Hoppa till huvudinnehåll

13 Skydd för pappershandlingar – arkivlokaler och arkivskåp

I detta kapitel beskrivs

  • vilka krav som gäller för utformning och hantering av arkivlokaler
  • vilka krav som gäller för utformning och hantering av arkivskåp
  • hur Försäkringskassan ska agera när myndigheten måste bygga eller bygga om arkivlokaler eller arkivskåp.
  • hur Försäkringskassan ska agera när myndigheten måste använda sig av arkivskåp.

Hur information ska skyddas från förstörelse och obehörig åtkomst regleras även av andra myndigheter än Riksarkivet, t.ex. Boverket och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Försäkringskassan har dessutom utarbetat egna riktlinjer för hur myndigheten ska agera i dessa frågor, Riktlinjer (2018:13) Säkerhetsregler.

13.1 Riksarkivets krav på ny- och ombyggnation av arkivlokaler​

I den arkivvård som Försäkringskassan ska utföra ingår att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst (6 § 3 ArkL). Kravet på skydd är detsamma oberoende av om informationen finns på papper eller lagras digitalt (5 kap. RA-FS 1991:1 senast ändrad 2019:2 samt 6 kap. RA-FS 2009:1 senast ändrad 2018:7). Hur skyddet ska se ut måste däremot anpassas efter mediet.

RA-FS 2013:4 gäller vid nybyggnad, ombyggnad och ändring i befintliga lokaler samt för befintliga arkivlokaler (1 kap. 3 § RA-FS 2013:4). Handlingar som tillhör en myndighets arkiv ska förvaras i en arkivlokal som ger skydd mot

  • vatten och skadlig fukt
  • brand, brandgas och skadlig upphettning
  • skadlig klimat- och miljöpåverkan
  • skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. (4 kap. 1 § RA-FS 2013:4).

Vid planeringen av en nybyggnad, ombyggnad eller anpassning av en befintlig lokal till arkivlokal ska en myndighet, i enligt med 18–19 § ArkF, i god tid hämta in Riksarkivets yttrande samt informera om tidpunkten för det tekniska samrådet enligt 10 kap. 14 § plan- och bygglagen (2010:900). Detta gäller också när en myndighet ska hyra en arkivlokal eller genomföra ändringar i befintlig arkivlokal.

Riksarkivet ska också underrättas när en myndighet flyttar in arkiv i en ny eller ombyggd arkivlokal. Förslag till en ny eller ändrad arkivlokal ska skickas i så god tid att myndigheten kan ta hänsyn till Riksarkivets synpunkter. (18–19 § ArkF)

Myndigheten ska skicka följande till Riksarkivet:

  • dokumentation som beskriver arkivlokalens utformning och tänkta placering
  • efter överenskommelse: beskrivningar, ritningar, brandskyddsdokumentation och andra relevanta handlingar
  • dokumentation av en undersökning av hur omgivningarna och miljön kan påverka möjligheterna till ett tillfredställande skydd inom och utom byggnaden.

Ytterligare några tekniska regler för arkivlokaler:

  • En arkivlokal får inte förläggas i en lokal som är registrerad som skyddsrum eller fungerar som utrymningsväg från eller till andra utrymmen (4 kap. 2 § RA-FS 2013:4).
  • Byggnadens bärande konstruktion ska vara dimensionerad för den belastning som arkivet och arkivverksamheten medför (4 kap. 5 § RA-FS 2013:4). Vid planering av arkivlokalen ska myndigheten även ta hänsyn till arkivets omfattning och till behovet av teknikutrymme för driften av arkivlokalen (5 kap. 2 § RA-FS 2013:4)
  • Arkivlokalens inredning ska vara placerad så att den ger arkivhandlingarna ett tillfredställande skydd vid översvämning, brand och mot klimatpåverkan (5 kap. 2 § RA-FS 2013:4).

13.2 Hantering av ny- och ombyggnation av arkivlokaler inom Försäkringskassan​

Försäkringskassan ska följa Riksarkivets föreskrifter (2013:4) och allmänna råd om arkivlokaler vid nybyggnad, ombyggnad och ändring i befintliga lokaler samt för befintliga arkivlokaler. Krav vid ny- och ombyggnation av arkivlokaler finns även i Försäkringskassans interna stödprocess Åtgärder för fysisk säkerhet 2018:01.

