansökan inte är underskriven av behörig företrädare har du utrett detta. Du har dokumenterat dina ställningstaganden i journal.

Läs mer

Du kan läsa mer om att pröva en ansökan i vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken.

2.3 Arbetsgivaren är skyldig att lämna uppgifter till Försäkringskassan

Förordningen (2014:67) 10 § En sökande är skyldig att på begäran lämna Försäkringskassan de handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva ansökan. 12 § Om sökanden inte lämnar in de handlingar eller uppgifter som följer av 10 eller 11 §, ska denne ges tillfälle att inom viss tid komplettera ansökan.

I 10 § förordningen (2014:67) finns ett allmänt krav på arbetsgivaren att komma in med handlingar och uppgifter som Försäkringskassan behöver för att kunna pröva ansökan. Om arbetsgivaren inte kommer in med dessa handlingar eller uppgifter, eller det som ska anges vid ansökan enligt 11 §, ska den ges möjlighet att komplettera ansökan.

2.3.1 Metodstöd – komplettering

Om du behöver fler uppgifter från arbetsgivaren för att kunna fatta beslut i ärendet ska du begära de uppgifter som saknas. Kontakta arbetsgivaren i första hand via telefon när du behöver komplettera en ansökan. När du kompletterar uppgifter muntligt ska du dokumentera uppgifterna i journalen.

I andra hand skickar du en skriftlig begäran om komplettering via brev. När underskrift eller kontouppgift saknas ska kompletteringen alltid göras skriftligt. Originalansökan får aldrig skickas tillbaka vid komplettering eftersom det är en inkommen handling. Om underskrift saknas skickar du i stället en kopia av ansökan för underskrift.

Vid skriftlig komplettering ska du normalt ta hänsyn till postgången (tre arbetsdagar) och ge den sökande tio kalenderdagar för att lämna svar.

När kompletteringen kommer in värderar du uppgifterna i underlaget och tar ställning till om underlaget är komplett.

Vad händer om uppgifterna inte kommer in?

Om arbetsgivaren inte svarar på begäran av komplettering ska du skicka en påminnelse. Om arbetsgivaren inte lämnar uppgifterna trots påminnelse kan du fatta beslut utifrån de uppgifter du har i ärendet.

Om du inte har fått in underskrift av behörig företrädare ska ansökan avvisas. Läs mer i M 2.7.1.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om hur du kompletterar ett ärende.

2.4 Anslagspost för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd

4 § förordningen (2014:67) Bidrag lämnas, i mån av tillgång på medel, till en arbetsgivare enligt bestämmelserna i denna förordning.

För varje kalenderår avsätter riksdagen ett visst belopp för bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd. Beloppet framgår av Försäkringskassans regleringsbrev. Om medel för bidragen tar slut innan kalenderåret är slut kan Försäkringskassan inte betala ut mer bidrag, utan arbetsgivare ska då få avslag på sin ansökan på grund av att tillgängliga medel saknas.

6 § Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1) Om tillgängliga medel inte räcker till ska Försäkringskassan göra en proportionell fördelning av medlen mellan sökande arbetsgivare den dagen medlen tar slut.

I 6 § Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1) är det reglerat hur medlen ska fördelas om tillgängliga medel tar slut under ett kalenderår. Beloppet som finns kvar den dagen medlen tar slut fördelas proportionellt mellan de ansökningar som har kommit in den dagen.

2.5 Villkor för bidrag

1 § andra stycket förordningen (2014:67) Med ett arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd avses insatser för en arbetstagare som har eller riskerar att få en nedsatt arbetsförmåga på grund av arbets-relaterade och icke-arbetsrelaterade sjukdomar och skador. Sådana insatser består av att utreda, planera, initiera, genomföra och följa upp åtgärder för arbetstagarens återgång i arbete. Med ett arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd avses inte medicinsk eller annan behandling.

Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd kan användas både för att förebygga sjukfrånvaro och för att underlätta återgång i arbete vid sjukfrånvaro. Det kan användas när som helst i ett sjukfall, till exempel i samband med att arbetsgivaren upprättar en plan för återgång i arbete, vilket från och med den 1 juli 2018 är en lagstadgad skyldighet. Det saknar betydelse för rätten till bidrag om sjukdomen eller skadan som arbetstagaren har eller riskerar att få är arbetsrelaterad eller inte.

Läs mer

Du kan läsa mer om arbetsgivarens plan för återgång i arbete i vägledning (2015:1) Sjukpenning, rehabilitering och rehabiliteringsersättning.

Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd ska bestå av en eller flera av följande delar:

• att utreda
• att planera
• att initiera
• att genomföra
• att följa upp

… åtgärder för att förebygga sjukfrånvaro eller underlätta arbetstagarens återgång i arbete.

Medicinsk eller annan behandling är inte sådana insatser som kan ge rätt till bidrag.

I 4 § Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1) om bidrag till arbetsgivare för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för återgång i arbete finns reglerat vad som ska framgå när arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd redovisas. Bestämmelsen ger också ledning vid bedömningen av vad de ovan nämnda delarna kan bestå av. Se avsnitt 5.1.

