7 Arkivering och rensning
I detta kapitel beskrivs
- vilken sorts handlingar som ska arkiveras och vilken sorts handlingar som ska rensas
- när arkivering och rensning ska göras
- vilka uppgifter som ska arkiveras tillsammans
- hur arkivering ska göras
- vilken information som ska finnas med i akten efter arkivering
- vem som utför rensning och arkivering
- varför man ska rensa i ett ärende
- hur handlingar ska hanteras vid arkivering
- vad som gäller för pappershandlingar respektive digitala handlingar vid arkivering.
7.1 Endast allmänna handlingar ska arkiveras
När en myndighet har slutbehandlat ett ärende ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras (3 § ArkF). Myndigheter ska också arkivera sådana minnesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap. 12 § TF, om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, förvaltning eller forskning. Övriga handlingar ska avlägsnas när handläggning eller annat arbete har avslutats (10 kap. 2 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1). De handlingar som inte är allmänna och som behålls på detta sätt anses ha tagits om hand för arkivering och de blir därmed allmänna handlingar som kan begäras utlämnade (2 kap. 12 § TF).
En myndighet är skyldig att se till att allmänna handlingar kan skiljas åt från andra handlingar (4 kap. 1 § OSL). Myndigheter är även skyldiga att följa kraven på god offentlighetsstruktur (RÅ 1998 ref. 44).
Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts (3 § ArkF).
När det gäller diarier, journaler samt register och förteckningar som förs löpande ska varje införd anteckning anses som arkiverad i och med att den gjorts (3 § ArkF).
7.1.1 Arkivering ska ge insynsmöjligheter och möjliggöra förståelse av handlingarna
Handlingar ska arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket innehåll de hade när de kom in till myndigheten, upprättades där eller användes som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2). Särskilt viktigt är hur uppgifter och uppgiftssammanställningar som hämtas ur interna och externa databaser, samt uppgifter som legat till grund för automatiska beslut arkiveras (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2).
Läs även om att möjliggöra insyn och förståelse av handlingarna i vägledning (2004:7) förvaltningsrätt i praktiken.
7.1.2 Handlingar som hör ihop ska kunna presenteras och lämnas ut samlat
Handlingar som tillkommit under handläggningen av ett ärende eller en annan avgränsad process ska kunna presenteras och lämnas ut samlat. Handlingarna ska så långt möjligt organiseras på ett sätt som avspeglar processen (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2). En samlad presentation kan ske genom att handlingarna förvaras tillsammans i akter, dossierer eller motsvarande, men även genom att logiska samband upprättas mellan handlingarna (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2).
7.1.3 Det operativa ansvaret för arkivering börjar hos handläggaren
Gallring betyder att allmänna handlingar förstörs. Termen rensning används för förstöring eller avlägsnande av handlingar som inte är allmänna (läs mer om gallring i avsnittet Bevara och gallra). Rensning av information i en akt och dess arkivering ska utföras av handläggaren när ärendet avslutas.
7.1.4 Pappershandlingar ska placeras i en godkänd arkivlokal
Pappershandlingar ska efter avslutad handläggning flyttas till ett förvaringsutrymme som uppfyller kraven i 6 kap. 12 § RA-FS 2006:1 senast ändrad 2018:4.
7.1.5 Metodstöd – att rensa och arkivera pappershandlingar
Försäkringskassans administrativa handlingar, liksom vissa försäkringsärenden, arkiveras på papper. Material i digital form, t.ex. e-post, ska skrivas ut på papper för arkivering. Försäkringskassan använder åldrings- eller arkivbeständigt papper för arkivhandlingar.
Handläggaren av ett ärende – oavsett om det är ett administrativt ärende eller ett försäkringsärende – ska inte bara ta bort överflödig information från ärendet utan också se till att all relevant information i ärendet finns med i akten. Det ska alltid gå att i efterhand följa ett ärendes gång och förstå på vilka grunder ett beslut fattades, även för utomstående. Att ansvaret för rensning vilar på handläggaren beror på att det endast är den som handlägger ett ärende som kan avgöra vilka handlingar som behöver rensas ur akten.
Ett annat skäl till att rensning ska ske innan ärendet arkiveras är att eventuellt kvarliggande kladdlappar, minnesanteckningar, utkast och korrektur också blir allmänna handlingar när en akt väl är arkiverad. För att i efterhand kunna gallra dessa handlingar måste det då finnas ett beslut om gallring. Att förvara onödigt material i arkivet försvårar inte bara återsökningen av information utan ökar också i förlängningen kostnaderna för lagringen av arkivmaterialet, i synnerhet när det gäller elektroniskt material.
All information i ett ärende ska kunna presenteras och lämnas ut samlat. Även om inte all information i ett ärende kan arkiveras tillsammans, t.ex. av klimatskäl, måste det ändå i ärendet finnas information om var övrig information finns. Arkivering ställer alltså inga krav på någon särskild form av förvaring utan tillämpas på handlingar som förvaras i akter, e-postsystem, ärendehanteringssystem eller i grupprummens dokumentbibliotek.
Information ska vara möjlig att hitta och förstå under hela den tid den existerar. För att pappershandlingar ska finnas kvar i läsbart skick måste de hanteras enligt gällande föreskrifter. För att skydda själva pappersbladen får det i pappersakter inte finnas någon form av plast (t.ex. plastfickor, OH-blad, mappar) efter arkiveringen. Gem och annan metall som förstör handlingarna över tid måste också tas bort. Papper med häftklamrar är i princip tillåtna, men bör användas i så liten utsträckning som möjligt. Dels med tanke på handlingarnas beständighet, dels för att häftade papper är mycket utrymmeskrävande.
Ett ärende kan innehålla både gallringsbar och bevarandevärd information. Pappershandlingar som ska gallras ska vid rensningen skiljas från handlingar som ska bevaras och förvaras i separata arkivboxar. Även gallringsbara handlingar ska kunna återsökas och lämnas ut under hela den tid, ibland flera år, som de måste finnas kvar på myndigheten. Man ska alltså inte placera gallringsbara handlingar på ett ställe där de kan förstöras eller förvanskas med motiveringen att de ändå ska slängas.
Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende
Exempel på sådana handlingar kan t.ex. vara ett organisationsschema för en myndighet. Ett sådant anses vanligen justerat när det används eller publiceras inom eller utanför myndigheten.
7.1.6 Metodstöd – att rensa och arkivera elektroniska handlingar
Samma principer för rensning gäller både för digitala handlingar och pappershandlingar.
Digitala handlingar bör bevaras i digital form för att undvika att man förlorar sammanställningsmöjligheter när uppgifterna skrivs ut på papper. Det innebär att man ofta måste konvertera dem till ett annat format. Det är aldrig formatet i sig som ska bevaras.
De flesta format, t.ex. Word och PDF, är inte godkända som format för långtidsbevarande. Information i dessa format måste därför konverteras till ett godkänt format, t.ex. PDF-A eller XML. Konvertering ska ske senast innan informationen levereras till Riksarkivet.
En handläggare i ett system har vanligen mycket begränsade möjligheter att konvertera filer och dokument. Behovet av konvertering och konverteringsmöjligheter måste därför slås fast redan vid kravställningen. Den som ansvarar för införandet eller kravställningen för ett nytt system, vidareutveckling eller ny digital handläggning etc. ska ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning för att få hjälp med att utreda dessa frågor.