8 Krav vid framställning av elektroniska allmänna handlingar
I detta kapitel beskrivs:
- Riksarkivets regelverk för framställning av elektroniska handlingar
- Försäkringskassans skyldigheter inför kravställning av nya system.
8.1 Riksarkivets krav på elektroniska handlingar
Myndigheter ska framställa elektroniska handlingar i enlighet med kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Detta framgår av 4 kap. 2 § RA-FS 2009:1 (senast ändrad 2018:7).
Om detta inte är möjligt ska handlingarna senast vid överföring till bevarande uppfylla kraven i RA-FS 2009:2 (4 kap. 2 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).
Myndigheten ska under drift av system och rutiner fortlöpande ta ställning till om de elektroniska handlingarna ska överföras till bevarande (4 kap. 3 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).
Elektroniska handlingar ska fortlöpande framställas, överföras, dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat under den tid de ska bevaras (4 kap. 1 § RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7).
8.2 Metodstöd – krav på Försäkringskassans elektroniska handlingar
För att det ska vara möjligt att uppfylla ovanstående krav måste verksamheten veta hur länge en viss sorts information behövs och hur organisationen ska hantera den när den inte längre behövs. För att ta reda på det behöver man göra en gallringsutredning redan i kravställningsstadiet. Läs mer i avsnittet Gallra eller bevara om hur en gallringsutredning går till.
Myndigheten måste också redan i kravställningsstadiet för nya system eller större förändringar av befintliga system klargöra vilka eventuella samband det nya systemets information har med annan information inom Försäkringskassan, eftersom det måste vara möjligt att fastställa vilka samband som finns mellan uppgifterna i olika system.
Försäkringskassan är skyldig att på begäran lämna ut uppgifter som på något sätt hör ihop samlat, t.ex. uppgifter som ingår i samma ärende.