Verksamheter som behöver nya eller utökade arkivlokaler ska kontakta VSK Lokalförsörjning, som ansvarar för om- och nybyggnation av lokaler inom Försäkringskassan. VSK Lokalförsörjning ansvarar sedan för att ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning, som tillsammans med verksamheten ansvarar för att skicka relevant information till Riksarkivet och för att deras yttrande beaktas i projektet.

Eftersom Försäkringskassan måste ha tid på sig, dels för att skicka relevant dokumentation till Riksarkivet, dels för att ta hänsyn till deras synpunkter på lokalen ska VSÖ Informationsförvaltning kontaktas i mycket god tid. Även med tanke på dimensionering och prognostisering av arkivlokalen ska VSÖ informationsförvaltning involveras i byggnadsprojektet så tidigt som möjligt.

Vid om- och nybyggnation av arkivlokaler ska projektet alltid ta hänsyn till om informationen som ska förvaras i lokalen kan komma att omfattas av sekretess. Säkerhetsnivån för lokalen ska alltid utformas efter det skydd som informationen kräver. Arkivlokaler ska hållas låsta genom inpasseringssystem (kortläsare) när behörig personal inte vistas där. Arkivlokalen ska hållas låst med, för funktionen, rätt låstyp. (Stödprocess åtgärder för fysisk säkerhet 2018:01)

Övriga behov vid utformningen av nya arkivlokaler

  • Arkivet ska inte vara placerat i källare eller gångar dit andra företag eller hyresgäster har tillträde.
  • Arkivet ska placeras i anslutning till gatuplan och lastkaj.
  • I direkt anslutning till arkivet ska det finnas utrymme för kopiator och arbetsstation. Kopiatorer och liknande får inte placeras i arkivlokalen.
  • Arbetsutrymme krävs i arkivet eller i direkt anslutning till arkivet. Detta innebär avlastningsutrymme, arbetsytor (bord och arbetsbänkar) för att kunna preparera arkivmaterialet för långtidsförvaring samt in- och utsortering.
  • Arkivet ska vara skyddat med inbrottslarm
  • Arkivet bör använda sig av inpasseringssystem, t.ex. kortläsare med särskild behörighet, eller kodlås för att bygga in spårbarhet. Nycklar bör inte användas.
  • Dörröppningen ska vara bred, en pall ska kunna gå in. En EU-pall är 80 cm bred.
  • Belysningen ska vara god, 100 lux i huvudgångar och 300 lux i gångar mellan hyllor (rätt spridning på ljuset, speciellt viktigt vid kompakthyllor).
  • Arkivet ska vara utrustad med rökdetektorer i skälig omfattning
  • Arkivet ska vara utrustad med fukt- och temperaturlarm
  • Ventilationen ska vara god.
  • Arkivet ska vara lättstädat – papper genererar mycket damm.

13.3 Drift och skötsel av arkivlokaler​

Myndigheten ska utarbeta och besluta om särskilda rutiner och regler för bruket av arkivlokalen (10 kap. 3 § RA-FS 2013:4). Myndigheten ska också fortlöpande bevaka förändringar i byggnaden och dess omgivning. Vid förändringar som försämrar arkivlokalens skyddsnivå ska myndigheten omgående vidta lämpliga åtgärder för att återställa skyddet. Handlingarnas skydd får inte försämras vid bygg- eller underhållsarbete i arkivlokalen eller angränsande områden (10 kap. 1 § RA-FS 2013:4).

Myndigheten bör hämta in och sammanställa dokumentation över byggnadens och arkivlokalens brandskydd, arkivlokalens utförande och de tekniska installationerna som finns i lokalen eller som kan påverka arkivlokalens funktion (Allmänna råd till 10 kap. 3 § RA-FS 2013:4). Den dokumentation som föreskrivs i RA-FS 2013:4 ska hållas samlad (10 kap. 3 § RA-FS 2013:4).

Samtliga installationer som tillhör arkivlokalen ska underhållas och funktionskontrolleras. Eventuella brister ska åtgärdas. Funktionskontroller och åtgärder ska dokumenteras (10 kap. 2 § RA-FS 2013:4).

