15 Arkivredovisning

I detta kapitel beskrivs

• varför Försäkringskassan är skyldig att upprätta en arkivredovisning
• vad lagstiftningen stipulerar om myndigheters redovisning av arkiv
• Riksarkivets regelverk kring arkivredovisningen
• Försäkringskassans olika medel för att redovisa sin information.

Arkivredovisning är ett samlingsnamn för flera dokument, bl.a. arkivbeskrivning och arkivförteckning, som en myndighet ska ha upprättat. De syftar alla till att beskriva och redovisa myndighetens hela bestånd av allmänna handlingar på ett sådant sätt att informationen kan återsökas och förstås under hela den tid den bevaras.

Arkivredovisningen ingår i den arkivvård en statlig myndighet ska utföra (4 § ArkL).

15.1 Stöd i lagarna

För att allmänheten – men även myndighetens egna anställda – ska kunna söka bland informationen hos en myndighet krävs dock att myndigheten upprättar sökinstrument. Arkivbeskrivning och arkivförteckning är exempel på sådana instrument.

Arkivbeskrivning

Myndigheter ska upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv samt organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas (6 § ArkL). En arkivbeskrivning ska ge en utomstående överblick över vad som finns samlat i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat (prop. 1989/90:72). Det blir därför nödvändigt att i beskrivningen redogöra för myndighetens kärnverksamhet och organisation och hur dessa har förändrats över tid. Där fastslås också att arkiv-beskrivningen ska ge en översikt över hur arkivet är organiserat samt vilka gallrings-regler som gäller. I lagen ges inga mer detaljerade instruktioner om hur myndigheten ska utforma beskrivningen.

En arkivbeskrivning ger alltså en kort beskrivning av bl.a. myndighetens verksamhet och organisation, vilka sökmedel som finns till arkivet, eventuella inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess och gallring. En arkivbeskrivning kan sägas vara en första ingång till arkivet. Den säger dock inget om var i arkivet eller organisationen en handling kan återfinnas.

I arkivbeskrivningen ska även finnas information om vilka sökingångar som finns till arkivet, eventuella inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess eller gallring eller om någon del av arkivet är överlämnad från en enskild eller en annan myndighet.

Arkivförteckning

Myndigheten ska också upprätta en systematisk förteckning, vanligen kallad en arkivförteckning (6 § ArkL). Arkivförteckningen kan liknas vid en inventarieförteckning över myndighetens samtliga allmänna handlingar (prop. 1989/90:72). Där nämns även att den främsta funktionen är att fungera som ett direkt praktiskt och detaljerat sökmedel i arkivet för både personal och allmänhet. Härigenom blir den också ett kontrollinstrument för myndigheten. Arkivförteckningen är det enda sökmedel som samlar myndighetens hela bestånd av arkivhandlingar, oavsett medium och förvaringsenhet. Den skiljer sig alltså från diariet, som endast tar upp diarieförda handlingar. Det finns inga mer detaljerade instruktioner om hur arkivförteckningen ska läggas upp i lagtexten.

I arkivförteckningen ska de handlingstyper som ingår i en process anges, liksom deras eventuella bevarandevärde eller sekretess samt även var i organisationen handlingarna uppstår. I arkivförteckningen ska man även redovisa förvaringsenheter och då i den utsträckning som behövs för att handlingarna ska kunna identifieras, göras tillgängliga och hanteras över tid. Detta kan sägas vara inventarieförteckningen i arkivet. En förvaringsenhet kan vara allt från en arkivbox till ett helt system eller en arkivlokal.

Offentlighets- och sekretesslagens krav på dokumentation

Även i OSL finns bestämmelser (4 kap. 2 §) om att varje myndighet ska upprätta en beskrivning som ger information om

• myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar
• register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
• tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar
• vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter
• vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar
• uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker
• myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

Inte heller i OSL finns någon detaljerad information om hur beskrivningen ska utformas, utan det får varje myndighet ta ställning till. Syftet med bestämmelsen är att allmänheten ska ha möjlighet att ta del av allmänna handlingar.

15.1.1 Riksarkivets regelverk kring arkivförteckningen

Riksarkivet har i sina föreskrifter (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter uppställt mer detaljerad information om vilken information som ska ingå i arkivförteckning och arkivbeskrivning än vad som finns i lagen. I föreskrifterna anges att myndigheter ska upprätta en arkivredovisning som möjliggör förståelse av sambanden mellan verksamheten och handlingarna samt hantering och förvaltning av handlingar (6 kap. 1 §). Här förstärks även arkivredovis-ningens roll som enda dokument som redovisar myndighetens hela handlings-bestånd, även gallringsbara handlingar och handlingar som kan omfattas av sekretess (6 kap. 2 §). Arkivredovisningen ska uppdateras fortlöpande (6 kap. 4 §).

