Hoppa till huvudinnehåll

2 Vårdgivaren

I det här kapitlet beskrivs

  • vem som är vårdgivare
  • vårdgivarens anslutning till Försäkringskassans elektroniska system
  • vårdgivarens ansvar mot patienten
  • vårdgivarens ansvar mot Försäkringskassan.

2.1 Vem är vårdgivare?​

En vårdgivare är en fysisk eller juridisk person som yrkesmässigt bedriver tandvård (1 kap. 2 § STL). Vårdgivaren kan bedriva verksamheten i form av till exempel ett aktiebolag, handelsbolag eller som enskild firma. För tandvård som bedrivs i regionernas regi (Folktandvård) är det regionen eller det regionsägda bolaget som är vårdgivare. Vårdgivaren har ansvaret för verksamhetens ekonomiska förpliktelser och är part hos Försäkringskassan. (Prop. 2007/08:49, s. 94 och s. 167)

2.2 Anslutning till det elektroniska systemet​

En vårdgivare som vill vara ansluten till det elektroniska systemet för statligt tandvårdsstöd ska ansöka om det skriftligen (18 § STF). All begäran om ersättning sker genom det elektroniska systemet för statligt tandvårdsstöd, Tanden.

Det är frivilligt för en vårdgivare att vara ansluten till det statliga tandvårdsstödet. Den vårdgivare som inte är ansluten omfattas inte av de krav som anges i STL. Den vårdgivarens patienter får inte heller del av ersättningen från det statliga tandvårdsstödet (3 kap. 1 § STL och prop. 2007/08:49 s. 93).

För att kunna anslutas ska vårdgivaren själv vara legitimerad tandläkare eller tandhygienist, alternativt ha en legitimerad tandläkare eller tandhygienist anställd, eller på annat sätt anlitad. Vårdgivaren ska även lämna uppgifter till Försäkringskassan om personer som har ett väsentligt inflytande över verksamheten. En privat vårdgivare måste vara godkänd för F-skatt för att kunna anslutas. (18 § STF) Försäkringskassan får avslå en ansökan om anslutning om vårdgivaren inte uppfyller dessa krav (18 b § STF).

Försäkringskassan får även neka anslutning om någon av de personer, som vårdgivaren uppger har inflytande över verksamheten, tidigare har varit vårdgivare eller verksamma hos en vårdgivare som allvarligt åsidosatt bestämmelserna i det statliga tandvårdsstödet om vårdgivarens skyldigheter eller förutsättningar för ersättning (18 b § STF). Läs mer i avsnitt 2.2.3 Personer med väsentligt inflytande och 2.2.4 Neka anslutning.

Vårdgivaren har dessutom skyldighet att anmäla till Försäkringskassan om en person med väsentligt inflytande över verksamheten har ersatts eller om annan sådan person tillkommit (18 a § STF).

Vårdgivaren kan vid anslutningen välja hur deras mottagning ska vara kopplad till tandvårdsstödets elektroniska system. En vårdgivare har möjlighet att anmäla en eller flera mottagningar till sin anslutning, eller att låta varje anställd tandläkare vara kopplad till Försäkringskassan var för sig som en egen mottagning. Vårdgivaren kan överlåta ansvaret för uppgiftsskyldigheten gentemot Försäkringskassan till enskilda personer inom verksamheten (prop. 2007/08:49 s. 167).

En vårdgivare har med denna konstruktion ett omfattande ansvar för rapportering av utförda behandlingar och ansvar för till vem som rapporteringsansvaret överlämnas. Om en rapporteringsansvarig mottagning, behandlare eller bolag missköter sin uppgiftsskyldighet så är det alltid vårdgivaren som har det yttersta ansvaret för exempelvis återbetalningar. (Prop. 2007/08:49 s. 167)

Genom anslutningen accepterar vårdgivaren de krav som finns för att ha rätt till ersättning från det statliga tandvårdsstödet (prop. 2007/08:49 s. 167), se avsnitt 2.5, Vårdgivarens ansvar mot patienten och avsnitt 2.6, Vårdgivarens ansvar mot Försäkringskassan. Det innebär också att vårdgivaren accepterar att eventuella återkrav av utbetald ersättning kvittas mot framtida ersättningsanspråk (4 kap. 2 § STL).

Försäkringskassan beslutar om vårdgivaren får vara ansluten till det elektroniska systemet eller inte. Om beslutet går vårdgivaren emot kan det omprövas. Läs mer i kapitel 9, Omprövning och överklagan av beslut.

2.2.1 Ansökan om anslutning till det elektroniska systemet​

Ansökan ska skrivas under av firmatecknare och det ska finnas en notering i ansökan om vilka handlingar som bifogats. Uppgifterna i ansökan ska stämma med registerutdraget (F-skatt) från Skatteverket (gäller inte Folktandvård eller region) och registreringsbevis från Bolagsverket (gäller inte enskild firma). Vårdgivaren ska dessutom visa en kopia på en giltig tandläkar- eller tandhygienistlegitimation.

Varje vårdgivare måste anmäla minst en mottagning. Det är bara vårdgivare som kan ansöka om anslutning för sina mottagningar. Mottagningarna kopplas då till vårdgivarens anslutning.

I ansökan om anslutning av vårdgivare ska det finnas uppgifter om

  • vårdgivaren
  • eventuellt journalsystem
  • kontaktperson
  • legitimerad tandläkare/tandhygienist
  • firmatecknare
  • personer med väsentligt inflytande i verksamheten
  • vårdgivaradministratörer.

I ansökan om anslutning av mottagning ska vårdgivaren lämna uppgifter om

  • mottagningen
  • kontaktperson
  • mottagningens administratörer
  • mottagningens normalanvändare.

