16 Riksarkivets roll i Försäkringskassans informationshantering
16.1 Riksarkivet är statlig arkivmyndighet
Försäkringskassan har, liksom andra myndigheter, begränsat inflytande på vissa områden när det gäller informationshantering. Riksarkivet är statlig arkivmyndighet (8 § ArkF) och har befogenhet att föreskriva om
- godkännande och märkning av skrivmateriel och förvaringsmedel
- vad som för olika fall krävs av material och metoder med hänsyn till beständighet. (2 § ArkF)
Riksarkivet får, om inte regeringen föreskriver annat, enligt 11 § ArkF också meddela föreskrifter för statliga myndigheters arkiv om
- användande av skrivmateriel och förvaringsmedel
- arkivvård, såsom:
- hur arkivet ska organiseras för att rätten att ta del av allmänna handlingar ska underlättas
- arkivbeskrivning
- arkivförteckning
- skydd av arkivet
- avgränsning av arkivet
- verkställande av gallring
- överlämnande av hela arkivet eller delar av det till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet
- återlämnande av handlingar.
När Försäkringskassan t.ex. ska fatta beslut om skydd för en viss typ av information är myndigheten skyldig att följa de föreskrifter som Riksarkivet har publicerat i ämnet.
Även när det gäller gallring kan Försäkringskassan mycket sällan själv besluta vilken information som ska gallras och när, utan det slutgiltiga beslutet fattas av Riksarkivet. Försäkringskassan är med och påverkar beslutet, men det är sällan myndigheten som bestämmer i dessa frågor.
16.2 Metodstöd – Försäkringskassans roll i beslutsgången
Det är VSÖ Informationsförvaltning som har hand om kontakterna med Riksarkivet inom Försäkringskassan. När en enhet eller ett verksamhetsområde t.ex. behöver gallra eller lämna ifrån sig information ska den ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning. VSÖ Informationsförvaltning hjälper då enheten med att t.ex. ta fram underlag för begäran om gallring, ordna med leveransöverenskommelse eller hjälpa till med provleveranser till Riksarkivet.