7 Besluta
Det här kapitlet handlar i huvudsak om
- ändring av beslut
- utbetalning
- omprövning och överklagande
7.1 Kommunicering
Vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken beskriver vad som gäller för kommunicering. Där finns också ett metodstöd för hur kommunicering går till och vad man ska ta hänsyn till i olika situationer.
7.2 Beslut om bidrag till arbetshjälpmedel
Bidrag till arbetshjälpmedel är ersättning för kostnader. Den försäkrade eller arbetsgivaren beviljas bidraget under förutsättning att de kommer att ha kostnader för ett arbetshjälpmedel eller en anordning på arbetsplatsen och det eller den behövs för att den försäkrade ska kunna utföra sitt arbete. Bidrag kan också beviljas för expertundersökningar, för att reparera ett arbetshjälpmedel, för att uppdatera och uppgradera arbetshjälpmedlet när det är datorbaserat eller för utbildning för att kunna använda arbetshjälpmedlet eller anordningen.
7.2.1 Beslutet ska gälla för ett visst arbetshjälpmedel, en anordning, en expertundersökning, en reparation, en uppdatering, en uppgradering eller en utbildning och ett högsta belopp
Bidrag till arbetshjälpmedel är en ersättning för kostnader som den sökande kommer att ha. Det ska därför alltid framgå av beslutet vilket arbetshjälpmedel, vilken anordning, vilken expertundersökning, vilken reparation, vilken uppdatering och uppgradering eller vilken utbildning som det gäller för och att den sökande får bidraget under förutsättning att han, hon eller arbetsgivaren har de kostnader som bidraget beviljats för.
I beslutet ska det framgå ett högsta belopp som kan betalas ut. Om kostnaden för arbetshjälpmedlet, expertundersökningen, reparationen, uppdateringen, uppgraderingen eller utbildningen understiger det belopp som står i beslutet, så ska bidrag som motsvarar den faktiska kostnaden betalas ut. Läs mer om detta i avsnitt 7.5 under rubrik Om den slutliga kostnaden blivit lägre.
Om den sökande har rätt att göra avdrag för moms, ska momsen inte ingå i den kostnad som bidraget beviljas för.
7.3 Motivering av beslut
Vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken, beskriver regelverket om beslutsfattande och motivering av beslut.
Riktlinjer (2005:14) Kommuniceringsbrev och beslutsbrev i Försäkringskassan beskriver hur ett beslutsbrev ska utformas och vad det ska innehålla. Där kan du också läsa om när beslut får verkställas.
7.3.1 Metodstöd – skriva beslut
Du ska alltid skicka ett beslutsbrev från Försäkringskassan till den som har ansökt om bidrag till arbetshjälpmedel.
I beslutet ska du skriva in ett högsta belopp för vad som sedan kan betalas ut.
Även när du delvis beviljar bidrag till arbetshjälpmedel ska du skicka ett beslut till den som beviljats bidraget.
Samma beslut kan innehålla beviljande av bidrag till vissa arbetshjälpmedel och avslag på bidrag på andra när ansökan gäller flera arbetshjälpmedel.
Skriv motiveringen i beslutsbrevet och dokumentera i journalen att beslut har fattats. Om det finns ett pågående sjukfall ska du göra en notering i det ärendets journal om att beslut om bidrag till arbetshjälpmedel har fattats.
Vägledning (2004:7) Förvaltningsrätt i praktiken beskriver utförligt vad som gäller för beslut. Där kan man till exempel läsa om dokumentation och motivering av beslut.
7.4 Ändring av beslut
I ärenden om bidrag till arbetshjälpmedel beviljas den sökande först bidraget, och sedan måste han, hon eller arbetsgivaren visa att de haft kostnader för att bidraget ska betalas ut. För att få bidrag till arbetshjälpmedel ska den som behöver hjälpmedlet vara försäkrad och uppfylla de andra villkoren i socialförsäkringsskyddet, 5 kap. eller 6 kap. SFB, även när bidraget ska betalas ut. (Jämför Hessmark m.fl. Socialförsäkringsbalken En kommentar, 2013, kommentaren till 5 kap. 9 § och 6 kap. 6 § SFB)
Vägledning (2018:1) Rättelse och ändring av beslut enligt socialförsäkringsbalken och förvaltningslagen beskriver ändring av beslut , bl.a. ska ett ROD-ärende skapas i ÄHS.