Handlingar som ska bifogas

Vårdgivare ska bifoga följande handlingar när de vill ansluta sig:

  • Ett registerutdrag från Skatteverket (SKV 4621) som visar att företaget har F-skatt. Regionerna behöver inte bifoga något registerutdrag.
  • En kopia på en giltig tandläkar- eller tandhygienistlegitimation utfärdad av Socialstyrelsen. Examensintyg eller liknande är inte giltiga.

Vårdgivaren ska även bifoga något av följande:

  • Ett hyreskontrakt för lokalen där tandvårdsverksamheten ska bedrivas.
  • En kopia på beviljat bygglov, när vårdgivaren äger fastigheten där tandvårdsverksamheten ska bedrivas.
  • En kopia på aktieboken, när vårdgivaren är ett aktiebolag. Aktieboken behövs för att Försäkringskassan ska ha rätt uppgifter om vilka personer som är delägare, och därmed kan anses ha ett väsentligt inflytande hos vårdgivaren.

2.2.2 Utredning innan anslutning​

När en ansökan om anslutning kommit in till Försäkringskassan, gör utredaren kontroller av alla de personer som vårdgivaren har uppgett i sin ansökan. Syftet med kontrollerna är att identifiera personer som tidigare varit verksamma hos vårdgivare som misskött sina åtaganden som gäller det statliga tandvårdsstödet. Därför ska vårdgivaren i ansökan uppge alla personer som har ett väsentligt inflytande över verksamheten, i enlighet med 18 § STF. Vårdgivaren ska också ange om de personerna tidigare varit vårdgivare, eller verksamma hos vårdgivare som varit anslutna till tandvårdsstödet.

När Försäkringskassan utreder en ansökan om anslutning gör vi även kontroller gentemot andra myndigheter. De gör vi för att säkerställa att vårdgivaren har sökt alla nödvändiga tillstånd som krävs för att bedriva tandvårdsverksamhet. Om kontrollerna visar att vårdgivaren inte tagit kontakt med de myndigheter som den ska, kan Försäkringskassan neka vårdgivaren anslutning. Anledningen är att vårdgivaren i de fallen inte har styrkt att avsikten med anslutningen är att bedriva tandvård (18 och 19 §§ STF).

När Försäkringskassan utreder en ansökan kan det komma fram uppgifter som gör att vi ska vidta sanktioner när vårdgivaren ansluts. Detta för att säkerställa att vårdgivaren kommer att sköta sina åtaganden i det statliga tandvårdsstödet. Läs mer i kap. 8, Sanktioner.

2.2.3 Personer med väsentligt inflytande​

De roller och personer som har ett väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet ska uppges i ansökan. Vilka de är framgår i 18 § tredje stycket STF. Alla vårdgivare ska uppge i ansökan vem som är deras verksamhetschef. Det ska alltid finnas minst en verksamhetschef i enlighet med 16 a § i tandvårdslagen (1985:125). Vårdgivaren ska också alltid ange alla behandlande tandläkare eller tandhygienister som kommer att vara verksamma hos vårdgivaren, om de är tio eller färre. Detta eftersom en behandlare som är verksam inom en mindre vårdgivarorganisation anses ha ett potentiellt väsentligt inflytande över den verksamheten.

Vilka övriga personer som anses ha väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet skiljer sig lite åt beroende på vilken bolagsform vårdgivaren har.

Om vårdgivaren är … ska följande personer anges i ansökan:

  • en enskild firma
    • den enskilde näringsidkaren
  • ett handelsbolag eller ett kommanditbolag
    • samtliga bolagsmän
    • övriga personer som genom en ledande ställning eller på annat sätt har väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet
  • ett aktiebolag
    • VD (om sådan finns)
    • styrelseledamöter och suppleanter
    • andra personer som genom en ledande ställning, eller på annat sätt har väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet
  • en ekonomisk förening
    • VD (om sådan finns)
    • styrelseledamöter och suppleanter
    • andra personer som genom en ledande ställning eller på annat sätt har väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet
  • ett fåmansföretag (aktiebolag eller ekonomisk förening)
    • VD (om sådan finns)
    • styrelseledamöter och suppleanter
    • andra personer som genom en ledande ställning eller på annat sätt har väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet
    • samtliga delägare i fåmansföretaget, inklusive de som ingår i närståendekretsen.

Med fåmansföretag menas ett aktiebolag eller en ekonomisk förening där fyra eller färre delägare äger andelar som motsvarar mer än 50 procent av alla andelar i företaget. Se 56 kap. 2 § inkomstskattelagen (1999:1229). När vårdgivaren bedömer om företaget är ett fåmansföretag, ska de utgå från den definition av ett fåmansföretag som finns i inkomstskattelagen. Om företaget är ett fåmansföretag ska vårdgivaren ange alla personer i närståendekretsen i ansökan, eftersom de enligt inkomstskattelagen räknas som en delägare.

Om följande personer äger andelar i fåmansföretaget, så ingår de i närståendekretsen:

  • föräldrar
  • mor- och farföräldrar
  • make eller personer som ingått registrerat partnerskap
  • sambos som tidigare varit gifta eller som har eller har haft gemensamma barn
  • barn inklusive styvbarn och fosterbarn
  • barns make
  • syskon
  • syskons make och barn.

Även ett dödsbo som den skattskyldige, eller någon av de tidigare nämnda personerna är delägare i ingår i närståendekretsen.

Detta innebär med andra ord att ett fåmansföretag kan ha betydligt fler delägare än fyra, eftersom alla delägare inom en persons närståendekrets räknas som en person.

Exempel

Paul äger 15 och Susanne 15 procent av aktierna i Gadden AB. Mikael äger 10 procent av aktierna. Mikaels fru Alice, hans tre barn och hans båda föräldrar äger vardera 5 procent av aktierna i Gadden AB. Mikael och hans närståendekrets räknas som en delägare och äger då sammanlagt 40 procent av aktierna. Eftersom Paul, Susanne och Mikael (inklusive hans närståendekrets) äger sammanlagt 70 procent av Gadden AB är det ett fåmansföretag enligt inkomstskattelagen. När Gadden AB ansöker om anslutning till det statliga tandvårdsstödet anger det därför alla delägarna i företaget.

