Sammanfattning

Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip för vårt statsskick. En del av denna princip är handlingsoffentligheten, rätten för var och en att ta del av allmänna handlingar. Tanken är att öppenhet och insyn ska göra myndigheterna effektivare, öka rättssäkerheten för medborgarna och minska risken för korruption och maktmissbruk.

Rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i en av våra grundlagar – tryckfrihetsförordningen. Den omfattar alla svenska myndigheter. För att enskilda faktiskt ska kunna utnyttja denna grundlagsskyddade rättighet krävs att det finns allmänna handlingar att lämna ut. Allmänna handlingar får alltså inte förstöras eller komma bort, medarbetare måste veta (eller kunna ta reda på) var myndighetens olika sorters information förvaras. För de handlingar som förstörs (gallras) måste det finnas ett stöd i en lag, förordning eller föreskrift från Riksarkivet för att gallringen ska få ske. Det är VSÖ Informationsförvaltning som utreder vad som kan gallras på Försäkringskassan.

Övergången till ett digitalt samhälle har i grunden förändrat hur information skapas, hanteras, förvaras, överförs och raderas. Detta ställer också nya krav på myndigheternas informationshantering, närmare bestämt det som förr kallades dokument- och arkivhantering. De flesta allmänna handlingar på myndigheter skapas i dag i digital miljö, vilket kräver att myndigheten tar hänsyn till bevarande- och gallringsaspekter redan innan systemet faktiskt finns på plats. Att missa detta steg kan leda till att system med information måste hållas vid liv flera år efter att de egentligen inte behövs längre.

Information, oavsett om den är analog eller digital, måste också skyddas. Inte bara mot obehörig åtkomst utan även mot brand, fuktskador etc. Hur skyddet ska utformas måste bero på vilken sorts information det gäller.

Detta ger medarbetare på svenska myndigheter ett stort ansvar gentemot landets invånare.