M 3 Metodstöd till kapitel 3 – Ersättning för arbetsresor i stället för sjukpenning
M 3.1 Ersättning för merkostnader för arbetsresor
Det här metodstödet beskriver hur du handlägger ett ärende när det är aktuellt med ersättning för arbetsresor i stället för sjukpenning.
M 3.1.1 Impuls till utredning
Du kan behöva utreda om det är aktuellt med ersättning för arbetsresor när som helst under ärendets gång. Initiativet kan komma från dig som handlägger ärendet, den försäkrade själv, arbetsgivaren eller den behandlande läkaren.
En impuls kan vara att läkaren har skrivit i läkarintyget att den försäkrade kan återgå i arbete om hen får hjälp med resor. Det kan också vara att den försäkrade själv har skrivit det i sin ansökan om sjukpenning. Om du får en sådan impuls är det viktigt att du utreder den så fort som möjligt, eftersom arbetsresor bidrar till att den försäkrade snabbare kan återgå i arbete.
Vissa yrken och diagnoser gör det mer sannolikt att arbetsresor är aktuellt, men för att kunna bedöma det behöver du ha tydliga uppgifter om vilka arbetsuppgifter och medicinska besvär den försäkrade har. Det är viktigt att du har tillräcklig information för att inte utesluta vissa yrken och diagnoser.
M 3.1.2 Uppgifter som behövs i utredningen
För att kunna fatta beslut om ersättning för arbetsresor behövs förutom den information som krävs för att bedöma rätten till sjukpenning också uppgift om följande:
- Hur den försäkrade normalt tar sig till och från arbetet.
- Hur mycket den försäkrade normalt betalar för sina arbetsresor.
- Den försäkrades hemadress och adress till arbetsstället.
- Avstånd mellan hemmet och arbetsplatsen.
- På vilka sätt den försäkrade kan ta sig till arbetet under sjukperioden.
- Hur mycket det kostar att resa till arbetet på annat sätt än normalt.
- Om hindret för att ta sig till och från arbetet är tillfälligt.
Använd uppgifterna för att bedöma om kostnaden för att resa till arbetet på annat sätt är skälig. Om den exakta kostnaden för resorna inte går att fastställa måste du bedöma vad som är skäligt. (Se avsnitt 3.5 för definition av skäligt).
M 3.1.3 Försäkringskassan är inte fakturamottagare
Försäkringskassan har inga avtal med transportföretag om arbetsresor och har inte heller någon laglig möjlighet att upphandla sådana. Det innebär att det är den försäkrade själv som ska beställa sina arbetsresor och som är ansvarig för betalningen av dem.
Fakturorna måste därför gå till den försäkrade, som sedan får begära ersättning från Försäkringskassan. Om inte företaget vill fakturera den försäkrade får hen betala resorna kontant och därefter begära ersättning från Försäkringskassan.
Det är viktigt att du informerar den försäkrade om att det är hen som själv är beställare av tjänsten och därmed betalningsansvarig till taxiföretaget eller hyrbilsfirman.
M 3.1.4 Beställning av resor
En försäkrad som beviljas ersättning för sina merutgifter och reser till arbetet med taxi, hyrbil eller liknande måste själv beställa resorna. Hen bestämmer själv vilket företag som ska anlitas.
Informera den försäkrade om att vid beställningen bör ta reda på vilka betalningsvillkor som företaget tillämpar. Det är viktigt, eftersom företaget har rätt att kräva kontant betalning och den försäkrade bör vara medveten om att hen kan komma att behöva ligga ute med pengarna tills Försäkringskassan kan betala ut ersättningen.
Om taxiföretaget eller biluthyrningsfirman begär att den försäkrade ska kunna visa att beställningen gäller arbetsresor kan den försäkrade skicka en kopia av sitt beslut till företaget. Du som handläggare ska endast i undantagsfall och då endast efter en uttrycklig begäran från den försäkrade sända en kopia av beslutet till någon annan än den försäkrade. Observera att det inte är förenligt med gällande lagstiftning att använda e-post i handläggningen av sjukpenningärenden.
M 3.1.5 Att begära ersättning för merutgifter
Den försäkrade ska i första hand ansöka om ersättning för sina resor via Mina sidor, och ladda upp fakturor eller kvitton för resorna digitalt. Om hen inte kan det, så går det också att skicka underlagen tillsammans med försäkran till Försäkrings-kassans inläsningscentral. I så fall ska du informera om att hens personnummer måste finnas på varje bilaga för att hamna rätt i våra it-system, samt att kvittona bör tejpas fast på ett A4-ark för att underlätta inskanningen, alltså inte häftas fast med klammer.
M 3.1.6 Utbetalning av ersättning
Det finns inte någon reglering för hur ofta Försäkringskassan kan ersätta merutgifter, men det ska ske skyndsamt.
Huvudregeln är att ersättningen betalas ut direkt till den försäkrade. Hen kan dock begära att Försäkringskassan betalar ut ersättningen direkt till ett taxi- eller hyrbilsföretag. I så fall görs detta manuellt via VS Försäkringsstöd Ekonomi. En sådan utbetalning innebär inte att Försäkringskassan övertar ansvaret för fakturan och det ska endast ske om den försäkrade uttryckligen begär det i sin försäkran.
En sådan manuell utbetalning tar minst en vecka och kan i värsta fall innebära att den försäkrade drabbas av förseningsavgifter. Det är viktigt att du informerar den försäkrade om detta.
M 3.1.7 Kontakt med transportföretag
Om ett transportföretag skickar fakturor till Försäkringskassan ska du som får fakturan för attest meddela att Försäkringskassan inte är betalningsansvarig. Du skriver ”Motsätter oss betalningsansvar eftersom Försäkringskassan inte beställt dessa varor/tjänster” på fakturan och skicka tillbaka den till företaget. Fakturan ska även makuleras i fakturahanteringssystemet – se Användarmanual E-handel, Beställning och Fakturahantering.