2.2.4 Neka anslutning​

Det statliga tandvårdsstödet bygger på att en ansluten vårdgivare ges ett stort förtroende och förväntas sköta sina åtaganden. Om personer med väsentligt inflytande i vårdgivarens verksamhet tidigare har misskött tandvårdsstödet, kan Försäkringskassan neka vårdgivaren tillgång till en ny anslutning till Försäkringskassan.

Försäkringskassan kan enligt 18 § b STF neka en vårdgivare anslutning om:

  • vårdgivaren inte uppger samtliga personer som anses ha väsentligt inflytande över vårdgivarens verksamhet som de är definierade enligt punkterna i 18 § tredje stycket
  • vårdgivaren inte anger att personerna i ansökan tidigare varit vårdgivare, eller verksamma hos en ansluten vårdgivare
  • en person som har väsentligt inflytande uppger i ansökan att han eller hon tidigare arbetat hos en annan vårdgivare och Försäkringskassan har upptäckt systematisk felanvändning hos den vårdgivaren.

När en person hos vårdgivaren tidigare åsidosatt de skyldigheter som krävs för att få statligt tandvårdsstöd gör Försäkringskassan en helhetsbedömning för att ta ställning till om vårdgivaren ska nekas anslutning. I helhetsbedömningen väger Försäkringskassan in hur personen skött sina åtaganden inom tandvårdsstödet när hen tidigare varit verksam hos andra vårdgivare. Vissa omständigheter ses som särskilt graverande i den utredningen.

Det här är exempel på särskilt graverande omständigheter:

  • Försäkringskassans tidigare utredningar har visat att inrapporterad tandvård inte utförts.
  • Försäkringskassan har beslutat om ett innehållande eller ett föreläggande om förhandsprövning.
  • En person som har väsentligt inflytande hos vårdgivaren har varit involverad i ett systematiskt eller överlagt felutnyttjande av tandvårdsstödet när han eller hon varit verksam hos en annan vårdgivare.
  • En ansluten vårdgivare har slutat att skicka in begäran om ersättning för att undvika kvittning av skuld efter stora återkrav, eller för att undvika en pågående sanktion. Vårdgivaren kan då försöka få en annan anslutning som en ny vårdgivare för att undvika skulden eller sanktionen, eftersom kvittning av återkrav inte kan göras mellan olika vårdgivare.

2.2.5 Datum för anslutning​

När en vårdgivares ansökan om anslutning kan godkännas ska vårdgivaren registreras och anslutas till det elektroniska systemet. Datum för anslutning ska i normalfallet vara det datum när vårdgivarens ansökan om anslutning kom in till Försäkringskassan, eller senare om vårdgivaren ansöker om det. Däremot kan en vårdgivare tidigast anslutas från den dag bolaget är godkänt för F-skatt, även om ansökan kommit in tidigare.

Om vårdgivaren har en generalfullmakt ska det framgå datum för överlåtelsen på fullmakten. Om datumet för överlåtelsen är senare än det datum bolaget godkändes för F-skatt och datumet när ansökan kom in, kan vårdgivaren tidigast anslutas från datumet för överlåtandet.

Det är inte möjligt att ansöka muntligt eftersom det finns ett krav på att ansökan om anslutning ska vara skriftlig, och vårdgivaren tidigast kan anslutas när den skriftliga ansökan inkommit. (18 § STF)

2.2.6 Övertagande av befintlig verksamhet​

När en vårdgivare säljer sin verksamhet och den nya ägaren tar över organisationsnumret, så ska de ändrade ägandeförhållandena anmälas skriftligen till Försäkringskassan. Den gamla eller den nya ägaren ska informera Försäkringskassan om de nya förhållandena i verksamheten, och den nya ägaren kan sedan överta den tidigare vårdgivarens anslutning. Det förutsätter att den nya ägarens verksamhet har blivit registrerad hos Bolagsverket och är godkänd för F-skatt.

Även eventuella ändringar i yrkesroller och behörigheter ska anmälas skriftligen till Försäkringskassan. Om den behörige tandläkaren eller tandhygienisten inte längre kommer att vara verksam hos den nya vårdgivaren, så måste den nya ägaren skicka in ett intyg från Socialstyrelsen om vem som är ny behörig tandläkare eller tandhygienist.

Övertagande av befintlig verksamhet med generalfullmakt

Om den nya ägaren ännu inte blivit registrerad hos Bolagsverket ska en generalfullmakt bifogas, oavsett om den nya ägaren tar över en befintlig anslutning eller ansöker om ny anslutning. Generalfullmakt är ett bevis på att vårdgivaren har köpt ett befintligt bolag och från vilket datum de nya ägarförhållandena gäller. (Gäller inte enskild firma.)

Om det finns en generalfullmakt behöver inte Försäkringskassan begära något nytt bevis om F-skatt vid tidpunkten för ansökan. Det beror på att generalfullmakten gäller som registreringsbevis till dess ett nytt registreringsbevis utfärdats från Bolagsverket. Generalfullmakten måste vara undertecknad av förra ägarens firmatecknare och tidigare ägare måste även vara godkänd för F-skatt.

När ett nytt registreringsbevis utfärdats från Bolagsverket ska vårdgivaren skicka in det till Försäkringskassan, tillsammans med ett registerutdrag från Skatteverket där det framgår från och med vilket datum företaget är godkänt för F-skatt.