13.4 Instruktioner​

Försäkringskassan ska utarbeta en särskild instruktion som reglerar drift och skötsel av myndighetens alla arkivlokaler. VS Kontorsservice ansvarar för dessa och ska ta fram instruktionerna tillsammans med VSÖ Informationsförvaltning.

VSK Lokalförsörjning ska fortlöpande bevaka förändringar i byggnader med arkivlokaler och deras omgivningar för att förhindra att nya risker för arkivhandlingarna uppkommer. Vid större förändringar som kan påverka säkerheten för arkivlokalen och dess arkivhandlingar ska VSK Lokalförsörjning omgående ta kontakt med VSÖ Informationsförvaltning samt VSK Internstöd och hållbarhet för att tillsammans hantera frågan. Om arkivlokalen eller dess innehåll skulle skadas eller förstöras på något sätt ska detta omedelbart rapporteras till VSÖ Informationsförvaltning.

VS Kontorsservice ansvarar för att underhålls- och driftsarbete i arkivlokalen och dess installationer sker regelbundet.

Alla medarbetare som vistas i arkivlokalen har ett personligt ansvar att undvika brandfarlig verksamhet, såsom att röka eller tända ljus.

Endast arkivhandlingar får förvaras i en arkivlokal

En arkivlokal får bara användas som förvaring av arkivmaterial (4 kap. 1 § RA-FS 2013:4). Arkivhandlingarnas behov av utrymme, säkerhet, renhet etc. går alltid före verksamhetens eventuella behov av förvaring av icke-arkivhandlingar. Kontanter, värdepapper och annat stöldbegärligt material får inte förvaras i en arkivlokal eftersom det ökar risken för inbrott i lokalen.

SID-hantering

En avslutad pappersakt för en person med skyddade personuppgifter ska arkiveras på samma sätt som akter som inte rör personer med skyddade personuppgifter. Akten ska inte vara märkt på något särskilt sätt, eftersom dessa akter ska vara samsorterade med övriga akter innan de sänds till Centralarkivet. (Riktlinjer 2011:34 Handläggning som avser personer med skyddade personuppgifter)

13.5 Undantag från regelverket om arkivlokaler​

Riksarkivet kan i vissa fall medge undantag från reglerna om arkivlokaler. Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder (3 kap. 2 § RA-FS 2013:4).

13.6 Ansöka om undantag från regelverket​

En begäran om undantag med motivering ska skickas till Riksarkivet. VSÖ Informationsförvaltning tar tillsammans med den ansökande verksamheten fram underlag till begäran under byggnadsprojektets gång. Tillsammans med begäran skickas underlaget och förslag till Riksarkivet. Även för undantagsbegäran gäller att den måste tas fram i ett tidigt skede av projektet innan byggnationen påbörjas, eftersom svaret på begäran kan få stora konsekvenser. Ett godkännande av begäran om undantag kan vara förenat med vissa krav som Försäkringskassan måste uppfylla.

Det är VSÖ Informationsförvaltning som har hand om Försäkringskassans kontakter med Riksarkivet. Detta gäller både godkännande av arkivlokaler och eventuella dispensförfaranden.

13.7 Arkivskåp får användas som förvaring​

Handlingar får förvaras i förvaringsskåp som tillsammans med den lokal i vilket skåpet placeras ger ett skydd som tillgodoser bestämmelserna i RA-FS 2013:4. Belastningen på golv och golvbjälklag bör utredas och nödvändiga åtgärder vidtas innan förvaringsskåp placeras i lokalen eftersom skåpen med sin särskilda konstruktion oftast är tunga (Allmänna råd till 4 kap. 3 § RA-FS 2013:4).

Medarbetare på Försäkringskassan bör använda arkivskåp i stället för arkivlokal vid tillfällig förvaring av enstaka handlingar. Medarbetaren måste vid varje enskilt tillfälle ta hänsyn till eventuella krav på sekretess och skydda handlingarna från obehörig åtkomst.

Liksom för arkivlokaler får ett arkivskåp inte användas som förvaring av annat än arkiv. Arkivhandlingarnas behov av utrymme, säkerhet, renhet etc. går alltid före verksamhetens eventuella behov av förvaring av icke-arkivhandlingar. Kontanter, värdepapper och annat stöldbegärligt material får inte förvaras i ett arkivskåp eftersom det ökar risken för inbrott.