9 Arbetsgivardeklarationer och kontrolluppgifter

Detta kapitel beskriver de grundläggande reglerna om hur Försäkringskassan ska göra arbetsgivardeklarationer och när Försäkringskassan ska utfärda en kontrolluppgift.

9.1 Ändrade regler från 1 januari 2019

Tidigare skulle Försäkringskassan betala in arbetsgivaravgifter och avdragen skatt i klumpsummor under året. Vid årets slut lämnades kontrolluppgifter som angav hur mycket ersättning varje individ hade fått och vilka belopp som hade betalats in i arbetsgivaravgifter och preliminärt avdragen skatt.

Från och med den 1 januari 2019 ska Försäkringskassan deklarera dessa uppgifter varje månad. Någon kontrolluppgift behöver inte lämnas (se 15 kap. 8 § första stycket 3 SFL). Du kan läsa mer om övergången från kontrolluppgifter till arbetsgivardeklarationer på individnivå i avsnitt 9.5.1. Se dock undantag nedan.

9.2 I några situationer ska kontrolluppgift lämnas

Det finns några situationer då kontrolluppgifter ska lämnas även efter den 1 januari 2019. Dessa är betald ränta (KU25) och näringsbidrag (KU70).

Läs mer

Se även Manual för Arbetsgivardeklaration/Kontrolluppgift

9.3 Arbetsgivardeklaration på individnivå

26 kap. 19 a § SFL En arbetsgivardeklaration ska även för varje betalningsmottagare innehålla uppgift om 1.den ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för, 2.den ersättning som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för enligt 13 kap. 3 och 4 §§, 3.skatteavdragets belopp, […]

Den som betalar ut ersättning som är skattepliktig enligt IL ska göra skatteavdrag för preliminär skatt. Hur det går till beskrivs i kapitel 3. Den som är skyldig att göra skatteavdrag ska lämna en skattedeklaration (26 kap. 2 § 1 SFL).

Försäkringskassan är skyldig att lämna arbetsgivardeklaration varje månad (se prop. 2016/17:58 s. 56). Sedan den 1 januari 2019 ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter per betalningsmottagare på individnivå. Vilka uppgifter som ska uppges framgår av 26 kap. 19 a § SFL.

Bestämmelserna om skyldighet att lämna skattedeklaration i form av en arbetsgivar-deklaration är inte utvidgad jämfört med vad som tidigare har gällt för Försäkrings-kassan. (Prop. 2016/17:58 s. 57)

Enligt punkt 1 ska en arbetsgivardeklaration för varje betalningsmottagare innehålla uppgift om den ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för. Skatteavdrag ska enligt huvudregeln i 10 kap. 3 § första stycket SFL göras från kontant ersättning för arbete. I 10 kap. 3 § andra stycket SFL anges vilka olika ersättningar som vid tillämpningen av lagen ska räknas som ersättning för arbete.

Läs mer

I kapitel 3 kan du läsa om vilka av de förmåner som Försäkringskassan administrerar som är skattepliktiga.

Enligt punkt 2 ska arbetsgivardeklarationen för varje betalningsmottagare även innehålla uppgift om den ersättning som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag på, bland annat enligt SINK.

Uppgift per betalningsmottagare om skatteavdragets belopp och den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för ska också lämnas i arbets-givardeklarationen. (Prop. 2016/17:58 s. 185 f.)

9.4 Försäkringskassan är skyldig att meddela betalningsmottagaren

34 kap. 3 a § SFL Den som är skyldig att lämna uppgifter om en viss betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration enligt 26 kap. 19 a–19 c §§ ska senast den dag då arbetsgivardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket informera den som uppgifterna avser om de uppgifter om denne som lämnas i arbetsgivar- deklarationen. Den som gör en ändring eller ett tillägg av uppgifter om en viss betalnings- mottagare enligt 26 kap. 40 § ska senast den dag då uppgifterna lämnas till Skatteverket informera den som uppgifterna avser om de uppgifter om denne som lämnas till Skatteverket. […]

Informationen till den som uppgifterna gäller ska lämnas senast den dag då arbets-givardeklarationen ska ha kommit in till Skatteverket. Informationsskyldigheten kan fullgöras genom en lönespecifikation som skickas ut i samband med löneutbetalningen, om uppgifterna i lönespecifikationen överensstämmer med de uppgifter som lämnas i arbetsgivardeklarationen.

Enligt 26 kap. 40 § SFL ska ändring eller tillägg av uppgifter om en betalningsmottagare göras om en uppgift som har lämnats i en arbetsgivardeklaration är felaktig eller om en uppgift saknas. Av andra stycket framgår att den som gör en ändring eller ett tillägg av uppgifter om en viss betalningsmottagare senast den dag då uppgifterna lämnas till Skatteverket ska informera den som uppgifterna avser om de uppgifter om denne som lämnas till Skatteverket. (Prop. 2016/17:58 s. 190).

Försäkringskassan lämnar informationen på mottagarens utbetalningsbesked, se avsnitt 9.5.2.