2.2.7 Vid ombildande av bolagsform​

När en vårdgivare ändrar bolagsform, exempelvis från enskild firma till aktiebolag, ska en anmälan om avanslutning och en ny ansökan om anslutning lämnas till Försäkringskassan. Det förutsätter att den nya verksamheten har blivit registrerad hos Bolagsverket och är godkänd för F-skatt.

2.2.8 Ändrade uppgifter efter anslutning​

När vårdgivaren behöver lägga till eller ändra uppgifter om vem som är firmatecknare, legitimerad tandläkare/tandhygienist, vårdgivaradministratör, mottagningsadministratör, normalanvändare eller personer som har väsentligt inflytande i verksamheten, ska vårdgivaren använda blankett 7004 Anslutning Nya eller ändrade uppgifter. Ändringar eller tillägg kan bara begäras av vårdgivare eller mottagningar som är anslutna till tandvårdsportalen. Firmatecknaren ska skriva under begäran om ändring.

En vårdgivare är skyldig att utan dröjsmål anmäla ändringar om personer med väsentligt inflytande hos vårdgivaren byts ut, eller om nya sådana personer tillkommer (18 § a STF). Vilka personer som anses ha väsentligt inflytande hos vårdgivaren framgår av 18 § tredje stycket. Vårdgivaren är också skyldig att informera Försäkringskassan skyndsamt vid utebliven F-skatt, indragen tandläkar/tandhygienistlegitimation samt om hen inte längre yrkesmässigt bedriver tandvård (18 a § STF).

2.3 Avsluta anslutning​

Försäkringskassan får enligt 19 § STF besluta att en vårdgivares anslutning till tandvårdssystemet ska upphöra om vårdgivaren

  • skriftligt begär att anslutningen ska upphöra
  • inte längre yrkesmässigt bedriver tandvård.
  • inte längre är legitimerad som tandläkare eller tandhygienist, eller inte längre har personal som är legitimerad
  • inte längre är godkänd för F-skatt
  • inte har påbörjat sin verksamhet inom sex månader efter beslutet om anslutning
  • ersätter en sådan person som anges i 18 § tredje stycket STF med en annan person eller om någon annan person tillkommer och det innebär att vårdgivaren skulle ha nekats anslutning enligt 18 b § andra stycket i STF
  • allvarligt har åsidosatt bestämmelserna i STL eller i föreskrifter som meddelats med stöd av lagen och som gäller vårdgivarens skyldigheter eller förutsättningar för ersättning.

Försäkringskassan följer regelbundet upp att anslutna vårdgivare uppfyller kravet för anslutning. Det görs genom regelbunden kontroll av F-skatt mot Skatteverket och kontroll i Försäkringskassans elektroniska system att vårdgivaren är aktiv.

En vårdgivare kan begära omprövning av Försäkringskassans beslut om anslutning, respektive upphörd anslutning, till det elektroniska systemet (4 kap. 9 § STL). Läs mer om omprövning i kapitel 9, Omprövning och överklagan av beslut.

Om vårdgivaren inte längre vill vara ansluten till Försäkringskassans elektroniska system eller om vårdgivarens verksamhet upphör så ska det anmälas skriftligen till Försäkringskassan senast tre månader i förväg (3 § FKFS 2008:6). Anmälan ska vara undertecknad av firmatecknare.

En vårdgivare kan även begära att anslutningen för en eller flera mottagningar ska upphöra genom att skicka in en anmälan till Försäkringskassan. Anmälan ska vara undertecknad av firmatecknare. Försäkringskassan återkräver all utbetald tandvårdsersättning för inrapporterade patientbesök med besöksdatum efter att anslutningen för mottagningen upphörde.

2.3.1 När vårdgivarens F-skatt återkallats​

När en vårdgivare inte längre är godkänd för F-skatt har vårdgivaren inte längre rätt att vara ansluten till det statliga tandvårdsstödet. Försäkringskassan återkräver då all utbetald tandvårdsersättning för patientbesök med besöksdatum efter att F-skatten upphörde.

Däremot ställs inget återkrav på utbetald ersättning när F-skatt återkallats om en vårdgivare i någon annan bolagsform än aktiebolag ombildar sin verksamhet till ett aktiebolag. Det gäller under förutsättning att vårdgivaren under hela tiden är godkänd för F-skatt, antingen i verksamheten i den tidigare bolagsformen eller i det nybildade aktiebolaget. I dessa fall ställs inget återkrav på utbetald ersättning för patientbesök med besöksdatum efter att F-skatten återkallades för den tidigare verksamheten. Försäkringskassan återkräver då endast tandvårdsersättning som betalats ut under ett eventuellt tidsglapp i F-skatt.

2.3.2 När personer tillkommit hos en vårdgivare eller när vårdgivaren allvarligt åsidosatt sina åtaganden​

Försäkringskassan kan besluta att en vårdgivares anslutning ska upphöra om viktiga personer lämnar eller tillkommer i verksamheten, och det innebär att förhållanden hos vårdgivaren inte längre motsvarar dem som rådde när ansökan beviljades.

Försäkringskassan kan också besluta att en vårdgivares anslutning ska upphöra om vårdgivaren allvarligt åsidosätter reglerna för det statliga tandvårdsstödet. Syftet är att ge Försäkringskassan ytterligare möjligheter att stoppa överutnyttjande av systemet när de övriga sanktionsmöjligheterna visat sig verkningslösa. En avanslutning är dock en mycket ingripande åtgärd mot en vårdgivare, och ska endast komma ifråga om det rör sig om ett allvarligt åsidosättande av reglerna för det statliga tandvårdsstödet.

