Hoppa till huvudinnehåll

10 Systemdokumentation

Systemdokumentation fyller flera syften utöver den betydelse den har för förvaltningen av ett system. Systemdokumentationen överlever det system den beskriver eftersom den anses vara värd att bevara, dvs. den kommer aldrig att raderas eller avställas. Den beskriver det system som de elektroniska handlingarna en gång hanterades i och är därför viktig för den framtida förståelsen av de elektroniska handlingarna. Riksarkivet har därför utfärdat föreskrifter för hur elektroniska handlingar ska dokumenteras (RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

10.1 Dokumentation av elektroniska handlingar​

Myndigheten ska dokumentera sina elektroniska handlingar för att handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras. Dokumentationen ska kunna presenteras samlat och knytas till myndighetens arkivredovisning. VSÖ Informationsförvaltning ansvarar för att detta görs i samarbete med verksamheten. (5 kap. 1 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

10.1.1 Omfattning, komplettering och samband​

Disposition, omfattning och detaljnivå på dokumentationen ska anpassas till den typ av elektroniska handlingar som dokumentationen handlar om. Dokumentationen ska förses med innehållsförteckning, läsanvisning och en beskrivning av den eller de metoder som har använts för att ta fram dokumentationen om det förenklar förståelsen av densamma (5 kap. 2 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

Dokumentationen ska kompletteras och uppdateras löpande. Sambanden mellan de elektroniska handlingarna och deras dokumentation ska upprätthållas över tid (5 kap. 3 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

10.1.2 Innehåll​

Dokumentation ska innehålla följande:

  • Översiktlig beskrivning
  • Redogörelse för informationsinnehåll
  • Redogörelse för indata och utdata
  • Redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter
  • Beskrivning av relationer mellan olika delar
  • Beskrivning över hur koder och förkortningar har använts
  • Beskrivning av rutiner och funktioner
  • Beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner
  • Redogörelse för ändringar
  • Redogörelse för informationskvalitet
  • Redogörelse för användningen av standarder samt i förekommande fall avvikelser från standarder
  • Dokumentation av strategi för bevarande i enlighet med 3 kap. 2 §
  • Dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning i enlighet med 3 kap. 5 §
  • Dokumentation rörande informationssäkerhet i enlighet med 6 kap
  • Dokumentation om den gallring som sker av elektroniska handlingar. Om myndigheten använder sig av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter ska även det lokala tillämpningsbeslutet bifogas i dokumentationen (5 kap. 4 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

10.1.3 Elektroniska handlingar som har överförts till bevarande​

Elektroniska handlingar som har överförts till bevarande ska även dokumenteras i den utsträckning som behövs för att handlingarna ska kunna läsas, tolkas och överföras under den tid de ska bevaras (5 kap. 4 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

När elektroniska handlingar ska bevaras hos en myndighet ska följande uppgifter också dokumenteras:

  • Beteckning på databärare i enlighet med 4 kap. 15 §
  • Klimat vid bevarande (avläsning och registrering av avvikelser över tid)
  • Kontrolläsning och annan vård
  • Tidpunkt för konvertering
  • Användningsfrekvens (anges om beständigheten kan påverkas)
  • Bevakningsdatum för olika moment
  • Ansvarig funktion.

(5 kap. 5 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7)

10.1.4 Gallringsbara handlingar​

Myndigheten ska ta fram en översiktlig dokumentation (enligt 5 kap. 4 § RA-FS 2009:1) för sådana elektroniska handlingar som ska gallras i sin helhet, dvs. de som varken ska bevaras i form av elektroniska handlingar eller som utskrift på annat medium. Undantag från dokumentationskravet medges om det är uppenbart att handlingarna är av tillfällig eller ringa betydelse (5 kap. 6 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

10.2 Metodstöd – systemdokumentation​

När den information ett visst system har hanterat levereras till Riksarkivet ska systemdokumentationen följa med för att underlätta den framtida förståelsen. Detta kräver att dokumentationen är förståelig även efter att systemet har tagits ur bruk eller att myndigheten har lagts ned.

10.2.1 Disposition och omfattning​

Det finns Wimi-mallar för hur systemdokumentation ska se ut. Men disposition, omfattning och detaljnivå beror på vilken typ av elektroniska handlingar dokumentationen gäller. Innehållsförteckning och läsanvisning ska finnas med. Om det förenklar förståelsen av systemdokumentationen ska den också innehålla en beskrivning av vilka metoder som användes när den togs fram.

Vid större förändringar av själva systemet ska även systemdokumentationen kompletteras och/eller uppdateras med relevant information. De äldre, giltiga versionerna av dokumentationen får inte gallras vid sådana tillfällen utan ska vanligtvis fortsätta att bevaras.

Precis som ett diarium ska en systemdokumentation inte innehålla interna förkortningar om det inte finns uppdaterade, giltiga nycklar till förkortningarna i själva systemdokumentationen. När systemdokumentationen uppdateras måste man alltså tänka på att även uppdatera nycklarna. Nycklar till äldre, giltiga versioner av systemdokumentation ska inte uppdateras eftersom förståelsen av de äldre versionerna då försämras.

Efter att ett system är driftsatt övergår ansvaret för det till förvaltningsorganisationen. Detta gäller även systemdokumentationen.

10.2.2 Avstämning av systemdokumentation​

Systemdokumentationen ska stämmas av löpande, minst en gång per år, för att säkerställa att dokumentationen fortfarande är korrekt, relevant och komplett. Till hjälp för avstämningsarbetet har Försäkringskassan tagit fram en rutin som finns att hämta på Fia.

10.2.3 Skydd av systemdokumentation​

Informationen i systemdokumentation kan användas till att olovligen ta fram sekretessbelagda uppgifter. Systemdokumentation kan även i sig innehålla känslig information, t.ex. processer och datastrukturer. Tillstånd till systemdokumentation ska därför endast ges till sådana medarbetare som behöver det för sitt arbete. Tillstånd ges av verksamhetsansvarig chef.

10.2.4 Presentation av systemdokumentation​

Systemdokumentation ska kunna presenteras samlat och knytas till myndighetens arkivredovisning. Detta för att myndighetens samtliga handlingar ska kunna presenteras samlat.

10.2.5 Systemdokumentationer får inte gallras utan Riksarkivets medgivande​

Försäkringskassan får inte gallra systemdokumentation utan Riksarkivets medgivande eftersom de klarlägger hur de elektroniska handlingarna i systemet har tillkommit, varifrån datauppgifterna hämtats, vad uppgifterna har använts till och andra upplysningar som är nödvändiga för att förstå den information som hanterats av systemet. Systemdokumentationens betydelse kan alltså finnas kvar långt efter det att själva systemet har lagts ned. Vid nedstängning av system måste systemdokumentation sparas på myndigheten och hållas oförvanskad (den får alltså inte förändras efter det att systemet har stängts).