Hoppa till huvudinnehåll

6 Bevara och gallra

I detta kapitel beskrivs

  • vad gallring och bevarande är
  • regelverket för gallring och bevarande av information
  • Försäkringskassans skyldigheter när det gäller att gallra eller bevara information
  • hur Försäkringskassans verksamheter ska agera i frågor om gallring och bevarande
  • gallrings- och bevarandeaspekter vid kravställning av IT-system
  • vad en gallringsfrist är
  • hur gallring sker på Försäkringskassan.

Riksarkivet är tillsynsmyndighet för statlig arkivverksamhet och har därför beslutanderätt i de flesta frågor som rör gallring och bevarande av information. Inom Försäkringskassan regleras dock den praktiska delen av dessa frågor inte bara av Riksarkivets föreskrifter utan även av Försäkringskassans interna riktlinjer.

6.1 Vad menas med gallring?​

Gallring betyder att viss information sorteras ut ur sitt sammanhang och sedan förstörs. För myndigheter innebär gallring förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Men gallring av allmänna handlingar och uppgifter kan också göras i samband med att information överförs till en annan databärare om överföringen medför

  • informationsförlust
  • förlust av möjliga informationssammanställningar
  • förlust av sökmöjligheter
  • förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet.

6.1.1 Varför gallrar man?​

De tre viktigaste anledningarna till att information gallras är:

  • Överblick och effektiv informationshantering, arkiven blir lättare att söka i och blir därför effektivare som informationskällor.
  • Ekonomiska aspekter, främst kostnader för förvaring och vård.
  • Integritetsskäl, det kan vara viktigt för enskilda att handlingar eller uppgifter inte bevaras när deras primära ändamål är uppfyllda.

6.1.2 Information som ska bevaras​

Det arkivmaterial som återstår efter gallring ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov (10 § ArkL). Sådant arkivmaterial kan till exempel vara information som

  • behövs för att verksamheten ska kunna fortgå
  • behövs för att allmänheten ska kunna få insyn i och ta del av myndighetens handlingar (offentlighetsprincipen)
  • för att den försäkrade ska kunna få ta del av de handlingar som rör personen själv
  • är viktig att bevara av juridiska (ex. styrkande av rättigheter i en bevissituation) eller administrativa skäl (ex. Försäkringskassans vägledningar, riktlinjer, policydokument och andra övergripande ställningstaganden)
  • forskningen behöver för att dokumentera den kunskap som handlingarna förmedlar; dvs. handlingar som speglar den verksamhet som myndigheten bedrivit, för att därigenom beskriva vår tid (tillgång till källmaterial).

Vid gallring ska myndigheten också ta hänsyn till att allmänna handlingar är en del av kulturarvet (10 § ArkL).

6.2 Gallring och bevarande regleras i lag, förordning och föreskrifter från Riksarkivet​

Huvudregeln för allmänna handlingar är att de ska bevaras (3 § ArkL). 10 § ArkL öppnar för att allmänna handlingar får gallras. Gallringen måste dock ske i enlighet med gällande lag, förordning eller föreskrifter/beslut från Riksarkivet (14 § ArkF). Myndigheter ska också fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring (7 kap. 1 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2 samt 4 kap. 4 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning (14 § ArkF). Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i andra lagar eller förordningar så gäller de bestämmelserna (10 § ArkL).

För Försäkringskassans verksamhet gäller socialförsäkringsbalken (SFB), där 114 kap. 31 § SFB styr gallring av personuppgifter som behandlas automatiskt inom socialförsäkringens administration. Som statlig myndighet är Försäkringskassan skyldig att verkställa föreskriven gallring (6 § 5 ArkL).