Vad som avses med ett allvarligt åsidosättande får avgöras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Det kan exempelvis vara om en vårdgivare fortsätter att överutnyttja systemet trots upprepade sanktioner med innehållande av utbetalning eller föreläggande om förhandsprövning i perioder. Det kan också vara om en vårdgivare döms i domstol för att felaktigt ha tillskansats sig ersättning från det statliga tandvårdsstödet, eller om vårdgivaren regelmässigt inte uppfyller sina skyldigheter gentemot Försäkringskassan och sina patienter genom att systematiskt underlåta att rapportera in korrekta underlag, inte lämna underlag vid begäran om efterhandskontroll eller på annat sätt åsidosätta sina åtaganden. (jfr. Ds 2018:36 s. 15ff)

2.4 Roller och behörigheter i Försäkringskassans elektroniska system​

Vårdgivare som ansluts till Försäkringskassans elektroniska system har ett omfattande ansvar för rapportering och för att lämna uppgifter till Försäkringskassan. All rapportering görs via det elektroniska systemet och olika roller tilldelas för inrapportering med olika behörigheter.

En vårdgivare får lämna rapporteringsansvaret vidare till en mottagning, en tandläkare, en tandhygienist eller en administratör. Det finns inget krav på att den som använder Tandvårdsportalen måste vara tandläkare. (Prop. 2007/08:49 s. 167)

När flera tandläkare är verksamma i samma mottagning får de ha var sin koppling till det elektroniska systemet. En del vårdgivare arbetar ensamma på sina mottagningar och har där alla rollerna. (Prop. 2007/08:49 s. 167)

2.4.1 Kontaktperson för vårdgivaren​

Kontaktpersonen för vårdgivaren är den person som vårdgivaren utsett till att ansvara för kontakterna med Försäkringskassan. Kontaktpersonen behöver inte vara den person som har det yttersta ansvaret för verksamheten. Vårdgivaren väljer själv vilken kontaktperson som ska anmälas och det kan vara samma person som också anges som kontaktperson för mottagningen.

2.4.2 Kontaktperson för mottagningen​

Kontaktpersonen för mottagningen är den person som vårdgivaren utsett till att ansvara för mottagningens kontakter med Försäkringskassan. Kontaktpersonen behöver inte vara den person som har ett formellt ansvar för mottagningen.

2.4.3 Vårdgivaradministratör​

Vårdgivaradministratören är den person som kan lägga in uppgifter om vårdgivarens mottagningar i Tandvårdsportalen och ändra i information som finns på både vårdgivar- och mottagningsnivå, till exempel adress eller kontouppgifter. En vårdgivaradministratör ska alltid anges, även om vårdgivaren har ett datoriserat journalsystem som kan kommunicera med Försäkringskassan. Det beror på att man via Tandvårdsportalen ändrar basuppgifter om vårdgivaren och mottagningen, vilket inte kan göras via det egna datoriserade journalsystemet. Vårdgivaradministratören kan även söka fram en betalningsspecifikation som visar vilken ersättning som Försäkringskassan har betalat ut.

Det är bara vårdgivaradministratören som kan registrera betalningsuppgift, Bankgiro. Uppgiften kan endast fyllas i via Tandvårdsportalen.

Vårdgivaradministratören kan inte skapa egna mottagningar via Tandvårdsportalen, utan det måste anmälas till Försäkringskassan via blankett FK 7002 – Ansökan Anslutning till tandvårdsportalen – mottagning.

2.4.4 Mottagningsadministratör​

Mottagningsadministratören är den person som utses av vårdgivaren till att administrera och ändra vissa uppgifter om mottagningen i Tandvårdsportalen. Mottagningsadministratören kan inte ändra uppgifter på vårdgivarnivå, det kan endast vårdgivaradministratören göra.

Mottagningsadministratören kan bara ändra uppgifter för den mottagning som han eller hon har fått behörighet till. Mottagningsadministratören kan även söka fram betalningsspecifikationer för sin mottagning som visar vilken ersättning som Försäkringskassan har betalat ut. En mottagningsadministratör kan skicka över en betalningsspecifikation till sitt journalsystem för en specifik mottagning förutsatt att mottagningsadministratören har behörighet för den aktuella mottagningen.

En mottagningsadministratör ska anges även om vårdgivaren har ett datoriserat journalsystem som kan kommunicera med Försäkringskassan. Anledningen är att man via Tandvårdsportalen ändrar basuppgifter om mottagningen som inte kan göras via det egna datoriserade journalsystemet.

2.4.5 Normalanvändare​

Normalanvändarna är de som använder Tandvårdsportalen för att skicka in underlag och begära ersättning genom att rapportera in utförd tandvård till Försäkringskassans elektroniska system. Denna roll har inga administratörsrättigheter utan är enbart användare.

Normalanvändare kan även behöva anges av vårdgivare som har journalsystem, om tandvård rapporteras in via Tandvårdsportalen. I vissa journalsystem ingår inte modulen för att skapa och begära ersättning för en förhandsprövning, utan det måste köpas till. De vårdgivare som valt att not köpa till modulen måste därför kunna rapportera in förhandsprövningen via Tandvårdsportalen och behandlaren måste då vara angiven som normalanvändare.

2.4.6 Delegering av tandvårdsbehandling​

En legitimerad tandläkare eller tandhygienist kan överlåta utförandet av vissa tandvårdsåtgärder till en icke-legitimerad person genom delegering (SOSFS 1997:14 och SOSFS 2002:12). Vårdgivaren måste sedan kunna visa att den icke-legitimerade person som utfört en åtgärd haft delegation att göra detta. Kan inte vårdgivaren visa det ska ersättningsbegäran avslås med stöd av 1 kap. 3 § STL.

De tandvårdsåtgärder som får delegeras listas i Tandvårds- och läkemedelsförmånsverkets föreskrifter med följande nummer:

  • 141 och 161
  • 201–209
  • 301–304 (med vissa undantag)
  • 311, 312 och 321

En grundförutsättning för att tandvård ska vara ersättningsberättigande är att tandvården utförts av en legitimerad person. Andra åtgärder än ovan får därmed inte delegeras, vilket innebär att de inte är ersättningsberättigande om de utförs av icke-legitimerad person. Ersättningsbegäran ska även då avslås med stöd av 1 kap. 3 § STL.