Vid leverans av arkivhandlingar till Riksarkivet levereras även arkivredovisningen för den aktuella informationen, eftersom ansvaret för arkivet vad gäller bl.a. skötsel och utlämnande av allmänna handlingar vid leverans övergår till Riksarkivet. Det är alltså Riksarkivet som beslutar hur myndigheternas arkivredovisning ska utformas.

15.2 Arkivredovisning inom staten

Till och med år 2007 skulle allmänna handlingar som uppstod inom statlig förvaltning redovisas efter handlingstyp enligt det så kallade allmänna arkivschemat. År 2008 meddelade Riksarkivet emellertid nya föreskrifter för hur arkiv ska redovisas (RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2) där informationen ska redovisas processbaserat efter de processer som finns på myndigheten.

15.2.1 Information redovisas i sina processer

Till den processbaserade arkivredovisningen hör en klassificeringsstruktur som visar myndighetens verksamheter. Verksamhet kan delas in i tre grupper som brukar kallas verksamhetsområden, dessa gäller för alla myndigheter:

• Kärnverksamhetsområde(n)
• Styrande verksamhetsområde
• Stödjande verksamhetsområde.

Varje verksamhetsområde består av processer som i sin tur består av aktiviteter. Det är således i processer och i aktiviteter som myndigheten utför sitt uppdrag (sin kärnverksamhet), för Försäkringskassans del att administrera socialförsäkringen. En myndighet kan även ha flera kärnverksamheter. Styrande verksamhet är de processer som ska styra myndighetens arbete, t.ex. processen ”planera arbete”. Stödjande verksamhet kan vara processen ”förvalta IT-system”. I en process kan andra processer ingå, t.ex. kan processen ”planera arbete” innehålla processen ”fördela arbete” och ”utvärdera arbete”. Processen ” planera arbete” blir då en processgrupp. I en klassificeringsstruktur representerar den översta nivån myndig-hetens verksamhetsområden och den nedersta nivån de olika processerna i verksamheten. Alla processer som avsätter handlingar tas med i strukturen och beskrivs med information om vad som inleder processen, vanliga aktiviteter i den samt vad som avslutar den och hur den avslutas.

Verksamhetsområden och dess processer ska inte förväxlas med organisatoriska strukturer; till exempel fortsätter processen ”betala ut löner” även om den organisatoriskt sett flyttas från administrationsavdelningen till ekonomiavdelningen. En process kan också sträcka sig över en eller flera organisationsgränser och även över myndighetsgränser och samverka med andra myndigheter. Försäkringskassan samverkar till exempel med Arbetsförmedlingen i vissa av sina processer. En bra klassificeringsstruktur ska inte ta hänsyn till var i organisationen en viss process återfinns – på så sätt kan den lättare överleva organisationsförändringar. Att ständigt behöva revidera en klassificeringsstruktur på grund av inaktualitet trots att myndig-hetens processer inte förändras är inte försvarbart ur vare sig arbetsmässigt eller ekonomiskt perspektiv.

15.2.2 En samlad presentation

Klassificeringsstruktur, arkivbeskrivningen och arkivförteckningen ska kunna presenteras samlat. Tillsammans bildar de arkivredovisningen som då berättar om organisationen, verksamheten, dess processer samt hur och var informationen förvaras över tid. Via klassificeringsstrukturen kan Försäkringskassans personal få information om hur de olika processerna ser ut inom myndigheten och även vilken information som hanteras i processerna. Med hjälp av arkivförteckningen kan man sedan ta reda på var informationen förvaras. Utöver dessa dokument ska det i arkivredovisningen även finnas information om hur arkivredovisningen ska läsas och användas.

Alla delar i arkivredovisningen ska uppdateras vid behov, t.ex. om ett verksamhets-område försvinner eller tillkommer, om nya system börjar användas eller om myndig-heten börjar samverka med andra myndigheter.

15.2.3 Arkivredovisning hos Försäkringskassan

Det är Försäkringskassans arkivarier som ansvarar för att ta fram och revidera arkivredovisningen med alla dess ingående dokument. För att kunna förstå och presentera myndighetens processer och aktiviteter på ett korrekt sätt måste dock de olika verksamheterna, kärn-, styr-, och stödverksamheterna, hjälpa till genom att ge Försäkringskassans arkivarier den information som krävs för att arkivredovisningen ska vara den spegling av verksamheten den är tänkt att vara. En klassificerings-struktur ska inte bara kunna förstås och användas av myndighetens anställda, utan också kunna presenteras för och förstås av en allmänhet som enligt offentlighets-lagstiftningens regler har rätt att få insyn i hur Försäkringskassan utför sitt uppdrag. Den kan därför inte vara alltför internt inriktad eller vara skriven med ett språk som är svårt för utomstående att ta till sig.