Det är viktigt att ta hänsyn till gallringen redan i arkivbildningsfasen, t.ex. när det gäller kravställningen av ett nytt system. Utan en god gallringsstruktur är det i efterhand svårt att skilja gallringsbara handlingar från sådana som ska bevaras. Försäkringskassan måste också planera för hur elektroniska handlingar som ska gallras eller rensas ska kunna skiljas från elektroniska handlingar som ska bevaras (3 kap. 4 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

6.2.1 Vilka lagar gäller för allmänna handlingar i Försäkringskassans kärnverksamhet?​

För Försäkringskassans elektroniska behandling av personuppgifter inom kärnverksamheten är huvudregeln att uppgifter ska gallras när de inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som anges i 114 kap. 7 § SFB, om inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar föreskrifter om att uppgifter får bevaras för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Inom kärnverksamheten måste det alltså finnas ett beslut om bevarande, annars ska uppgifterna gallras när de inte längre är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som regleras i 114 kap. 7 § SFB. Kärnverksamheten på Försäkringskassan kan beskrivas som handläggningen av försäkringsärenden och de aktiviteter som är kopplade till denna.

När det gäller information och uppgifter som har gallring som huvudregel, och där Försäkringskassan vill låta gallra handlingarna, får inte uppgifterna förstöras slumpmässigt eller av misstag. Försäkringskassan är skyldig att samråda med Riksarkivet innan bestämmelsen om gallring får tillämpas (4 kap. 5 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7). Riksarkivet får nämligen, efter samråd med Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten, meddela föreskrifter om att uppgifter som ska gallras enligt 114 kap. 31 § SFB får bevaras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål (7 § SofdF). Samma sak gäller då det finns motsvarande bestämmelser om gallring eller bevarande av personuppgifter i en annan registerförfattning. På Försäkringskassan har Informationsförvaltningens arkivarier specialistkompetens inom detta område så kontakta dem då du ska utföra ett nytt arbetsmoment vid gallring eller bevarande av information.

6.2.2 Allmänna handlingar i administrativ och annan verksamhet​

Huvudregeln för övrig verksamhet inom Försäkringskassan är bevarande enligt 3 § ArkL. Undantag är statistikverksamheten som styrs av lagen (2001:99) om den officiella statistiken samt viss ekonomisk verksamhet som även styrs av förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. För t.ex. personaladministrativ verksamhet krävs alltså ett beslut om gallring för att gallring ska kunna ske.

VSÖ Informationsförvaltning ser till att Försäkringskassans begäran om gallring skickas till Riksarkivet (7 kap. 2 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1). Begäran bör innehålla en beskrivning av de handlingar som myndigheten vill gallra, uppgift om handlingarnas omfattning, redogörelse för dess användning och betydelse samt en motivering till gallringen (Allmänna råd till 7 kap. 2 § RA-FS 1991:1, senast ändrad 2012:1).

Gallring av elektroniska handlingar eller dokumentation får inte ske om det medför risk för informationsförlust i de handlingar som bevaras (4 kap. 6 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

6.2.3 Metodstöd – vem avgör vilken information som ska bevaras eller gallras?​

Ett beslut om gallring eller bevarande ska alltid föregås av en utredning av handlingarnas eller uppgifternas värde på kort och lång sikt, en gallrings- eller bevarandeutredning. Försäkringskassans centrala arkivfunktion, VSÖ Informationsförvaltning ansvarar för detta. Utredningen genomförs alltid i samarbete med berörda funktioner inom Försäkringskassan. Utifrån de beslut om gallring som redan är fattade i lag, förordning eller föreskrift från Riksarkivet, så ska Försäkringskassan dokumentera sin tillämpning av de besluten, genom att t.ex. ange när handlingarna ska gallras.

Om utredningen gäller gallring eller bevarande beror på vilken sorts information det gäller; personuppgifter som behandlas elektroniskt inom socialförsäkringens administration har gallring som huvudregel, vilket ger en bevarandeutredning. Uppgifter inom t.ex. personaladministration har däremot bevarande som huvudregel, vilket ger en gallringsutredning.

Utredningen ingår som beslutsunderlag i den begäran om gallring eller bevarande som Försäkringskassan skickar till Riksarkivet. Av begäran ska framgå vilka handlingstyper eller uppgifter Försäkringskassan bedömer kan gallras eller bevaras, och med vilken gallringsfrist. Försäkringskassan ska också motivera varför uppgifterna kan gallras eller ska bevaras, så att Riksarkivet med stöd av detta kan fatta ett beslut.