2.4.7 Tandvård utförd av studerande​

Tandvård som utförs av en studerande tandläkare eller studerande tandhygienist vid en högskola, är ersättningsberättigande under förutsättning att villkoren för tillstånd och åtgärd i övrigt är uppfyllda.

Den studerande tandläkaren eller den studerande tandhygienisten vid en högskola kan själv rapportera in utförd tandvård om vårdgivaren har delegerat ansvaret för rapportering till honom eller henne. Däremot bör det framgå av vårdgivarens daganteckningar att behandlingen har kontrollerats eller övervakats av en behörig tandläkare eller tandhygienist.

2.5 Vårdgivarens ansvar mot patienten​

En vårdgivare som valt att ansluta sig till det statliga tandvårdsstödet tar på sig ett stort ansvar gentemot sina patienter. Visserligen ansvarar en legitimerad tandläkare eller tandhygienist alltid för att tandvården utförs i enlighet med tandvårdslagen (1985:125), patientdatalagen (2008:355) och patientsäkerhetslagen (2010:659). Men reglerna om statligt tandvårdsstöd ställer ytterligare krav på de vårdgivare som är anslutna.

Syftet med att ansvaret har lagts på vårdgivaren är att stärka patientens ställning och försäkra sig om att den statliga subventionen, i form av statligt tandvårdsstöd, kommer patienten till del (prop. 2007/08:49 s 51).

Vårdgivaren ansvarar för att bedöma om den planerade tandvården är ersättningsberättigande (9 § STF). I vårdgivarens ansvar ingår även att informera patienten om priser, behandlingsalternativ, vilka material som används vid behandling med mera (8–13 §§ STF).

Om vårdgivaren inte uppfyller kraven i STF kan Försäkringskassan förelägga vårdgivaren att hans eller hennes behandlingar ska förhandsprövas (4 kap. 6 § STL). Läs mer under kapitel 8, Sanktioner.

2.5.1 Prislista​

Vårdgivaren ska erbjuda patienten en prislista. Prislistan ska innehålla de ersättningsberättigande tandvårdsåtgärder som vårdgivaren utför. För varje tandvårdsåtgärd ska både vårdgivarens pris och referenspriset framgå. De garantier som vårdgivaren har ska också stå med i prislistan. I prislistan ska det dessutom finnas uppgift om att patienten har rätt till skriftlig information om vilka material som används. Det gäller både material i protetik och i tandfyllningar (8 § STF). Om vårdgivaren har olika priser för en tandvårdsåtgärd, exempelvis beroende på vilket material som används, ska det av prislistan framgå vilket högsta pris vårdgivaren har för åtgärden. (11 § FKFS 2008:6). Syftet är att patienten ska kunna jämföra priser mellan olika vårdgivare och behandlingar. Prislistan ska finnas väl synlig i väntrummet eller receptionen och bör vara utformad så att patienten enkelt kan jämföra den med tandvårdskvittot och referensprislistan. (Prop. 2007/08:49 s. 120)

2.5.2 Skriftlig prisuppgift och behandlingsplan​

Om en patient behöver behandlas vid mer än ett tillfälle är vårdgivaren skyldig att ge patienten en preliminär skriftlig prisuppgift på den totala behandlingskostnaden (10 § STF). En sådan uppgift är viktig för att ge patienten bra förutsättningar att ta ställning till den planerade behandlingen och vårdgivarens pris för denna. Patienten får då bättre möjlighet att bedöma priset och undersöka priser för motsvarande behandling hos andra vårdgivare. (Prop. 2007/08:49 s. 122)

Patienten har också rätt till en skriftlig behandlingsplan vid mer omfattande behandlingar. En behandling är omfattande om protetiska eller tandreglerande åtgärder planeras (13 § FKFS 2008:6). Behandlingsplanen ska innehålla uppgifter om tandvårdsåtgärderna är ersättningsberättigande. Den ska, enligt 10 § STF, dessutom innehålla uppgifter om följande:

  • tillstånden som vårdgivaren har kommit fram till
  • den föreslagna behandlingen och anledningen för att den valts
  • eventuella alternativa behandlingsförslag
  • tandvårdsåtgärderna är ersättningsberättigande
  • vårdgivarens priser, referenspriser och åtgärdskoder.

Det är viktigt att behandlingsplanen är utformad så att patienten i så stor utsträckning som möjligt kan tillgodogöra sig innehållet. (Prop. 2007/08:49 s. 122)

2.5.3 Kvitto​

Patienten har rätt att få kvitto på sin tandvårdsbehandling. På kvittot ska följande framgå för varje utförd tandvårdsåtgärd:

  • vårdgivarens pris
  • referenspriset
  • åtgärdskod.

Det ska också framgå om tandvårdsersättning har lämnats för behandlingen. Om ett tandtekniskt arbete har ingått i behandlingen, ska det förutom kvittot också finnas en kopia av underlaget som det tandtekniska laboratoriet lämnat över kostnaderna. Kostnaden för det tandtekniska arbetet ska alltså kunna läsas ut av underlaget. (11 § STF)

2.5.4 Undersökningsprotokoll​

Efter varje undersökning som gällt flera tänder eller flera problem, ska vårdgivaren ge patienten ett undersökningsprotokoll. Det ska lämnas direkt efter undersökningen. (12 § STF) Med undersökning menas sådana undersökningar och utredningar som omfattar en bedömning av munhålans och tändernas allmänna status. Det gäller alltså inte vid undersökning av enstaka tänder eller ett enstaka problem, till exempel vid ett akutbesök. Undersökningsprotokollet bör innehålla en överskådlig presentation av patientens tandhälsa. Även råd och rekommendationer om egenvård bör finnas med. (Prop. 2007/08:49 s. 124)

2.5.5 Kallelse till ny undersökning​

I samband med en undersökning eller behandling ska vårdgivaren erbjuda patienten att få en kallelse till en ny undersökning inom lämplig tid (13 § STF). Vårdgivaren ska erbjuda en kallelse till en ny undersökning men det är viktigt att vårdgivaren förklarar tydligt att patienten inte måste gå med på att undersökningen genomförs.