7 § förordningen (2014:67) Bidrag lämnas till en arbetsgivare för delar av dennes kostnader för tjänster som har utförts av en anordnare som har godkänts av Försäkringskassan. Bidraget lämnas för halva det belopp som har betalats av arbetsgivaren till anordnaren för en insats i form av ett arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd. Bidraget lämnas med högst 10 000 kr per arbetstagare och kalenderår. Bidrag lämnas med högst totalt 200 000 kr per arbetsgivare och kalenderår.

För att en arbetsgivare ska kunna få bidrag för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd måste de anlita en anordnare som är godkänd av Försäkringskassan. Se kapitel 4.

Bidrag kan beviljas för halva det belopp som arbetsgivaren har betalat för arbets-platsinriktat rehabiliteringsstöd. Det finns dock ett tak för hur mycket bidrag som kan beviljas under ett kalenderår, både per arbetstagare och för en arbetsgivare. Det är högst 200 000 kr per arbetsgivare och kalenderår, och högst 10 000 kr per arbetstagare och kalenderår.

Om en arbetstagare har flera olika arbetsgivare eller byter arbetsgivare under ett kalenderår kan varje arbetsgivare få bidrag om 10 000 kronor för arbetstagaren under ett kalenderår, utan hinder av beloppsgränsen för arbetstagare.

2.5.1 Metodstöd – granska att villkoren är uppfyllda

Har ansökan kommit in i rätt tid?

Ansökan om bidrag ska komma in till Försäkringskassan senast den 1 februari året efter det år som en insats genomfördes. Om den 1 februari infaller på en lördag eller söndag ska ansökan ha kommit in till Försäkringskassan senast nästkommande arbetsdag.

Om ansökan har kommit in för sent ska den avvisas. Läs mer i avsnitt M 2.7.1.

Nyckelkontroll – ansökan i rätt tid

Du har tagit ställning till att ansökan om arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd har kommit in i rätt tid genom att du har kontrollerat ankomststämpel samt när tjänsten som avses är utförd. Du har dokumenterat ditt ställningstagande i journal.

Är anordnaren godkänd?

Kontrollera att arbetsgivaren har använt sig av en anordnare som är godkänd av Försäkringskassan. Du hittar dem i Försäkringskassans register över godkända anordnare.

Om arbetsgivaren inte har använt en godkänd anordnare ska du avslå ansökan, läs mer i avsnitt M 2.7.1.

Nyckelkontroll – godkänd anordnare

Du har kontrollerat att arbetsgivaren har anlitat en anordnare som är godkänd av Försäkringskassan. Vid impuls om att en godkänd anordnare eventuellt inte längre uppfyller villkoren för att vara godkänd har du lämnat impuls till utsedd handläggare om att det behöver utredas. Du har dokumenterat ditt ställningstagande i journal.

Finns bidrag kvar att ansöka om?

Du kontrollerar i tre steg om det finns bidrag kvar som arbetsgivaren kan beviljas. Först kontrollerar du att det finns bidrag kvar av anslaget för kalenderåret och därefter att arbetsgivaren inte redan har beviljats takbeloppet på 200 000 kronor. När du har kontrollerat att arbetsgivaren kan beviljas bidrag beräknar du beloppet genom att halvera kostnaden arbetsgivaren har angivit för köp av arbetsplatsinriktade stödinsatser för en individ. Dock kan arbetsgivaren beviljas maximalt 10 000 kronor per arbetstagare och kalenderår i bidrag.

För att säkerställa att du inte fattar beslut om att bevilja bidrag när det inte finns anslag kvar eller när något av taken har nåtts ska du kontrollera arbetsgivarens anspråk mot nedanstående.

Begränsning	Kontrollera i Hapo …
Aktuell anslagspost för året	hur mycket av det totala anslaget som finns kvar.
Arbetsgivaren kan högst få 200 000 kronor i bidrag per kalenderår	hur mycket som är utbetalt till arbetsgivaren.
Arbetsgivaren kan högst få 10 000 kronor per arbetstagare och kalenderår.	hur mycket som är utbetalt för arbetstagaren hos arbetsgivaren.

Om något av taken är nått eller om anslaget är slut avslår du ansökan, läs mer om avslag i avsnitt M 2.7.1.

Nyckelkontroll – bidrag kvar för året och beräkning av bidrag

Du har kontrollerat att det finns bidrag kvar för kalenderåret och för arbetsgivaren. Du har därefter beräknat det belopp arbetsgivaren kan beviljas genom att halvera kostnaden arbetsgivaren har haft för köp av arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd.

I de fall bidraget håller på att ta slut för kalenderåret har du beräknat det belopp som arbetsgivaren kan beviljas genom att det har gjorts en proportionell fördelning av de ansökningar som har kommit in den dagen.

Du har dokumenterat ditt ställningstagande om att det finns bidrag kvar för året och beräkningen av det belopp arbetsgivaren ska beviljas i journalen.

Är insatsen sådan som arbetsgivaren kan beviljas arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för?

Kontrollera att insatserna som arbetsgivaren ansöker om är någon eller några av följande:

• utreda
• planera
• initiera
• genomföra
• följa upp

… åtgärder för att förebygga sjukfrånvaro eller underlätta arbetstagarens återgång i arbete.