Verksamheter som ser ett behov att gallra eller bevara information ska ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning för att få hjälp med att göra en utredning.

Kravställning av IT-system​

Det är mycket viktigt att ta hänsyn till gallring och bevarande redan i arkivbildningsfasen, t.ex. när det gäller utformningen av ett system. För elektroniska uppgifter betyder detta i praktiken att Försäkringskassan redan vid kravställningen måste ta ställning till vilken sorts uppgifter som systemet kommer att hantera och vilka bevarande- och gallringskrav som kan tillämpas på dem. Lika viktigt är det att samtidigt utreda hur Försäkringskassan ska strukturera sin information för att kunna skilja gallringsbara handlingar och uppgifter från sådana som är värda att bevara redan i verksamhetssystemet. Utredningen ska också ta ställning till om systemet ska leverera sin information till Försäkringskassans digitala långtidsarkiv, DiLA, samt om informationen i framtiden behöver konverteras till ett godkänt långtidslagringsformat.

Detta gäller oavsett om det rör sig om

  • ett nytt system
  • vidareutveckling av ett redan existerande system
  • en förmån som ska börja handläggas digitalt
  • en förmån vars digitala handläggning förändras i stort, t.ex. genom att den börjar handläggas i ett nytt system, eller när ett nytt ärendeslag i förmånen ska kravställas och utvecklas.

Den som ansvarar för införandet av eller kravställningen av ett nytt system, vidareutveckling eller ny digital handläggning etc. ska ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning för att få hjälp med att utreda dessa frågor.

Elektroniska handlingar ska kunna presenteras upprepat med ursprungligt innehåll under hela den tid de ska bevaras, vilket kan vara längre än livslängden för det system där handlingarna hanteras. För elektroniska handlingar måste man också ta hänsyn till kravet att elektroniska handlingar eller dokumentation inte får gallras om det medför risk för informationsförlust i de handlingar som bevaras.

Försäkringskassans samtliga system behöver inte ha inbyggda gallrings- och konverteringsfunktioner, men det ska alltid finns en plan för hur informationen i systemet ska hanteras efter det att verksamheten inte längre behöver den. Denna planering kan se ut på olika sätt. Information från ett visst system kanske ska levereras till Försäkringskassans digitala långtidsarkiv medan annan information ska levereras till Riksarkivet och ytterligare annan information gallras i sin helhet. De olika systemen behöver anpassas för att det ska kunna ske. Det är alltid mycket billigare och enklare att bygga in möjligheter för föreskriven gallring och bevarande av information i ett system från början än att tvingas hålla liv i ett system i åratal på grund av att arkiverings- och gallringssituationen inte är utredd och beslutad.

Allt i ett digitalt system är inte nödvändigtvis allmänna handlingar – det kan även vara mellanprodukter (dvs. koncept eller utkast enligt 2 kap. 9 § TF). Exempel på sådana är hjälptabeller, lagrade procedurer, systemberoende element etc. Dessa är medel för att sammanställa eller presentera en allmän handling, men utgör i sig själv inte en del av handlingen. De kan i vissa fall behöva tas om hand för arkivering, men annars är det rimligt att de kan rensas när de inte längre behövs. Även statusen för sådan information behöver fastställas redan vid kravställningen, så att det blir så enkelt, billigt och effektivt som möjligt att hantera den i själva systemet.

Läs mer

Mer om minnesanteckningar och mellanprodukter finns att läsa i vägledning (2001:10) Offentlighet eller sekretess?

Gallringsbar information får inte gallras okontrollerat​

En utredning måste som sagt göras även för uppgifter som enligt lag ska gallras (4 kap. 5 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7). Det gäller dock enbart sådana uppgifter som styrs av registerförfattningar, för Försäkringskassans del kärnverksamheten. Den utredningen bildar sedan underlag för samrådet med Riksarkivet. Utredningen ska även föreslå hur lång tid som måste gå innan Försäkringskassan kan gallra uppgifterna, den s.k. gallringsfristen. Riksarkivet fattar beslut om detta. Samrådet sker för att Riksarkivet ska kunna bedöma om det finns tungt vägande skäl för att föreskriva om undantag från gallring för att handlingarna ska bevaras.