Om det finns särskilda skäl får vårdgivaren låta bli att erbjuda en kallelse. Det gäller till exempel om patienten ska flytta eller om vårdgivaren ska upphöra med sin verksamhet. I dessa fall kan vårdgivaren i stället meddela patienten att han eller hon inte kommer att bli kallad till ny undersökning. (13 § STF och prop. 2007/08:49 s. 125)

2.5.6 Vårdgivarens skyldighet att informera om behandling som inte är ersättningsberättigande​

En vårdgivare kan föreslå en patient vilken behandling som helst som är förenlig med vetenskap och beprövad erfarenhet (lege artis) och som tillgodoser patientens behov av behandling. När en vårdgivare föreslår en behandlingsåtgärd som inte är ersättningsberättigande måste vårdgivaren informera patienten om det. I dessa fall är vårdgivaren alltid skyldig att informera om vilken alternativ behandling som berättigar till tandvårdsstöd. (9 § STF)

2.6 Vårdgivarens ansvar mot Försäkringskassan​

Den vårdgivare som är ansluten till Försäkringskassans elektroniska system ska, enligt 3 kap. 3 § STL, lämna uppgifter till Försäkringskassan om

  • utförd tandvård
  • innehållet i ingångna avtal om abonnemangstandvård enligt 2 kap. 2 § och om ett sådant avtal har upphört att gälla i förtid.

Vårdgivaren ska också lämna uppgifter till Försäkringskassan om sina patienters tandhälsa och aktuella priser för de ersättningsberättigande tandvårdsåtgärder som utförts (prop. 2007/08:49 s. 100). Uppgifterna krävs för att Försäkringskassan ska kunna beräkna och betala ut tandvårdsersättning och för att det ska vara möjligt att följa upp och utvärdera befolkningens tandhälsa. (Prop. 2007/08:49 s. 91)

Om Försäkringskassan begär det är vårdgivaren även skyldig att lämna uppgifter och visa upp journal och annat underlag som rör undersökning eller behandling av en patient i ärenden om statligt tandvårdsstöd (3 kap. 2 § STL).

2.6.1 Vårdgivarens uppgiftsskyldighet​

En vårdgivare ska upprätta underlag för alla ersättningsberättigande åtgärder som denna har utfört på en patient. Underlaget ska rapporteras in senast två veckor från det att respektive åtgärd har slutförts. (15 § STF)

I enstaka undantagsfall ska Försäkringskassan kunna lämna ersättning även om underlaget kommer in senare än två veckor efter det att åtgärden slutförts. Orsaker som kan godtas är till exempel allvarlig sjukdom hos vårdgivaren eller nära anhörig (prop. 2007/08:49 s. 171). Funktionsproblem i Försäkringskassans IT-system eller i ett journalsystem som godkänts av Försäkringskassan är en annan orsak. Däremot bör inte hög arbetsbelastning eller liknade hos vårdgivaren godtas som orsak. Läs mer under avsnitt 4.5, Sent inkommen begäran om ersättning.

De uppgifter som enligt 15 § STF ska finnas i underlaget som rapporteras är

  • namn och personnummer på behandlande tandläkare eller tandhygienist
  • patientens namn och personnummer
  • datum när åtgärden slutfördes
  • tillstånds- respektive åtgärdskod för den åtgärd som är ersättningsberättigande i det aktuella fallet
  • tillstånds- respektive åtgärdskod för den faktiskt utförda åtgärden, om den inte är ersättningsberättigande i det enskilda fallet
  • tandnummer och tandposition
  • vårdgivarens pris för utförd åtgärd för den aktuella patienten
  • uppgift om patienten använder tandvårdsbidrag.

Skyldigheten att rapportera utförda tandvårdsåtgärder gäller också den tandvård som omfattas av ett gällande tandvårdsabonnemang (15 § STF).

När tandvården delegerats till en icke-legitimerad behandlare ska denne stå som behandlande tandläkare eller tandhygienist vid inrapporteringen av den utförda tandvården. Se avsnitt 2.4.6 Delegering av tandvårdsbehandling.

Uppgifter till Socialstyrelsen

När patienten använder sitt allmänna tandvårdsbidrag ska vårdgivaren också lämna uppgift till Socialstyrelsen om hur många kvarvarande och intakta tänder patienten har. Vårdgivaren rapporterar till Försäkringskassan som vidarebefordrar uppgifterna till Socialstyrelsen utan att ta del av dem. (15 § STF) Definitionen av kvarvarande respektive intakta tänder framgår av Socialstyrelsens föreskrifter om uppgiftsskyldighet till tandhälsoregistret (SOSFS 2008:13). Syftet med rapporteringen till Socialstyrelsen är uppföljning och utvärdering av tandhälsan (prop.2007/08:49 s.133).

Vårdgivaren är också skyldig att lämna uppgifter om tandvård som bekostas av regionerna. Dessa uppgifter behandlas på samma sätt som uppgifterna om kvarvarande och intakta tänder, det vill säga att de rapporteras till Försäkringskassan som vidarebefordrar dem till Socialstyrelsen. För att kunna lämna uppgifter om tandvården måste vårdgivaren vara ansluten till Försäkringskassans elektroniska system för statligt tandvårdsstöd.

2.6.2 Rapportering till Försäkringskassan​

Grunden är att alla ersättningsberättigande tandvårdsåtgärder som utförs ska rapporteras till Försäkringskassan (3 kap. 3 § STL). Åtgärden måste vara slutförd när den rapporteras in och inrapportering ska göras inom två veckor efter att åtgärden har slutförts (4 kap. 8 § STL).