När orderbekräftelsen eller kopian av fakturan kommer in ska Försäkringskassan kontrollera att de omständigheter som påverkar rätten till bidraget inte har ändrats.
7.4.1 Om omständigheterna ändras
I Försäkringskassans beslut om bidrag till arbetshjälpmedel ska det stå att den sökande beviljas bidrag till arbetshjälpmedel under förutsättning att omständigheterna inte ändras. Försäkringskassan ändrar dock bara ett beslut om det finns uppgifter som visar att omständigheterna har ändrats på ett sådant sätt att den som beviljats bidraget inte har rätt till det.
Ändrade omständigheter kan vara om den som ska använda hjälpmedlet inte
- är försäkrad i Sverige enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB
- inte uppfyller de andra relevanta villkoren för att omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB.
Ändrade omständigheter kan också vara att den som beviljats bidraget inte köpt allt det som beslutet gäller för. Om den sökande inte köper allt det som beslutet gäller för och anmäler till Försäkringskassan att ytterligare köp inte kommer att genomföras har omständigheterna ändrats. Till exempel om den sökande beviljats bidrag för tre arbetshjälpmedel men köper två, eller om den sökande beviljats bidrag för en expertundersökning som inte blir av. I så fall betalar Försäkringskassan bara ut bidrag för de genomförda köpen, och i fallet med expertundersökningen blir det ingen utbetalning. Om den sökande däremot har köpt alla arbetshjälpmedel som beslutet gäller för, men till en lägre kostnad än det högst beviljade beloppet, så betalar Försäkringskassan ut bidrag som motsvarar den sökandes kostnad. Det gäller även om den sökande har haft kostnader för till exempel expertundersökning som är lägre än det högst beviljade beloppet i beslutet. Innan utbetalning ska Försäkringskassan kontrollera om den som ska använda hjälpmedlet är försäkrad i Sverige och omfattas av det svenska socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB. Läs om detta i avsnitt 7.4.2 under rubriken 7.4.2 Metodstöd – kontrollera om omständigheterna har ändrats, och i avsnitt 7.5 under rubriken 7.5 Utbetalning av bidraget.
Om omständigheterna ändrats innan bidraget betalades ut, men Försäkringskassan fick reda på det efter att bidraget har betalats ut, ska detta hanteras enligt 108 kap. 2 § SFB.
7.4.2 Metodstöd – kontrollera om omständigheterna har ändrats
När den sökande skickar in orderbekräftelsen eller en faktura ska du kontrollera om någon omständighet som påverkar rätten till bidraget har ändrats.
Kontrollera om någon omständighet har ändrats sedan beslutet fattades. Det är oftast tillräckligt att ta reda på om det finns någon indikation på det. Du tar reda på det genom att kontrollera de uppgifter som finns i Försäkringskassans interna system, till exempel genom att kontrollera uppgifter om den som ska använda hjälpmedlet
- är försäkrad i Sverige enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB
- omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB.
Om personen inte är försäkrad i Sverige eller inte omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB när utbetalningen ska göras så har personen inte rätt till bidrag till arbetshjälpmedel. Läs mer i vägledning (2017:1) Övergripande bestämmelser i SFB, unionsrätten och internationella avtal.
7.5 Utbetalning av bidraget
Ärenden om bidrag till arbetshjälpmedel går till så att den sökande först beviljas bidraget, och sedan måste hen eller arbetsgivaren visa att de har haft kostnader. Det är en förutsättning för att bidraget ska betalas ut. Den som behöver hjälpmedlet ska vara försäkrad i Sverige och uppfylla de andra villkoren för att omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB, även när bidraget ska betalas ut (jämför Hessmark m.fl. Socialförsäkringsbalken En kommentar, 2013, kommentaren till 5 kap. 9 § och 6 kap. 6 § SFB). Försäkringskassan behöver därför kontrollera att den enskilde är försäkrad i Sverige och omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB när utbetalningen görs.
