Hoppa till huvudinnehåll

14 DiLA – Försäkringskassans digitala långtidsarkiv

I detta kapitel beskrivs

  • IT-produkten DiLA
  • hur arkivering i DiLA går till
  • vad som gäller för gallring och bevarande i DiLA
  • Försäkringskassans ansvar för att lagstadgad gallring och bevarande kan ske i DiLA.

14.1 Ett digitalt arkiv​

IT-produkten DiLA är ett digitalt arkiv som ska ta emot, gallra och lagra elektroniska akter och dokument samt säkerställa ett långsiktigt och säkert bevarande av dessa. Detta innebär att DiLA ansvarar för att dokument som ska bevaras omfattas av ett godkänt arkivformat och skyddas från uppdateringar eller förändringar. Genom att systemet även gallrar ärenden med tillhörande dokument uppfyller DiLA lagstiftningens krav på gallring av information. Den information som är värd att bevara som finns i DiLA kommer så småningom att levereras till Riksarkivet. DiLA:s uppbyggnad är baserad på den internationella arkivstandarden OAIS.

14.1.1 Arkivering i DiLA​

I DiLA sker all arkivering automatiskt via en arkiveringsklient som är inbyggd i verksamhetssystemet. Med en förbestämd periodicitet samlar arkiveringsklienten ihop de ärenden som står på tur för att arkiveras och överför dem till DiLA. Vilka ärenden som står på tur bestäms av parameterinställningarna i själva klienten. Efter att ett ärende har arkiverats i DiLA raderas det i själva verksamhetssystemet.

För att ett ärende ska kunna arkiveras i DiLA krävs att den process ärendet tillhör finns inlagd i DiLA:s arkivstruktur. Det måste också finnas godkända bevarande- och/eller gallringsregler innan arkivering för processen kan påbörjas.

14.1.2 Gallring och bevarande i DiLA​

Enligt arkivförordningen får statliga myndigheter endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning (14 § ArkF). Som statlig myndighet är Försäkringskassan också skyldig att verkställa föreskriven gallring (6 § 5 ArkL). Enligt 114 kap. 31 § SFB måste Försäkringskassan gallra socialförsäkringsärenden som inte längre behövs för att uppfylla de krav som definieras i 114 kap. 7 § SFB. Försäkringskassan måste också planera för hur elektroniska handlingar som ska gallras eller rensas ska kunna skiljas från elektroniska handlingar som ska bevaras (3 kap. 4 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).

I DiLA finns en gallringsfunktion som garanterar automatiserad gallring av ärenden. Funktionen baseras på de gallringsregler som anges i systemet. Gallringsreglerna för elektroniska ärenden i DiLA baseras, precis som för pappershandlingar, på Försäkringskassans gallringsföreskrifter. Dessa är formulerade utifrån det ärendeslag de omfattar. Gallring och bevarande i DiLA sker alltså endast på ärendeslagsnivå vilket innebär att samtliga akter tillhörande ett ärendeslag gallras ur systemet eller bevaras i det.

14.1.3 Bevara och gallra i DiLA​

För att Försäkringskassan ska uppfylla lagkraven som finns för bevarande och gallring krävs att detta noggrant utreds inom myndigheten. Lika viktigt är det att utreda hur Försäkringskassan strukturerar sin information för att kunna skilja gallringsbara och bevarandevärda handlingar och uppgifter åt redan i verksamhetssystemet. Dessa utredningar ska ske redan i kravställningsstadiet.

Verksamheter som planerar för nya system eller för större förändringar i befintliga system ska därför i god tid ta kontakt med VS Informationsförvaltning för en gemensam genomgång av hur handlingar ska struktureras digitalt och hur den lagstadgade åtskillnaden mellan gallringsbara och bevarandevärda handlingar ska kunna uppnås. Det är projektledaren för förstudien som ansvarar för detta.

Detta gäller för hela Försäkringskassan, men i synnerhet för de verksamheter som behandlar personuppgifter som förekommer eller har förekommit inom ramen för socialförsäkringens administration.