9.4.1 Ändring av uppgifter

26 kap. 40 § SFL Om en uppgift avseende en viss betalningsmottagare som har lämnats i en arbetsgivardeklaration eller en förenklad arbetsgivardeklaration är felaktig, ska den deklarationsskyldige snarast ändra uppgiften. Om en uppgift saknas, ska den deklarationsskyldige snarast genom tillägg lämna de uppgifter som behövs. Ändring eller tillägg av uppgifter ska dock inte göras efter utgången av det sjätte året efter det kalenderår som uppgiften hänför sig till.

26 kap. 41 § SFL Ändring eller tillägg av uppgifter om betalningsmottagare ska göras skriftligen.

I paragrafen beskrivs när uppgifterna i arbetsgivardeklarationen måste ändras. Om en uppgift avseende en viss betalningsmottagare som har lämnats i en arbetsgivar-deklaration är felaktig, ska den deklarationsskyldige ändra uppgiften. Om en uppgift saknas, ska den deklarationsskyldige genom tillägg lämna de uppgifter som behövs.

Skyldigheten att ändra och göra tillägg av uppgifter gäller inte bara sådana uppgifter som har betydelse för den deklarationsskyldiges beskattning utan omfattar alla uppgifter om betalningsmottagare som har lämnats eller skulle ha lämnats i en arbetsgivar- deklaration. Det skulle till exempel kunna inträffa att fel betalningsmottagare har angetts. En sådan uppgift påverkar inte beslutet om skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter.

Lagstiftaren ansåg inte att det skulle vara lämpligt att ändringar och tillägg görs under hur lång tid som helst. Därför ska ändring eller tillägg av uppgifter inte göras efter utgången av det sjätte året efter det kalenderår som uppgiften hänför sig till. Tidsfristen är satt med hänsyn till tiden för omprövning av beslutet om slutlig skatt.

Det finns alltså en möjlighet att begära omprövning enligt 66 kap. SFL och en skyldighet att ändra en felaktig uppgift om en betalningsmottagare som har lämnats i en arbetsgivardeklaration eller genom tillägg komplettera med en uppgift som saknas om en betalningsmottagare. Den deklarationsskyldige kan begära omprövning och göra ändringar och tillägg i samma handling eller genom en och samma åtgärd i Skatteverkets e-tjänst. (Prop. 2016/17:58 s. 188 ff.)

9.5 Metodstöd – kontrolluppgifter och månatlig arbetsgivardeklaration på individnivå

Det här metodstödet beskriver när Försäkringskassan ska utfärda kontrolluppgift och månatlig arbetsgivardeklaration på individnivå samt vad som kan vara orsaker till att kontrolluppgiften eller arbetsgivardeklarationen blir felaktigt upprättad.

9.5.1 Metodstöd – kontrolluppgifter till och med beskattningsår 2018

När den enskilde blir beviljad ett bruttobelopp av en skattepliktig ersättning förmedlar Försäkringskassan en del av det beviljade beloppet till Skatteverket. Skatteavdraget tillgodoförs sedan den enskildes skattekonto när kontrolluppgiften har lämnats in, dock senast den 31 januari 2019 för beskattningsåret 2018 (det år inkomsten betalades ut). Försäkringskassan kan inte återföra någon avdragen skatt efter detta datum.

Försäkringskassan utfärdar kontrolluppgift om försäkringsutbetalningar (KU18 och KU19), kontrolluppgift för betald ränta (KU25) och kontrolluppgift för näringsbidrag (KU70). På kontrolluppgiften står hur mycket pengar den enskilde har fått beskattningsåret 2018 och hur mycket skatt som dragits av.

När den enskilde beviljas till exempel sjukersättning (brutto) betalar Försäkringskassan ut ett nettobelopp efter att ha gjort skatteavdrag. Skatteavdraget förmedlas till Skatteverket och tillgodoförs den enskildes skattekonto när kontrolluppgiften har lämnats i slutet av januari 2019. Försäkringskassan lämnar kontrolluppgifter både till Skatteverket och till den enskilde.

9.5.2 Metodstöd – månatlig arbetsgivardeklaration på individnivå från och med beskattningsår 2019

Utbetalningar av skattepliktiga ersättningar som sker under en månad ska redovisas till Skatteverket efter månadsskiftet. Det innebär att varje månad i princip betraktas på samma sätt som ett helt inkomstår har gjorts hittills.

När den enskilde beviljas till exempel sjukersättning (brutto) betalar Försäkringskassan ut nettobeloppet efter att ha gjort skatteavdrag. Skatteavdraget förmedlas till Skatteverket och tillgodoförs den enskildes skattekonto i början av månaden efter utbetalningen. Därefter kan Försäkringskassan inte återföra någon avdragen skatt.

Utbetalningsdatum styr vilken månad som påverkar individens arbetsgivardeklaration (enligt kontantprincipen). Rapporterad skatt kan bara sänkas fram till att underlaget har rapporterats till Skatteverket. Efter det att arbetsgivardeklarationen är ”stängd” för månaden är det bara tillåtet att ändra inkomsten (bruttobeloppet). Skatt kan därför bara återbetalas under innevarande månad, det vill säga innan månaden är ”stängd”.