Om den som behöver hjälpmedlet inte är försäkrad i Sverige eller inte omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB har den som har blivit beviljad bidraget inte rätt till det. Observera dock att annat kan gälla om personen omfattas av lagstiftningen i ett annat land enligt förordningen 883/2004 när ubetalningen ska göras. Läs mer i vägledning (2017:1) Övergripande bestämmelser i SFB, unionsrätten och internationella avtal.
Försäkringskassans beslut om storleken på bidraget grundar sig antingen på den totala kostnaden i en offert, eller på en utredning om vad ett sådant arbetshjälpmedel kostar. Det här gäller också för anordningar, expertundersökningar, reparationer, uppdateringar, uppgraderingar och utbildningar.
Det belopp som står i beslutet ska vara ett högsta belopp för vad som kan betalas ut.
Om den slutliga kostnaden blivit lägre
Om den sökanden köpt allt det som beslutet gäller för och kostnaden blir lägre ersätts den faktiska kostnaden som den sökande haft. Till exempel om kostnaden för en expertundersökning blir lägre för att den sökande använt färre antal timmar än det högst beviljade antalet ersätts den faktiska kostnaden som den sökande haft. Detsamma gäller när det finns kostnader för installation eller leverans. Om bidraget redan har betalats ut, via orderbekräftelse, när den faktiska kostnaden blir känd ska beloppet krävas tillbaka enligt 108 kap. 2 § SFB.
Om den sökande inte köper allt det som beslutet gäller för ersätts kostnaden med högst det beviljade beloppet för var och ett av arbetshjälpmedlet som köpts.
Om den slutliga kostnaden blivit högre
Om fakturan visar ett högre belopp än i offerten, oavsett vilket underlag som beslutet har grundats på, kan den sökande vilja ha bidrag med ett högre belopp än vad Försäkringskassan har beslutat om. Om det är en missnöjesyttring ska den hanteras inom ramen för bestämmelserna om rättelse (113 kap. 3 § SFB) och omprövning (113 kap. 7 § SFB). I första hand ska Försäkringskassan ta ställning till om beslutet kan rättas eller ändras.
I vägledning (2018:01) Rättelse och ändring av beslut enligt socialförsäkringsbalken och förvaltningslagen finns en beskrivning av vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda för att en rättelse eller ändring enligt 113 kap. 3 § SFB ska kunna göras.
Om beslutet inte kan rättas eller ändras enligt 113 kap. 3 § SFB – och det finns en faktura som är på ett högre belopp än i offerten och det finns tecken på missnöje – ska detta hanteras på samma sätt som en ny ansökan om samma sak.
I vägledning (2001:7) Omprövning och överklagande av Försäkringskassans beslut finns en beskrivning av hur man hanterar en ny ansökan om samma sak med tillhörande metodstöd.
Om Försäkringskassan redan har beslutat om bidraget till arbetshjälpmedel i ett tidigare beslut och fakturan avser samma sak, finns det inte någon ytterligare del att pröva.
7.5.1 Kontrollera om uppgifterna för utbetalning är tillräckliga
När den sökande skickar in en orderbekräftelse eller faktura ska du kontrollera om den som ska använda hjälpmedlet är försäkrad i Sverige och omfattas av socialförsäkringsskyddet enligt 5 kap. eller 6 kap. SFB. Du tar reda på detta genom att kontrollera de uppgifter som finns i Försäkringskassans interna system. Om några omständigheter som påverkar detta har ändrats så kan du också behöva kontrollera om personen omfattas av lagstiftningen i ett annat land enligt förordningen 883/2004.