Verksamheter som ser ett behov av att gallra information som styrs av bestämmelsen i 114 kap. 31 § SFB ska kontakta VSÖ Informationsförvaltning för att få hjälp med att utreda situationen.

Förutsättningar för gallring ska prövas fortlöpande​

Som nämnts är Försäkringskassan skyldig att fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Vad som avses med fortlöpande beror på arkivets omfattning och komplexitet, samt föränderligheten när det gäller arkivbildningen. Exempelvis bör förändringar såsom omorganisation, ändrade arbetsuppgifter eller införandet av ny teknik alltid motivera en prövning av gallringsmöjligheterna. Systemets förvaltningsorganisation är ansvarig för att detta sker.

6.2.4 Gallring och bevarande av handlingar som föreskrivs i Riksarkivets författningssamling (RA-FS)​

Om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag, förordning, eller i föreskrifter som har meddelats med stöd av lag, får allmänna handlingar alltså bara gallras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (14 § ArkF). Myndigheter får följaktligen inte själva besluta om gallring. Myndigheter ska också alltid kunna stödja gallringen genom att hänvisa till gällande författning som är tillämplig.

För sådana handlingar som förekommer inom många offentliga verksamheter, t.ex. personaladministrativa handlingar, har Riksarkivet utfärdat föreskrifter om gallring och bevarande som gäller för de flesta statliga myndigheter. Exempel på sådana är Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2019:1) för handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (2018:10) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. Men trots att Försäkringskassan har stöd i författning för att gallra vissa sorters handlingar får detta inte ske okontrollerat.

6.2.5 Metodstöd – att gallra med stöd av RA-FS​

För att få gallra handlingar med stöd av Riksarkivets författningssamling måste Försäkringskassan alltså dokumentera gallringen. Detta sker vanligen i myndighetens informationshanteringsplan (tidigare kallad dokumenthanteringsplan), som kan liknas vid en översikt av hur olika handlingsslag ska hanteras inom myndigheten. Det är VSÖ Informationsförvaltning som ansvarar för att Försäkringskassans informationshanteringsplan är aktuell både när det gäller myndighetens handlingsslag och vilka föreskrifter och regler som gäller för dem.

Läs mer

Läs mer om Försäkringskassans informationshanteringsplan i kapitlet Arkivredovisning.

6.2.6 Handlingar av ”tillfällig eller ringa betydelse”​

Myndigheter ska gallra handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallringen får dock endast göras under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning (7 § RA-FS 1991:6 senast ändrad 2012:2).

För handlingar av tillfällig eller ringa betydelse har Riksarkivet fastställt vissa övergripande gallringsföreskrifter där det sedan är upp till varje myndighet att själva besluta om vad som ska gallras inom ramen för dessa föreskrifter (RA-FS 1991:6 senast ändrad 2012:2). Myndigheten bör dokumentera sådana beslut i ett s.k. tillämpningsbeslut, som listar de handlingsslag eller typer som ska gallras med stöd av föreskrifterna, samt vilken gallringsfrist som gäller. Tillämpningsbesluten fattas av VSÖ Informationsförvaltning (Allmänna råd till 5 § RA-FS 1991:6 senast ändrad 2012:2).

Begreppet ”handlingar av tillfällig eller ringa betydelse” anses vanligen omfatta handlingar som genom sitt informationsinnehåll inte har betydelse för myndighetens verksamhet en längre period eller handlingar som har gjorts överflödiga genom att den information de innehöll har förts över till ett annat medium.

6.2.7 Gallring av vissa sorters handlingar av tillfällig eller ringa betydelse utan kontakt med Riksarkivet​

Försäkringskassan har tagit ställning till RA-FS 1991:6 (senast ändrad 2012:2) i ett antal tillämpningsbeslut som listar vilka av Försäkringskassans handlingar som får gallras med stöd av denna RA-FS, samt vilka gallringsfrister som gäller för respektive uppgift. Verksamheter som ser ett behov av att gallra information av tillfällig eller ringa betydelse ska kontakta VSÖ Informationsförvaltning för att få hjälp med att utreda situationen.