Syftet med rapporteringen är att det bland annat ska gå att följa upp det statliga tandvårdsstödet och tandhälsan hos befolkningen. Men rapporteringen behövs också för att Försäkringskassan vid alla tidpunkter ska ha möjlighet att göra en korrekt beräkning av en patients rätt till ersättning, och för att vårdgivaren ska få möjlighet att beräkna rätt pris till patienten. (prop. 2007/08:49 s.91) En vårdgivare som blivit ansluten till det elektroniska systemet har därmed accepterat de krav som ställs för att ha rätt till ersättning ur systemet.

Allt statligt tandvårdsstöd begärs elektroniskt. För de vårdgivare som har ett elektroniskt journalsystem som kan kommunicera med Försäkringskassans system, görs begäran om ersättning, förhandsprövning med mera, direkt i journalsystemet. Vårdgivare som inte har ett elektroniskt journalsystem lämnar uppgifterna via Tandvårdsportalen.

Det finns inga undantag från rapporteringsskyldigheten. Vårdgivaren måste alltid rapportera alla ersättningsberättigande behandlingsåtgärder. Det gäller även om vårdgivaren inte tror att patienten kommer att få ersättning från högkostnadsskyddet. Skyldigheten gäller också för patienter med abonnemang och för patienter som endast får en undersökning. Om vårdgivaren behandlar en patient gratis med en ersättningsberättigande åtgärd ska det också rapporteras. Vårdgivarens pris anges då till noll kronor. (Prop. 2007/08:49 s. 92). Se även avsnitt 4.4.3, Om vårdgivaren har ett annat pris än referenspriset.

I kapitel 8, Sanktioner, kan du läsa vad Försäkringskassan kan göra när vårdgivaren inte fullgör sina skyldigheter.

2.6.3 Vårdgivaren ansvarar för korrekt ersättning​

Vårdgivaren har alltid ansvar för att bedöma om en tandvårdsåtgärd är ersättningsberättigande och informera sin patient om det (9 § STF). För varje ersättningsberättigande åtgärd finns ett referenspris. Vad som är ersättningsberättigande åtgärder, och referenspriserna för dessa, framgår av bilagorna till Tandvårds- och läkemedelsförmånsverkets föreskrifter och allmänna råd om statligt tandvårdsstöd (2 § TLVFS).

Med hjälp av bilagorna till dessa föreskrifter kan vårdgivaren se om en behandling är ersättningsberättigande och även beräkna sin patients eventuella ersättning.

Om en vårdgivare gör en felaktig bedömning av de faktiska omständigheterna för en enskild patient, behandlaren kanske utför en åtgärd som inte är ersättningsberättigande i förhållande till det fastställda tillståndet, så kan vårdgivaren bli skyldig att betala tillbaka utbetald tandvårdsersättning till Försäkringskassan (4 kap. 2 § STL). Om denna situation uppstår kan vårdgivaren inte kräva tillbaka någon ersättning från patienten. Det beror på att det alltid är vårdgivaren som ansvarar för bedömningen om en åtgärd är ersättningsberättigande eller inte. (Prop. 2007/08:49 s. 114–115)

Denna regel har bara ett undantag. Det är om felet i beräkningen av ersättning beror på patienten, till exempel om patienten inte talat om att det allmänna tandvårdsbidraget redan har använts eller att den aktuella tandvården omfattas av ett abonnemangsavtal. (4 kap. 4 § STL)

2.6.4 Kontroll​

När vårdgivaren rapporterar utförd tandvård till Försäkringskassans elektroniska system för statligt tandvårdsstöd görs maskinella kontroller för att säkerställa att vårdgivaren och patienten har rätt till ersättning och att de inrapporterade åtgärderna och tillstånden får kombineras. Det finns dock begränsningar i vad IT-stödet kan kontrollera. Därför ska efterhandskontrollerna fånga upp det som inte kan kontrolleras maskinellt. (Prop. 2007/08:49 s. 97)

Om Försäkringskassan begär det är vårdgivaren skyldig att lämna upplysningar och visa upp journal och övrigt material som rör undersökning eller behandling av en patient i ärenden om statligt tandvårdsstöd. (3 kap.2 § STL)

Läs mer om efterhandskontroller i kapitel 5, Efterhandskontroller och i kapitel 8, Sanktioner, kan du läsa om vad Försäkringskassan kan göra när vårdgivaren inte fullgör sina skyldigheter.

2.6.5 Återbetalningsskyldighet​

Om det vid en efterhandskontroll visar sig att vårdgivaren har gjort en felaktig bedömning som lett till att ersättning betalats ut på oriktiga grunder, så får Försäkringskassan kräva tillbaka den ersättning som betalats ut felaktigt (4 kap. 2 § STL). Vårdgivaren får inte kräva patienten på det belopp som Försäkringskassan återkrävt (prop. 2007/08:49 s. 114–115).

Försäkringskassan har rätt att kvitta det felaktiga beloppet mot kommande begäran om ersättning (4 kap. 2 § STL). Det betyder att en vårdgivare genom sin anslutning accepterar att eventuella återkrav regleras genom kvittning och att vårdgivaren därmed inte får ersättning utbetald så länge det finns återkrav som inte har kvittats.

Det är vårdgivaren som är återbetalningsskyldig mot Försäkringskassan, men i IT-stödet är alltid kontouppgifterna registrerade för respektive mottagning som vårdgivaren har anslutna. Kvittning är därför bara möjlig mot vårdgivarens mottagning, under förutsättning att mottagningen är aktiv i IT-stödet.

Utgångspunkten är att ett återkrav ska kvittas, men om ett återkrav inte kan kvittas så ska den återstående skulden lämnas för manuell fordringshantering.