7.5.2 Metodstöd – kontrollera om uppgifterna för utbetalning är tillräckliga
Den som beviljats bidraget ska skicka in en orderbekräftelse eller en faktura.
I den här tabellen framgår det vad du ska kontrollera i fakturan eller i orderbekräftelsen.
| Om du har bestämt nivån på det beslutade bidraget enligt … | så ska du kontrollera om fakturan eller orderbekräftelsen … |
|---|---|
| offerten som den sökande kommit in med | stämmer överens med den offert som beslutet grundats på. |
| en utredning om vad ett sådant arbetshjälpmedel kostar | gäller ett sådant arbetshjälpmedel som du har beviljat bidrag för i beslutet. |
Det som står i tabellen ovan gäller också för anordningar, expertundersökningar, reparationer, uppdatering, uppgradering eller utbildning.
Kontrollera alltid om den slutliga kostnaden har blivit högre än i offerten eller lägre än i beslutet om bidrag. I de fallen ska du hantera det enligt vad som framgår i avsnitten Om kostnaden slutligt blivit högre och Om kostnaden slutligt blivit lägre.
Orderbekräftelsen eller fakturan ska vara ställd till den som beviljats bidraget. På så sätt blir det tydligt att Försäkringskassan inte har någon koppling till leverantören av arbetshjälpmedlet och att det är den som beviljats bidraget som köper arbetshjälpmedlet av leverantören.
Om det är oklart om fakturan eller orderbekräftelsen är inskickad av av den som har blivit beviljad bidraget, så ska personen bekräfta att det är hen som skickat in fakturan eller orderbekräftelsen. Det kan personen göra muntligt eller skriftligt.
Skulle en faktura skickas in direkt till Försäkringskassan från leverantören ska du skicka tillbaka den till avsändaren med information om att fakturan ska vara ställd till och skickas till köparen.
En orderbekräftelse eller faktura ska innehålla
- uppgift om vem ordern eller fakturan är ställd till (köparen)
- namn och organisationsnummer till den som har utfärdat ordern eller fakturan (säljaren)
- specifikation över vad ordern eller fakturan avser
- den summa som ska betalas
- den som ordern eller fakturan är ställd till ska godkänna den.
Vid en orderbekräftelse kontaktar du den som ska få bidraget innan utbetalning görs och kontrollerar att arbetshjälpmedlet eller anordningen ska levereras och när. Den som ska få bidraget uppmanas att lämna in en kopia av fakturan till Försäkringskassan så snart betalningen gjorts så att du kan kontrollera fakturasumman mot det utbetalda beloppet.
Om det skulle visa sig när fakturan kommer in att Försäkringskassan har betalt ut för stort bidrag vid utbetalning enligt orderbekräftelse kan det överskjutande beloppet krävas tillbaka enligt 108 kap. 2 § SFB.
7.6 Omprövning och överklagande
Förordningen (1991:1046) om bidrag till arbetshjälpmedel
9 § Bestämmelser om ändring och omprövning av Försäkringskassans beslut samt överklagande av Försäkringskassans och en domstols beslut finns i 113 kap. 3–17, 19, 20 och 21 §§ socialförsäkringsbalken.
Vägledning (2001:7) Omprövning och överklagande av Försäkringskassans beslut beskriver vad som gäller vid omprövning och överklagande. Där förklaras också till exempel processen för överklagande i olika instanser.
7.7 Försäkring
Det är den som beviljas bidrag till arbetshjälpmedel som sedan också äger arbetshjälpmedlet. Om inte hjälpmedlet ingår i arbetsgivarens försäkring är det därför den försäkrade själv eller arbetsgivaren som ansvarar för att hjälpmedlet är försäkrat.
Försäkringskassan kan dock inte ställa några krav på att hjälpmedlet ska vara försäkrat.
Väljer den försäkrade att försäkra sitt arbetshjälpmedel, så betalar Försäkringskassan för värdeminskningen och självrisken vid förlust eller skada. (FKRS 2009:1 – Bidrag vid förlust av eller skada på försäkrat arbetshjälpmedel)