Läs mer

Se även instruktioner för bokföringssituationer som påverkar arbetsgivardeklaration på individnivå. Du finner programbilder som är beskrivna i instruktionerna under Serviceåtgärder i ÄHS:

• Instruktion för att hantera arbetsgivardeklarationer på individnivå och kontrolluppgifter
• Instruktion för att bokföra lokala utbetalningar, direktbetalningar och inbetalningar
• Instruktion för att hantera skatt

Manualerna kan du även hitta på Fia under:

• Förmåner och handläggning/Utbetalningar/Instruktioner

Kontrolluppgiften (KU25 och KU70) och den månatliga arbetsgivardeklarationen på individnivå ligger till grund för Skatteverkets beslut om slutlig skatt, pensionsgrundande inkomst och för att hen ska bli tillgodoräknad de skatteavdrag som Försäkringskassan har gjort vid utbetalningar under månaden eller beskattningsåret. På kontrolluppgiften står hur mycket pengar den enskilde har fått året innan och hur mycket skatt som dragits av.

På utbetalningsbeskedet kommer följande information att framgå för utbetalningar från och med 1 januari 2019.

”Spara ditt besked om utbetalning till deklarationen eftersom du inte får någon kontrolluppgift från oss. På Skatteverkets Mina sidor kommer du att kunna se vilka skattepliktiga utbetalningar och vilken avdragen skatt som vi och andra utbetalare gjort under året”.

9.5.3 Metodstöd – ”skrivfel”

Det här metodstödet beskriver i vilka situationer inkomst och avdragen skatt kan korrigeras, trots att arbetsgivardeklarationen på individnivå (AGI) är fastställd för aktuell månad. Dessa situationer kallas för skrivfel.

Enligt överenskommelsen med Skatteverket kan inkomst och skatt korrigeras under innevarande beskattningsår i följande undantagsfall:

• misstagsutbetalning (condictio indebiti)
• utbetalning till ett konto som tillhör en annan person än den enskilde
• utbetalning till fel person när handläggaren har beviljat ersättning men registrerat beslutet på fel personnummer
• felutbetalning av vissa förmåner vid dödsfall där ersättning har betalats ut efter dödsfallsmånaden
• beslut om en skattepliktig ersättning som skulle ha varit skattefri.

Läs mer

Du kan läsa mer om hur du korrigerar inkomst och avdragen skatt på Försäkringskassans intranät Fia, under Förmåner och handläggning/ Utbetalningar/Instruktioner.

9.5.4 Metodstöd – bokföring och öppna poster

Alla utbetalningar, inbetalningar, returer, omföringar, korrigeringar och återbetalning av skatt genererar bokföringstransaktioner. Detta gäller även återkravsbeslut. Alla dessa bokföringstransaktioner påverkar den enskildes kontrolluppgift och månadsvisa arbetsgivardeklaration på individnivå om det är frågan om skattepliktiga ersättningar.

Om en handläggare har gjort en felaktig registrering eller missat att till exempel registrera en händelse (till exempel en inbetalning) så ska hen göra dem med hjälp av bokföringsbilden. Arbetsgivardeklarationen för en viss individ kan ändras vad gäller det bruttobelopp som har betalats, men avdraget för preliminär skatt kan bara ändras under innevarande månad.

Försäkringskassan gör regelbundet avstämningar mellan det som är bokfört i ekonomi-systemet och det som är registrerat som lokal utbetalning, inbetalning, retur och omföring i handläggningssystemet. Det innebär att registreringar i handläggningssystemet på ett belopp matchas mot en post i ekonomisystemet på samma belopp. De poster som inte kan matchas blir kvar som öppna poster.

Anledningen till att det uppstår öppna poster är i de allra flesta fallen att en handläggare av misstag har lagt in fel uppgifter.

Händelser som genererar öppna poster är:

• Returer som inte har åtgärdats eller blivit dubbelt utbetalda
• Lokal utbetalning som inte har bokförts i handläggningssystemet (lokal utbetalning via Agresso eller direktbetalning)
• Bokförd utbetalning i handläggningssystemet som inte har betalats ut till den enskilde
• Inbetalning eller återbetalning från den enskilde som inte är bokförd i handläggningssystemet (Inbetalning aviseras till handläggaren via ärendehanteringssystemet)
• Felregistreringar i handläggningssystemet
• Felaktiga utbetalningar till socialnämnd och till Kronofogden.

Den öppna posten visar att det inte är samma information i ekonomisystemet som i handläggningssystemet. Det kan innebära att Försäkringskassan redovisat fel inkomst och skatt till Skatteverket, vilket genererar fel i den enskildes kontrolluppgift för beskattningsåret 2018 eller tidigare och månadsvisa arbetsgivardeklaration på individnivå för beskattningsår 2019 eller senare. Den enskilde kan då behöva betala kvarskatt till Skatteverket.