Om arbetsgivaren inte kan beviljas bidrag för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för tjänsten ska du avslå ansökan. Läs mer i M 2.7.1.

Finns underlag som styrker kostnaderna som anges på ansökan?

Jämför ansökan med underlaget som styrker kostnaderna. Kontrollera

• att arbetsgivaren står på fakturan
• beloppet på fakturan
• att fakturan gäller samma tjänst som ansökan.

Nyckelkontroll – kostnader för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd

Du har kontrollerat att kostnadsunderlaget avser arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd och att underlaget kommer från en godkänd anordnare. Du har dokumenterat ditt ställningstagande i journal om att arbetsgivaren har haft kostnader för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd och med vilket belopp.

2.6 Kommunicering

Om du ska fatta ett negativt beslut och det grundas på uppgifter som arbetsgivaren själv har lämnat behöver du inte kommunicera underlaget till arbetsgivaren.

Om du avser att fatta ett negativt beslut och uppgifterna som ligger till grund för beslutet inte kommer från arbetsgivaren själv, behöver du kommunicera uppgifterna till arbetsgivaren innan beslut fattas. I kommuniceringen är det viktigt att det tydligt framgår vilket underlag som hen har möjlighet att yttra sig över och det ska framgå vilka uppgifter eller handlingar och andra dokument som beslutet kommer att grundas på.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om kommunicering. Där finns också ett metodstöd för hur kommunicering går till och vad man ska ta hänsyn till i olika situationer. I riktlinjerna (2005:14) Att skriva kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan kan du läsa om hur breven ska vara utformade och vad de behöver innehålla.

2.7 Beslut

Beslutet kan vara att bevilja, avslå, avskriva eller avvisa ansökan. Beslutet kan också vara en kombination, till exempel att ansökan beviljas för en av insatserna i ansökan och avslås för en annan.

Läs mer

I Försäkringskassans vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om beslut.

2.7.1 Metodstöd – beslut

Beviljande

Om ansökan uppfyller kraven enligt förordningen (2014:67) och Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1) beviljar du ansökan.

När du har fattat beslut om bidrag ska du skicka ett beslutsbrev till arbetsgivaren där det framgår vilken anställd de har fått bidrag för samt med vilket belopp. Ange även hur mycket bidrag arbetsgivaren totalt har fått beviljat hittills under kalenderåret. Uppgifterna hittar du i Hapo.

Avslag

Du ska fatta beslut om avslag om

• anslaget för arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd är slut
• taket för arbetsgivaren är nått
• taket för arbetstagaren är nått
• arbetsgivaren har använt sig av en anordnare som inte är godkänd
• insatsen inte är sådan som arbetsgivaren kan beviljas bidrag till arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd för enligt förordningen (2014:67) och Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1)
• kompletterande handlingar och uppgifter från arbetsgivaren inte har kommit in när tiden för komplettering har gått ut.

Dokumentera och motivera beslutet i beslutsbrevet.

Ta ställning till om det finns uppgifter som ska kommuniceras innan du fattar ett avslagsbeslut, se avsnitt 2.6.

Avvisning

Om ansökan kommer in för sent, det vill säga efter sista ansökningsdagen, ska ansökan avvisas. Ansökan ska också avvisas när det inte finns någon underskrift på ansökan och arbetsgivaren inte har kommit in med underskriften trots att vi har skickat en begäran om komplettering till arbetsgivaren.

Avskrivning

Om arbetsgivaren väljer att återkalla sin ansökan om bidrag ska avskrivning av ansökan göras.

Läs mer

I vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken kan du läsa mer om att avvisa och avskriva ansökningar.

2.8 Utbetalning

5 § Försäkringskassans föreskrifter (FKFS 2014:1) Försäkringskassan ska betala ut bidrag senast 45 kalenderdagar efter inkommen ansökan.

Vid helt eller delvis bifall på ansökan ska bidraget betalas ut till arbetsgivaren inom 45 kalenderdagar räknat från och med det datum ansökan kom in till Försäkringskassan.

2.8.1 Metodstöd utbetalning

När du har fattat ett beslut om att bevilja bidrag och registrerat det i Hapo upprättar du ett underlag för utbetalning (FK8331). Blanketten behöver fyllas i manuellt med följande uppgifter:

• Organisationsnummer (automatiskt men behöver korrigeras). Observera att systemet använder fältet ”Personnummer/Betalningsmottagare” för denna uppgift, fältet ”Organisationsnummer” ska därför lämnas tomt.
• Personnummer
• Kontouppgifter
• Arbetsgivarens namn
• Betalningsmottagarens referens
• Belopp att utbetala
• Kontering (fälten ”B-post, kommunkod”, ”Bokföringstext” och ”V-typ” ska lämnas tomma)

I underlaget för utbetalning ska du även ange vilket konto förmånen har beroende på vilken typ av företag/organisation som är mottagare:

• konto 73541 är till företag och organisationer
• konto 73542 är till statliga myndigheter
• konto 73543 är till landsting
• konto 73544 är till kommuner och kommunala bolag.