15.3 Informationshanteringsplanen – en översikt över Försäkringskassans olika handlingsslag

En informationshanteringsplan (tidigare kallad dokumenthanteringsplan) är också ett styrdokument för myndigheten och vanligen nödvändig för att verksamheten ska kunna hålla reda på var en viss sorts handling uppstår, hur den ska hanteras vad gäller t.ex. diarieföring, gallring eller bevarande, eventuell sorterings- eller förvaringsordning, samt i vilket medium (och i vissa fall format) handlingen förvaras. Det är i informationshanteringsplanen som Försäkringskassan kan dokumentera vilka föreskrifter som gäller för t.ex. gallring och bevarande av myndighetens information. Informationshanteringsplanen underlättar även för allmänhet, forskare och massmedia att hitta rätt information på myndigheten.

15.3.1 Att ta fram och leta i Försäkringskassans informationshanteringsplan

Det är VSÖ Informationsförvaltning som ansvarar för att informationshanterings-planen existerar och hålls aktuell. För att underlätta detta ska medarbetare vid behov hjälpa till med information om aktuella handlingar och uppgifter inom myndigheten.

Informationshanteringsplanen finns på VSÖ Informationsförvaltnings Fia-sida Arkivhantering och informationsförvaltning.

15.3.2 Informationsredovisning inom Försäkringskassan

Analog handläggning av socialförsäkringsärenden och administrativ information

Försäkringskassan använder ett arkivförteckningssystem för att redovisa administrativa handlingar som uppkommit inom länsorganisationerna och RFV (som existerade mellan 1963-01-01 och 2004-12-31) och inom Försäkringskassan (2005-01-01 –). Där redovisas de socialförsäkringsärenden som har handlagts på papper under länsorganisationernas- och myndigheten Försäkringskassans tid. Dessa ärenden förvaras i Försäkringskassans Centralarkiv.

Digital handläggning av socialförsäkringsärenden

Socialförsäkringsärenden som handlagts digitalt i ÄHS hanteras och redovisas från och med hösten 2011 i Försäkringskassans digitala långtidsarkiv (DiLA). I DiLA hanteras ärendena enligt Riksarkivets föreskrifter, d.v.s. de gallras från DiLA när deras frist gått ut eller så förvaras de i DiLA fram tills dess att de ska levereras till Riksarkivet.

Läs mer

Läs mer om Försäkringskassans digitala långtidsarkiv i kapitlet DiLA.

Diariet

Redovisning av olika administrativa handlingar sker även i diariet där inkommande och upprättade handlingar ska registreras. I diariet redovisas dock endast de all-männa handlingar som lämnas till eller kommer in till diariet. Myndighetens samtliga allmänna handlingar redovisas i arkivredovisningen. Detta betyder inte att det bara är de handlingar som kommer in direkt till diariet som ska registreras. Enskilda handläggare har ett personligt ansvar att se till att allmänna handlingar som är adresserade till dem blir registrerade.

Mer om diarieföring och registrering finns att läsa i kapitlet Registrering och ordning.

15.3.3 Att återsöka handlingar och information inom Försäkringskassan

Handlingar på papper

För att återsöka socialförsäkringsärenden som handlagts analogt kan man vända sig till Centralarkivet i Östersund där handlingarna tills deras gallringsfrist infaller (då de förstörs) eller tills att de levereras till Riksarkivet, som då övertar ansvaret för handlingarna. Information om hur man beställer akter (verktyget Aktrekvisition) från Centralarkivet finns på VSÖ Informationsförvaltnings Fia-sida Arkivhantering och informationsförvaltning.

Handlingar i socialförsäkringsärenden som handlagts digitalt

Handläggarna kan återsöka ärenden som arkiverats i DiLA med hjälp av knappen ”Söka i arkivet” i ÄHS. Endast de ärenden som inte har gallrats kan återsökas på detta sätt.

En handläggare som behöver åtkomst till ett socialförsäkringsärende som avslutades för mer än 10 år sedan och som inte har gallrats kan återsöka detta med hjälp av verktyget Aktrekvisition på VSÖ Informationsförvaltnings Fia-sida. Information om vilka förmåner som gallras och vilka som bevaras finns i Försäkringskassans informationshanteringsplan som finns på VSÖ Informationsförvaltnings Fia-sida.