6.3 Gallringsfrist​

Gallringsfrist är den tid som ska gå innan handlingar får gallras ut. Gallringsfristens längd räknas i regel från slutet av det år under viket handlingen har kommit in, upprättats eller ärendet har arkiverats. Gallringsfristens längd avgörs av Försäkringskassans verksamhetsbehov, eventuella preskriptionstider, revisionskrav etc. En del av den dagliga informationen inom myndigheten har endast betydelse på kort sikt eller ett lågt informationsvärde och kan därför gallras när den inte längre fyller sin funktion för verksamheten.

6.3.1 Att gallra ”vid inaktualitet”​

Ibland ska handlingar gallras ”vid inaktualitet” eller ”när handlingarna inte längre behövs för Försäkringskassans verksamhet”. Detta betyder att myndigheten själv avgör när myndighetens behov av handlingen upphör. Det är viktigt att tolkningen dokumenteras på myndigheten. Verksamheten ska vända sig till VSÖ Informationsförvaltning för att få detta dokumenterat.

Även när det gäller dessa gallringsfrister ska myndigheternas tolkning och tillämpning av dem dokumenteras.

6.3.2 Metodstöd – hur bestäms Försäkringskassans gallringsfrister?​

Försäkringskassans förslag på gallringsfrister tas fram genom den gallringsutredning som VSÖ Informationsförvaltning gör tillsammans med den berörda verksamheten. Utredningen bildar sedan underlag för en begäran till Riksarkivet. Själva beslutet om vilken gallringsfrist som ska gälla för informationstypen fattas av Riksarkivet eller ibland av Försäkringskassan. Försäkringskassans beslut fattas av VSÖ Informationsförvaltning.

6.4 Verkställande av gallring​

Statliga myndigheter ska verkställa föreskriven gallring (6 § ArkL). Myndigheter ska utan dröjsmål förstöra handlingar när gallringsfristen löpt ut (7 kap. 3 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1). Gallring ska ske under kontroll (7 kap. 3 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1). Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter (Allmänna råd till 7 kap. 3 § RA-FS 1991:1 senast ändrad 2012:1).

6.4.1 Metodstöd – gallring inom Försäkringskassan​

Digital information kan gallras på olika nivåer och på olika sätt. Det kan räcka med att förstöra sökvägarna till uppgifterna, men ofta behövs en gallring av den faktiska informationen och/eller förstöring av det fysiska medium som uppgifterna finns lagrade på. Digitalt lagrade uppgifter kan gallras genom att enstaka filer förstörs eller att uppgifter eller filer raderas ur ett system. Det innebär i praktiken att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har raderats. Denna hantering är tillräcklig om det rör sig om uppgifter som inte omfattas av sekretess.

Gallring av offentliga handlingar som levererats till Försäkringskassans Centralarkiv utförs av Centralarkivets personal eftersom de vid leveransen övertagit ansvaret för handlingarna. Den gallring av pappershandlingar som ändå sker på kontoren ska ske med hjälp av de återvinningskärl som står utplacerade på kontoren.

När det gäller t.ex. rensning av offentliga uppgifter i en akt inför arkivering ska medarbetarna använda sig av de återvinningskärl som står utplacerade på kontoret.

Läs mer

Läs mer om rensning i avsnitt Arkivering och rensning.

Sekretessbelagda uppgifter​

Sekretessbelagd information som inte längre behövs för Försäkringskassans verksamhet får inte komma i orätta händer. Centralarkivets personal ansvarar för detta när det gäller handlingar som levererats dit. Gallring av sekretessbelagda pappershandlingar på kontoren ska göras med hjälp av dokumentförstörare eller låsta sekretessboxar. Öppna återvinningskärl får inte användas.

Läs mer

Läs mer om rensning i avsnittet Arkivering och rensning.

När det gäller CD- och DVD-skivor samt andra lösa media kan VO Kontorsservice hjälpa till.